אחד ממסעות הלקוח שבאפשרותכם ליצור במערכת הוא מסע לקוח לשליחת הודעת דואר אלקטרוני.

כלומר, בעת עדכון או יצירת רשומה חדשה ואפילו בזמן יחסי או קבוע, הודעת מייל מוגדרת מראש תשלח לנמען הקשור לרשומה או כל נמען שתבחרו.

דוגמה למסע לקוח לשליחת דוא״ל היא שליחת מייל בכל פעם שלקוח חדש נוצר במערכת, כך שבכל פעם שלקוח חדש יווצר במערכת הוא יוכל לקבל מכם מייל ברוך הבא עם כל הפרטים הרלוונטים.

הגדרת מסע הלקוח:

בשלב הראשון, לפני הגדרת הפעולה של שליחת דוא״ל, יש להגדיר את האובייקט אליו ישויך מסע הלקוח, מתי מסע הלקוח יחול ובאילו תנאים.

מסע הלקוח ישלח את המייל לרשומה מהאובייקט שאליו שויך המסע או לרשומות מהאובייקטים המקושרים אליו.

לכן חשוב לשים לב שבעת יצירת מסע הלקוח תבחרו את סוג האובייקט בו נמצאות הרשומות אליהן תרצו שישלח המייל.

לדוגמה, אם תרצו לשלוח מייל ברוך הבא לכל לקוח חדש שהצטרף למערכת באובייקט לקוחות, שימו לב שסוג האובייקט אליו שייכתם את מסע הלקוח הוא אכן אובייקט לקוחות.

הסבר על שליחת מייל לרשומות מאובייקטים מקושרים נמצא בתחתית המאמר.

אחרי שהגדרתם את סוג האובייקט, מתי מסע הלקוח יפעל ובאילו תנאים כפי שמוסבר כאן, לחצו על הפלוס ואז בחרו בפעולה שליחת דוא״ל.

לאחר הלחיצה, יפתח מימין חלון להגדרת המייל שישלח באמצעות מסע הלקוח.

 

מאת (שם):

השדה הראשון שיהיה עליכם למלא הוא שדה מאת (שם).

בשדה זה תוכלו לקבוע איזה שם יופיע כשם השולח של המייל. שדה זה הינו חובה ויש למלא אותו על מנת לשמור את פעולת שליחת הדוא"ל.

הערה: בשדה מאת לא ניתן להשתמש בתגיות דינאמיות, אלא רק בנושא וגוף המייל.

 

מאת (כתובת דוא״ל):

בשדה זה עליכם להגדיר את כתובת השולח של המייל, כלומר ממי בפועל ישלח המייל.

שדה זה הינו חובה ויש להזין בו כתובת מייל תקינה. ניתן להשתמש בכתובת מייל שכבר חוברה בעבר למערכת או לחילופין להוסיף כתובת דוא״ל חדשה.

חשוב לדעת שעבור שדה זה נדרשת הרשאה מתאימה בשם אימות שולח. רק במידה ולמשתמש יהיו ההרשאות המתאימות תחת רשומה זו, המשתמש יוכל להגדיר את כתובת השולח.

 

הרשאות אימות שולח:

• יצירה- במידה ולמשתמש קיימת הרשאה ליצירה, המשתמש יוכל להוסיף כתובות חדשות לשליחה. הסבר על הוספת כתובת חדשה לשליחה נמצאת בהמשך המאמר.

• קריאה- במידה ולמשתמש קיימת הרשאה לקריאה, המשתמש יוכל לצפות בכל כתובות המייל שאומתו בעבר למערכת. הרשאה זו תלויה ברמת שיתוף הנתונים שתיקבע תחת ״שיתוף״.

• מחיקה- במידה ולמשתמש קיימת הרשאה למחיקה, יופיע למשתמש לצד כל כתובת דוא״ל אייקון של אשפה באמצעותו יוכל להסיר כתובות מאומתות מהמערכת. הסבר על מחיקת כתובות נמצא בהמשך המאמר.

• שיתוף- השיתוף יקבע את רמת החשיפה של המשתמש לכתובות הדוא״ל המאומתות. ״ברמת נציג בלבד״ השתמש יצפה רק בכתובות שהוא אימת בעצמו, ״ברמת הארגון כולו״ המשתמש יצפה בכל הכתובות המאומתות במערכת וכן הלאה.

שימוש בכתובת מייל מאומתת:

אם כבר אימתתם כתובת מייל במערכת, היא תוגדר אוטומטית בשדה מאת (כתובת דוא״ל). במידה וקיימות לכם מספר כתובות שכבר אומתו במערכת בעבר, כל הכתובות המאומתות ימצאו גם כן תחת תיבת הבחירה שבשדה זה.

שימו לב כי כתובות המייל שאומתו באוטומציות לא יופיעו תחת אובייקט מסעות לקוח. במידה וברצונכם להשתמש בכתובת דוא״ל שכבר אימתתם בעבר באוטומציות, יהיה עליכם לאמת אותה פעם נוספת.

כדי להחליף את כתובת המייל שמופיעה לכתובת מאומתת אחרת מהרשימה, לחצו תחילה על הכתובת שמוצגת כרגע, פעולה זו תפתח רשימה של כל כתובות המייל המאומתות. לאחר מכן, תוכלו ללחוץ על כל אחת מהן כדי להגדירה ככתובת השולח של המייל.

אם ברצונכם להסיר אחת מכתובות המייל המופיעות ברשימה, לחצו על סמל האשפה ולאחר מכן הקלידו ״מחיקה״. במידה ובחרתם להסיר כתובת, לאחר הסרת כתובת המייל, תצטרכו לאמת אותה מחדש בכדי להוסיף אותה שוב לרשימה.

בנוסף, לא תוכלו למחוק כתובת מייל שנמצאת בשימוש במסע לקוח אחר. במידה ותנסו תתקבל הודעה עם מסעות הלקוח בהן כתובת המייל בשימוש. יש לבצע ניתוק של כתובת המייל מאותם מסעות הלקוח על-מנת לבצע את המחיקה בהצלחה.

הערה חשובה: לקריאת הכתובות המאומתות והסרת כתובות כפי שהוצג בדוגמה, נדרשת הרשאה ל״קריאה״ ו״מחיקה״ תחת אימות שולח.

אימות כתובת מייל חדשה:

אם ברצונכם להוסיף כתובת מייל חדשה שממנה תוכלו לשלוח את המיילים, בחרו ב-+ הוסף כתובת דוא״ל בתחתית רשימת כתובות המייל.

אם מעולם לא אימתתם כתובת מייל במערכת, לחצו על כפתור + הוסף כתובת דוא״ל שיוצג בצבע אפור.

כל אחת מהאפשרויות הללו תפתח בפניכם חלונית שבתוכה תוכלו להקליד את כתובת המייל שברצונכם להוסיף.

כעת תצטרכו לבצע שתי פעולות:

1.הזינו כתובת אימייל תקינה שאינה מופיעה כבר ברשימת המיילים המאומתים. לאחר מכן, לחצו על כפתור "הבא".

2.במסך הבא, תתבקשו למלא את פרטי החברה שיוצגו בפוטר הדוא״ל, להסבר על הפוטר לחצו כאן וגשו לתחתית המאמר. לאחר השלמת הפרטים, לחצו שוב על "הבא".

שימו לב כברירת מחדל הפרטים שיתמלאו אלו הפרטים אשר מוגדרים לכם תחת הטאב של ״פרטי חברה״ בהגדרות. למידע נוסף על עדכון פרטי חברה, לחצו כאן.

אל:

תחת "אל", תוכלו לבחור נמען אחד או יותר למייל. תוכלו לבחור שהמייל ישלח לכתובות דוא״ל שמוזנות בשדות במערכת, להקליד כתובת דוא״ל מותאמת אישית, או להשתמש בשדות מקושרים.

ל‍משל, תוכלו להגדיר שמייל ברוך הבא ישלח ללקוח לכתובת הדוא״ל המוזנת ברשומת הלקוח שלו תחת שדה ״דואר אלקטרוני״. בנוסף, ניתן לשלוח את אותו המייל גם לאיש הקשר העיקרי של אותו הלקוח ואפילו למשתמש שמוגדר כמנהל הלקוח שלו, על מנת שיבחין כי התקבל עבורו לקוח חדש.

שליחה אל דוא״ל משדה:

אפשרות זו עוסקת בשליחת המייל לכתובת דוא״ל שמוזנת בתוך שדה במערכת. בדוגמה שלנו, שדה ״דואר אלקטרוני״ בכרטיס הלקוח.

בשביל להוסיף שדה מהמערכת, ראשית לחצו על + הוסף נמענים ותיפתח בפניכם רשימה של כל השדות מסוג דואר אלקטרוני באובייקט ושדות מסוג רשומה מקושרת לאובייקט שעליו מתבסס מסע לקוח שאותו הגדרתם בעת יצירת המסע.

הוספת שדות מסוג רשומה מקושרת ל״אל״ מפורטת בהמשך המאמר. להרחבה בנושא סוגי השדות במערכת לחצו כאן.

בחרו את השדה שתרצו שאליו ישלח המייל האוטומטי, לדוגמה שדה דואר אלקטרוני והשדה יוכנס תחת ״אל״.

כלומר, מעכשיו כל לקוח חדש יקבל מייל ברוך הבא לכתובת המייל שהוזנה בכרטיס הלקוח שלו תחת שדה בשם ״דואר אלקטרוני״.

הערה חשובה: כדי לשלוח את המייל למספר כתובות דוא״ל נוספות, פשוט לחצו שוב על כפתור + הוסף נמענים.

‍שליחה אל דוא״ל מותאם אישית:

ניתן גם להוסיף כתובות מייל באופן ידני ולהכניס כל כתובת דוא״ל שתרצו.

תוכלו לעשות זאת על ידי לחיצה על + הוסף נמענים ואז בחרו בהוסף דוא״ל מותאם אישית. לאחר מכן פשוט הקלידו את כתובת הדוא״ל הרצויה ולסיום הקישו על Enter במקלדת. 

כל כתובת דוא״ל שתקלידו צריכה להיות תקינה בכדי שתוכלו לשמור את הכתובת. כתובות דוא״ל לא תקינות יוצגו באדום והמייל לא ישלח אליהן. במידה ותרצו להסיר כתובת דוא״ל שכבר הוספתם תחת ״אל״, לחצו על ה-X שלצידה.

שליחה אל דוא״ל משדה מקושר:

שדות מקושרים יוצגו גם כן בתפריט הנפתח תחת + הוסף נמענים כדי לאפשר לכם גישה לשדות מסוג דואר אלקטרוני מאובייקטים שמקשורים אליהם.

כל השדות מסוג רשומה מקושרת מוצגים בתפריט כאשר לצידם ישנו חץ אפור.

בדוגמה שלנו על אובייקט לקוחות, תוכלו למשל למצוא שדות מקושרים כמו ״איש קשר עיקרי״ המקשר לאובייקט אנשי קשר, ״מנהל לקוח״ המקשר לאובייקט משתמשים ועוד.

בלחיצה על החץ מימין לשדה מסוג רשומה מקושרת, תיפתח רשימה של כל השדות מסוג דואר אלקטרוני שקיימים באובייקט המקושר. בדוגמה זו במסע לקוח ששויך לאובייקט לקוחות, תוכלו ללחוץ על החץ ליד שדה רשומה מקושרת "איש קשר עיקרי" ולצפות בשדות הדואר האלקטרוני שנמצאים באובייקט אנשי קשר. בחרו את השדה המועדף מתוך אנשי הקשר ולחצו עליו להוספה.

לאחר שתוסיפו שדה מקושר, שם השדה הנבחר יופיע בתיבת ה"אל" כאשר לצידו סוגריים עם שם השדה מסוג רשומה מקושרת.

בדוגמה זו נוכל לראות ששם השדה שהתווסף יוצג "דואר אלקטרוני 1 (איש קשר עיקרי)". להרחבה בנושא שדות מקושרים, לחצו כאן.

נושא המייל:

יש להזין את נושא המייל. תוכלו להקליד טקסט חופשי, להשתמש בתגיות דינאמיות או לשלב בין השניים. את התגיות הדינאמיות ניתן למשוך מתוך תבנית המייל. להסבר על תגיות דינאמיות לחצו כאן.

גוף המייל:

כעת יש למלא את גוף ההודעה באמצעות בחירת תבנית דוא"ל מתאימה. חשוב לבחור תבנית זו כדי שתוכלו להפעיל את מסע הלקוח.
להסבר על ניהול תבניות דוא"ל במסע לקוח לחצו כאן.

הוספת תבנית:

לאחר שבחרתם את התבנית הרצויה, לחצו על 'שמור' כדי לאשר את הבחירה.

הסרת תבנית:

אם ברצונכם להסיר את התבנית מגוף המייל, תוכלו לעשות זאת בקלות באמצעות לחיצה על כפתור הסר. פעולה זו תבטל את התבנית הנוכחית ותאפשר לכם לבחור תבנית אחרת.

עריכת תבנית:

כדי לערוך את התבנית, יש ללחוץ על כפתור "ערוך". לאחר מכן תוכלו להתאים את התוכן, את המבנה ואת העיצוב – החל מבחירת הצבעים והגופנים ועד לאופן סידור האלמנטים השונים. כך תוכלו להבטיח שהתבנית תותאם בדיוק לצרכים שלכם ותשרת את מטרות מסע הלקוח בצורה מיטבית. בסיום, לחצו על "שמור" כדי לשמור את השינויים שביצעתם.
להסבר מפורט על עריכת תבנית דוא"ל לחצו כאן.

טיפ: בכל פעם שמייל נשלח באמצעות מסע לקוח, יתווסף לוג מערכת לסטרים של הרשומה אליה נשלח המייל. כך תוכלו לראות בקלות אילו מיילים נשלחו מהמערכת. כדי ללמוד איך להציג את לוגי המערכת בסטרים שלכם, לחצו כאן.