הגדרת הרשאות תפקיד מאפשרת מתן הרשאות שונות למשתמשים במערכת לפי תפקידם בארגון.

הגדרת הרשאת תפקיד מורכבת מ:

הרשאות רשומות - הרשאות לרשומות שהן בסיס לעבודה של הארגון במערכת

הרשאות ניהול - הרשאות הקשורות לניהול אדמיניסטרטיבי של המערכת כגון: תצוגות, גרפים,

ניהול רשומות ושדות ועוד.

תפריט ראשי לתפקיד - הגדרת תפריט ראשי בהתאם להרשאת התפקיד

לכל פעולה במערכת קיימות 5 אפשרויות להן ניתן לתת הרשאות שונות:

1. אפשרות יצירה

2. אפשרות קריאה

3. אפשרות עריכה

4. אפשרות מחיקה

5. אפשרות שיתוף

אלה האפשרויות להרשאת השיתוף:

הרשאות שיתוף:

רמת השיתוף במערכת נקבעת לכל רשומה ורשומה במערכת.
בכל רשומה ישנו משתמש שהוא "בעל הרשומה", ה-owner של הרשומה אשר מופיע בכל רשומה במערכת, בכל האובייקטים.
שדה זה מהווה חלק חשוב מאוד בכל נושא הרשאות התפקיד משום שהוא מתאר את הבעלות על הכרטיס ועליו מתבססות כל הגדרות השיתוף. 
לפיכך, המידע הקיים במערכת יוצג למשתמשיו בהתאם להרשאות תפקידם ובהתאם לרשומות אשר בבעלותם.
ניתן להגדיר בהרשאות התפקיד שרשומות שבבעלות אחרים, משתמש לא יוכל לראות. 

דוגמא להשפעת ה-owner באובייקט לקוחות על הרשאות שיתוף:

באובייקט לקוחות שדה ה-owner נקרא ״מנהל לקוח״ ולכן לפי שדה זה יוגרו הרשאות השיתוף באובייקט הנוכחי.

ברמת נציג בלבד- המשתמש יוכל לצפות רק בלקוחות שבשדה ״מנהל לקוח״ מוגדר המשתמש שלהם בלבד.

ברמת צוות בלבד- המשתמש יוכל לצפות רק בלקוחות בהן הוא או כל משתמש אחר שחולק איתו את אותה הרשאת תפקיד מוגדרים להיות ״מנהל לקוח״ באותם הלקוחות. הרשאה זו תבוא לידי ביטוי רק כאשר אותם המשתמשים נמצאים גם תחת אותו תפקיד וגם תחת אותה יחידה עסקית.

ברמת יחידה עסקית בלבד- המתשמש יוכל לצפות בכל הלקוחות בהם הוא או כל משתמש אחר שחולק איתו את השיוך לאותה היחידה העסקית מוגדרים להיות ״מנהל לקוח״ באותם הלקוחות.

ברמת הארגון כולו- המשתמש יוכל לצפות בכל הלקוחות במערכת ללא תלות בהגדרה של המשתמש שנקבע כ״מנהל לקוח״.

הערה חשובה: הרשאת שיתוף ברמת צוות בלבד רלוונטית רק במקרים בהם המשתמשים מלבד לחלוק תפקיד, חולקים גם את אותה היחידה העסקית. במידה ומשתמשים יחלקו את אותה הרשאת תפקיד ותוגדר להם הרשאת שיתוף ברמת צוות, אך הם לא יהיו משוייכים לאותה היחידה העסקית, ההרשאת שיתוף לא תחול עליהם. להרחבה בנושא יצירה ועריכה של יחידות עסקיות במערכת עברו למאמר הבא.

באם קיימות יחידות עיסקיות במערכת, ניתן לתת הרשאות ליחידה העסקית בלבד.

על מנת לצפות בהרשאת תפקיד קיימת, לחצו על גלגל השיניים בצד השמאלי העליון של המסך > מערכת בתפריט מצד ימין > תפקידים בתפריט העליון.
כדי לצפות בכל אחת מההרשאות יש ללחוץ עליהן ולצפות כיצד מוגדרות.

על מנת ליצור הרשאת תפקיד חדשה, לחצו על חדש מצד שמאל.

שם תפקיד הוא שדה חובה. לאחר שתמלאו אותו, הגדירו את ההרשאות לרשומות ולפעולות וכן את ההרשאות

השונות על פי כל אחת מאפשרויות ההרשאה.

ניתן גם לקבוע את התפריט הראשי על פי הרשאת התפקיד, כלומר שעל פי התפקיד של המשתמש יוגדר התפריט הראשי שלו.
לשם כך יש ללחוץ על כפתור 3 הנקודות > תפריט ראשי לתפקיד.

לסיום לחצו שמור.

על מנת לערוך הרשאה קיימת, לחצו על הרשאת התפקיד שברצונכם לערוך, בצעו את השינויים הרצויים

ולאחר מכן לחצו שמור.

כדי למחוק הרשאה קיימת, סמנו הרשאת תפקיד אחת או יותר שברצונכם למחוק מהרשימה ולחצו

על אייקון הפח המופיע למעלה. לשם ביצוע המחיקה בפועל יש להקליד את המילה ״מחיקה״

לחץ מחק לאישור או בטל לביטול.