תחילה, יש לבחור את האובייקט בו תרצו ליצור שדה חדש. קיימות שתי דרכים ליצירת שדה חדש: מתוך עריכת עמוד ומתוך הגדרת רשומות. להסבר על כניסה למצב עריכת עמוד קראו את המדריך הבא ולהסבר לכניסה לתוך הגדרת הרשומות עברו למדריך הבא.

לאחר קריאת המדריך הרלוונטי לפי הדרך בה בחרתם להוסיף את השדה, קראו את המדריך הנוכחי המפרט את סוגי השדות שניתן ליצור במערכת.

שימו לב: ניתן לחפש את סוג השדה הרצוי מהרשימה באמצעות שורת החיפוש העליונה. כל שדה שתסיפו ידרוש הגדרות ראשוניות, תוכלו למצוא הסבר מעמיק על כל ההגדרות במאמר שמצורף כאן.

תיבת טקסט:

שדה מסוג תיבת טקסט יכול להכיל טקסט חופשי של עד 4000 תווים. 

יש לבחור בתיבת טקסט כאשר תרצו להכניס הרבה מידע כמו למשל במקרים בהם תרצו לתאר את סיבת הנטישה של לקוח שעזב. להוספת שדה מסוג זה חפשו את שדה תיבת טקסט.

לסיום הזינו את שם השדה וקבעו את הגדרותיו. 

כתובת אינטרנט:

בשדה כתובת אינטרנט ניתן להכניס כתובות URL המכילות עד 200 תווים. הכתובת תהווה קישור לחיץ שיפתח בחלון חדש.

מומלץ לבחור בסוג זה כאשר יש צורך להוסיף קישורים למקורות חיצוניים מהמערכת.

תיבת טקסט (HTML):

ביצירת שדה מסוג תיבת טקסט HTML, ייפתח חלון בו ניתן להכניס קוד html הבנוי מעד 4000 תווים.

שדה זה נועד למצבים בהם תרצו לבצע פעולה תכנותית מסויימת, להוסיף תמונות וקטעי וידאו, טקסט מעוצב, טבלאות, הוספת קישורים ועוד. 

בשדה זה קיים עורך בו תוכלו לבצע שלל פעולות ולהעלות מידע מגוון, להרחבה על סוג שדה זה עברו למאמר הבא.

טקסט:

בדומה לשדה תיבת טקסט, שדה טקסט גם כן נועד להזנת טקסט חופשי, אך שדה זה יכול להכיל רק 200 תווים.

עדיף להשתמש בו כאשר אין צורך להזין כמות גדולה מאוד של תווים ולכן כמות זו של תווים עשויה לספק את הצורך.

טיפ: בחירה בשדה זה על פני שדה תיבת טקסט תחסוך לכם בנפח האחסון במערכת.

מספר:

שדה מסוג מספר נועד למקרים בהם תרצו להזין מספרים, מחירים, סכומים ועוד, השדה יכול להכיל עד כ-200 תווים סך הכל.

פעמים רבות עולה הצורך לחשב סכומים או להציג ערכים מספריים שונים, במקרים כאלה חשוב להגדיר את השדה כשדה מסוג מספר ולא כשדה טקסט.

דיוק בספרות:

בסוג שדה זה יש לקבוע את דיוק הספרות שיופיעו לאחר הנקודה. כלומר, להגדיר את כמות הספרות שיופיעו אחרי הנקודה העשרונית.

הערה חשובה: במספר שקיימות בו מעל לשלוש ספרות יופיע פסיק שיפריד בין ספרת האלפים לשאר הספרות.

מספר טלפון:

שדה מספר טלפון מיועד למספרי טלפון בלבד, בשונה משדה מסוג מספר.

מספר הטלפון שיוזן בשדה זה יופיע כקישור שבלחיצה עליו נוכל להתקשר ישירות למספר המבוקש אם המערכת מחוברת למרכזייה. להרחבה בנושא מרכזיות לחצו כאן.

שימו לב: לשדה זה קיים מנגנון אוטומטי שמנקה מקפים ״-״ ממספר הטלפון שיוזן בו.

דואר אלקטרוני:

בשדה דואר אלקטרוני ניתן להזין כתובות דואר אלקטרוני המכילות עד 200 תווים. כתובת הדואר האלקטרוני חייבת להיות תקינה ולהכיל ״@״ וסיומת.

בלחיצה על כתובת הדואר האלקטרוני, יפתח חלון לשליחת מייל באופן אוטומטי.

תאריך / תאריך ושעה:

שדה תאריך ושדה תאריך ושעה הינם שדות שבהם ניתן להזין תאריכים. שדות אלו שימושיים כאשר נרצה לתעד תאריך חשוב כמו למשל רכישה אחרונה של לקוח או תאריך יום הולדת. במקרים בהם קיים הצורך להזנת תאריך בלבד נשתמש בשדה מסוג תאריך. למקרים בהם עולה הצורך להזנת תאריך ושעה מסויימת נשתמש בשדה תאריך ושעה.

רשומה מקושרת:

שדה מסוג רשומה מקושרת הוא שדה בעל קישור לרשומה אחרת במערכת. כלומר, בשביל לקשר בין שני אובייקטים במערכת נזדקק לשדה מסוג רשומה מקושרת.

ליצירת רשומה מקושרת, עליכם לאתר את שם האובייקט אותו תרצו לקשר לאובייקט הנוכחי, בו אתם יוצרים את השדה.

שדה מסוג זה משמש לקישור ביחס של יחיד ליחיד או יחס של יחיד לרבים בין שני אובייקטים במערכת. דוגמא לשדה זה ניתן לראות למשל באובייקט אנשי קשר בשדה בשם ״לקוח אב״. שדה זה הוא שדה מסוג רשומה מקושרת שנמצא באובייקט אנשי קשר ומקשר את אנשי הקשר עם אובייקט לקוחות.

במידה ולכל לקוח מקושר איש קשר אחד- היחס הינו יחיד ליחיד. במידה ולכל לקוח מקושרים מספר אנשי קשר- היחס הינו יחיד לרבים.

הערה חשובה: יש ליצור שדה מסוג רשומה מקושרת באובייקט שמכיל את הריבוי. בדוגמא זו מדובר באובייקט אנשי קשר מכיוון שיכולים להיות מקושרים מספר אנשי קשר ללקוח אחד.

להרחבה והעמקה בנושא שדה מסוג רשומה מקושרת עברו למאמר הבא.

תיבת בחירה:

שדה מסוג תיבת בחירה הוא שדה שימושי מאוד כאשר מזינים ערכים מסויימים באופן קבוע. 

שדה מסוג תיבת בחירה מסייע למנוע מצבים של שגיאות כתיב או כתיב בצורה שונה הנובע מטעות אנוש, כמו למשל הזנת עיר כ"ת"א" במקום כ"תל אביב".

החשיבות לכך היא רבה, למשל במקרים בהם יש צורך לפלח נתונים במערכת על פי ערכים מסויימים, כמו: ערים, סוג לקוח, סטטוס לקוח, מקור הגעה וכדומה. במקרה שנעשתה שגיאת כתיב בהזנת הערך ברשומה מסויימת, לא נראה את אותה רשומה בפילוח.

לכל שדה שכזה תוכלו להוסיף ערכים כרצונכם ולקבוע את צבע הופעתם במערכת.

להסבר מעמיק על הוספת ועריכת אפשרויות הבחירה, סידור הערכים ומחיקתם וקביעת ערך שולט נשלט עברו למאמר הבא בנושא תיבות בחירה.

סיכום נתונים:

שדה זה מחשב סכומים עבור רשומות מקושרות לאובייקט, למשל ניתן לסכום באמצעותו את מספר המשימות הפתוחות עבור כל לקוח. לאחר הוספת השדה הזינו את שמו וקבעו את הגדרות השדה.

לכל שדה מסוג סיכום נתונים צריך להגדיר את הרשומה המקושרת לסיכום, כלומר את השדה שמקשר לאובייקט ממנו נרצה לבצע את סיכום הנתונים. יש להגיד גם את סוג הסיכום כגון מספר רשומות, סכום רשומות וכדומה ולסיום את המשתמש לסיכום. במידת הצורך תוכלו להוסיף סינונים נבחרים ולהגדיר אילו רשומות יחשבו בסיכום שלכם. להרחבה בנושא והסבר מפורט על אופן יצירת השדה וקביעת ההגדרות שלו עברו למאמר הבא.

נוסחה:

שדה נוסחה הוא שדה המאפשר לבצע חישוביים והתניות לפי ערכים בשדות אחרים. השדה יכול להכיל ערכים כמו פעולות מתמטיות או פעולות מותנות בעזרת נוסחאות כגון קטן מ, גדול מ, IF ועוד פונקציות מוכרות הכוללות חישובים ומניפולציות על שדות המכילים תאריכים, מספרים וטקסט.

בתוך שדה נוסחה קיימות פונקציות ושלל אופרטורים לשימוש ביצירת חישובים מורכבים ובדיקת תנאים לוגיים.

דוגמא לנוסחה שניתן לבצע היא חישוב של ותק הלקוח בחודשים החל מרגע הפיכתו ללקוח פעיל ועד לחודש הנוכחי.

כל נוסחה יכולה להכיל פונקציות, אופרטורים לבחירה, שדות מערכת וערכי תיבות בחירה. לכל שדה נוסחה יש להגדיר את שמו, החישוב עצמו, סוג השדה לתוצאה והדיוק שלו בספרות במידת הצורך.

להרחבה ופירוט בנושא בניית נוסחאות והגדרת הפרמטרים שבתוכם עברו למאמר הבא.

כל הפונקציות הקיימות במערכת שתוכלו להכניס לחישובי הנוסחאות מצורפות כאן:

• פונקציות חישוב על תאריכים.
• פונקציות לבניית תאריך.
• אופרטורים לשימוש בתנאים.
• פונקציות להגדרת תנאים.
• פונקציות הפועלות על מחרוזות.
• פונקציות נוספות.