מאמר זה יעסוק בדוגמאות נפוצות לאוטומציות לעדכון רשומות במערכת. על ידי אוטומציות תוכלו בקלות לעדכן רשומות אחרות במערכת באופן אוטומטי לפי הצורך.

המאמר יסקור שתי דוגמאות נפוצות מאוד לשימוש בסוג אוטומציה זו. הראשונה היא ביצוע מעקב אחר תאריך פגישה קרובה עם לקוח והשנייה תעסוק בביצוע מעקב אחר מתי הלקוח הפך ללקוח פעיל ומשלם.

לפני קריאת מדריך זה מומלץ לקרוא את המאמר הבא שעוסק בבניית אוטומציה לעדכון רשומה.

דוגמא ראשונה- מעקב אחר פגישה קרובה:

דוגמא זו תעסוק באוטומציה שכאשר נציג מסוים יתאם פגישה עם לקוח, התאריך של מועד הפגישה האחרונה שנקבעה יכנס לכרטיס הלקוח ויאפשר מעקב אחר מועדי הפגישות.

שלב ראשון- יצירת שדה חדש:

בשביל לתעד את את התאריך של הפגישה האחרונה של הלקוח יש ליצור שדה ייעודי חדש מסוג תאריך ושעה.

כך שברגע שתיווצר פגישה חדשה עבור לקוח מסויים התאריך והשעה של הפגישה יתעדכנו בשדה זה.

בשביל לעשות זאת, לחצו על גלגל השיניים במערכת ותחת מערכת בחרו בהגדרת רשומות.

כעת יש לבחור באובייקט לקוחות מכיוון שבדוגמא זו אנחנו רוצים לעדכן את תאריך הפגישה של הלקוח.

לחצו על שדות רשומה ואז לחצו על חדש והוסיפו שדה חדש למערכת מסוג תאריך ושעה.

תנו לשדה החדש שם רלונטי כמו למשל ״תאריך פגישה קרובה״, ערכו את השדה כרצונכם ושמרו אותו במערכת.

שלב שני- הוספת השדה החדש לעמוד:

בכדי להוסיף את השדה החדש ״תאריך פגישה קרובה״ לעמוד הלקוחות, לחצו בסרגל הראשי על אובייקט לקוחות ואז בחרו בלקוח אקראי מהרשימה.

כעת לחצו על כפתור שלוש הנקודות בפינה השמאלית העליונה ובחרו בעריכת עמוד.

לחצו על המקטע אליו תרצו להוסיף את השדה החדש, למשל מקטע ״פרטי לקוח״, ומשמאל בחרו באפשרות של הוסף שדה.

אתרו מהרשימה את השדה החדש שיצרתם ומקמו אותו היכן שתראו לנכון.

לסיום שמרו את השינויים במעמוד על ידי לחיצה על שמור בפינה העליונה.

שלב שלישי- בניית האוטומציה:

בכדי לבנות אוטומציה חדשה במערכת, לחצו בסרגל הראשי על אובייקט אוטומציות. במידה ואינכם רואים אותו בסרגל הראשי לחצו על עוד ואתרו אותו מבין הרשימה שנפתחה בפניכם.

לחצו על חדש ובחרו את סוג האובייקט אשר הפעולה בתוכו תפעיל את האוטומציה. בגלל שהטריגר לאוטומציה הוא יצירת פגישה חדשה, נבחרת באובייקט פגישה.

טיפ: כאשר אתם יוצרים אוטומציה חדשה, האובייקט עליו תיבנה האוטומציה הוא האובייקט בו מופעל הטריגר. בגלל שבמקרה זה הטריגר הוא יצירה של פגישה חדשה בחרנו באובייקט פגישות.

בשלב הראשון ניתן שם לאוטומציה על ידי לחיצה על הכותרת ״אוטומציה חדשה״ והחלפתה לשם אינפורמטיבי שתואם את האוטומציה.

תחת ״מתי״ נקבע מתי האוטומציה תחול, בגלל שהדוגמא עוסקת ביצירת פגישה חדשה, יש לבחור ברשומת פגישה נוצרה.

תחת ״אם״ יש להוסיף תנאי שבו תפעל האוטומציה. בדוגמא זו אין תנאים מכיוון שנרצה שהתאריך יתעדכן עבור כל פגישה חדשה שנוצרת.

במידה ותרצו לסייג את העדכון רק לפגישות מסויימות הוסיפו תחת ״אם״ את התנאי הרלוונטי.

תחת ״אז״ לחצו על הוסף פעולה ובחרו באפשרות של עדכון רשומה כיוון שזו הפעולה שנרצה שתתבצע.

לאחר הלחיצה תיפתח חלונית משמאל בה יש להגדיר לאיזה שדה יתעדכן ובאיזה אובייקט.

תחת שם השדה עליכם לבחור בשם השדה אותו תרצו לעדכן באמצעות האוטומציה. בשביל להגיע לשדה ״תאריך פגישה קרובה״ אותו נרצה לעדכן, ראשית כל יש לאתר את השדה באובייקט פגישות שמקשר לאובייקט לקוחות.

שדה זה באובייקט פגישות נקרא ״משוייך ל״, כפי שאפשר לראות בכל פגישה חדשה שנוצרת במערכת.

לכן, יש ללחוץ על החץ הקטו משמאל לשדה זה באוטומציה ואז מבין רשימת האופציות שניתנות לשיוך, יש ללחוץ על החץ הקטן לצד אובייקט לקוחות.

לאחר הלחיצה יחשפו בפניכם כל השדות הקיימים באובייקט לקוחות, אתרו את שדה ״תאריך פגישה קרובה״ ולחצו עליו.

החליפו את ״סוג״ לסוג הפניה לשדה מהסיבה שנרצה להפנות את העדכון לשדה תאריך התחלה של הפגישה, כך שהוא יתמלא בתאריך והשעה בהם הפגישה אמורה להתקיים.

תחת ״ערך״ בחרו בשדה ״תאריך התחלה״ מאובייקט פגישות שבו מוזנים המועדים של כל הפגישות.

לסיכום מה שהגדרנו כאן, זה שבשדה ״תאריך פגישה קרובה״ יתמלא המועד של ״תאריך התחלה״ של הפגישה האחרונה שנקבעה ללקוח.

לסיום שמרו את הפעולה, הפכו את סטטוס האוטומציה ל״פעיל״ ושמרו אותה.

שלב רביעי- עדכון תאריך פגישה בכרטיס לקוח:

בשביל לראות את האוטומציה בפעולה, היכנסו אל אחד הלקוחות וצרו לו פגישה חדשה מתוך הסטרים.

מיד תוכלו לשים לב ששדה ״תאריך פגישה קרובה״ התמלא עם ערך הפגישה החדשה שנוצרה. כך תוכלו להישאר מעודכנים בכל מועדי הפגישות הקרובות שלכם כבר במבט אחד על כרטיס הרשומה.

דוגמא שנייה- שינוי אוטומטי של סטטוס לקוח:

דוגמא זו תעסוק באוטומציה שמבצעת מעקב אחר מתי לקוח מסוים הפך ללקוח פעיל.

כלומר, ברגע שסטטוס הלקוח ישתנה ל"לקוח פעיל" יתועד התאריך במערכת ויהיה ניתן לבצע מעקב אחרי הוותק של כל לקוח.

שלב ראשון- יצירת שדה חדש:

בשביל לתעד את את התאריך בו הלקוח הפך לפעיל, יש ליצור שדה ייעודי חדש מסוג תאריך.

בשביל לעשות זאת, לחצו על גלגל השיניים במערכת ותחת מערכת בחרו בהגדרת רשומות.

כעת יש לבחור באובייקט לקוחות מכיוון שבדוגמא זו אנחנו רוצים לעדכן את התאריך בטופס הלקוח.

לחצו על שדות רשומה ואז לחצו על חדש והוסיפו שדה חדש למערכת מסוג תאריך.

תנו לשדה החדש שם רלונטי כמו למשל ״תאריך הצטרפות״ ושמרו אותו במערכת.

שלב שני- הוספת השדה החדש לעמוד:

בכדי להוסיף את השדה החדש ״תאריך הצטרפות״ לעמוד הלקוחות, לחצו בסרגל הראשי על אובייקט לקוחות ואז בחרו בלקוח אקראי מהרשימה.

כעת לחצו על כפתור שלוש הנקודות בפינה השמאלית העליונה ובחרו בערכת עמוד.

לחצו על המקטע אליו תרצו להוסיף את השדה החדש, למשל מקטע ״פרטי לקוח״, ומשמאל בחרו באפשרות של הוסף שדה.

אתרו מהרשימה את השדה החדש שיצרתם ומקמו אותו היכן שתראו לנכון.

לסיום שמרו את השינויים במעמוד על ידי לחיצה על שמור בפינה העליונה.

שלב שלישי- בניית האוטומציה:

בכדי לבנות אוטומציה חדשה במערכת, לחצו בסרגל הראשי על אובייקט אוטומציות.

לחצו על חדש ובחרו את סוג האובייקט אשר הפעולה בתוכו תפעיל את האוטומציה. בגלל שהאוטומציה מופעלת בעת שינוי שדה סטטוס בטופס הלקוח, נבחר באובייקט לקוחות.

תנו לאוטומציה שם מתאים ותחת ״מתי״ קבעו מתי האוטומציה תחול. בגלל שהדוגמא עוסקת בעדכון שדה סטטוס, יש לבחור ברשומת לקוח עודכנה.

תחת ״אם״ יש להוסיף את התנאי שיפעיל את האוטומציה והוא התנאי שססטוס הלקוח שווה לסטטוס "לקוח פעיל".

תחת ״אז״ לחצו על הוסף פעולה ובחרו באפשרות של עדכון רשומה כיוון שזו הפעולה שנרצה שתתבצע.

לאחר הלחיצה תיפתח חלונית משמאל בה יש להגדיר את העדכון של שדה "תאריך הצטרפות".

לכן, תחת שם השדה בחרו את שדה "תאריך הצטרפות", את הסוג הגדירו להיות נוסחה ומיד תבחינו שעורך הנוסחאות נפתח בפניכם.

הסוג שנבחר הוא נוסחה מכיוון שנרצה שבכל פעם סטטוס הלקוח הופך לפעיל תאריך ההצטרפות יקבל את הערך של התאריך הנוכחי בו אנחנו נמצאים.

מתוך רשימת האופרטורים, יש לחפש את האופרטור ()TODAY שיזין בתאריך הצטרפות את התאריך של אותו יום בו סטטוס הלקוח השתנה.

בסיום ההגדרה שמרו את האוטומציה והפכו אותה לפעילה.

שלב רביעי- עדכון תאריך הצטרפות בלקוח:

בשביל לראות כיצד האוטומציה פועלת ולבחון את התוצאה, שנו את סטטוס אחד הלקוח לסטטוס "לקוח פעיל" ותוכלו לראות איך שדה "תאריך הצטרפות" יקבל את התאריך הנוכחי.

החל מעתה ואילך תאריך הצטרפות של כל לקוח יתועד במערכת ויהיה ניתן לבצע מעקב אחר הותק של כל לקוח פעיל.