אוטומציה לעדכון רשומה
אחת מהפעולות שניתן לבצע על ידי אוטומציה, היא פעולה לעדכון רשומות.
על ידי אוטומציה לעדכון רשומה תוכלו לעדכן ערכים בשדות שונים במערכת באופן אוטומטי.
הערכים יתעדכנו רק ברשומות שיענו לתנאי הסינון שאתם תגדירו בעצמכם תחת הגדרות הסינון של האוטומציה.
דוגמא לאוטומציה לעדכון רשומה היא עדכון שדה ״תאריך סגירת עסקה״ ברשומת מכירה בכל פעם שסטטוס המכירה ישתנה ל״סגור-נמכר״.
כלומר, בכל פעם שעסקה נסגרת, יתעדכן תאריך סגירת העסקה באופן אוטומטי כך שתוכלו לבצע מעקב אחר מועד סגירת העסקאות שלכם ושל יתר חברי הארגון.
הערה חשובה: המאמר יעסוק בהגדרת הפעולה לעדכון רשומה באוטומציה, להסבר על שלבי בניית אוטומציה חדשה והגדרת התנאים להפעלתה, עברו למאמר הבא.
הגדרת האוטומציה:
בשלב הראשון, לפני הגדרת הפעולה לעדכון רשומה, יש להגדיר את האובייקט עליו תפעל האוטומציה, מתי האוטומציה תחול ובאילו תנאים.
האוטומציה תעדכן את הערכים בשדות שנמצאים בתוך האובייקט שהוגדר בסוג האוטומציה או בשדות המקושרים אליו.
לכן חשוב לשים לב שתחת ״סוג״ האובייקט עליו תפעל האוטומציה, תבחרו את סוג האובייקט בו נמצאים השדות שבהם תרצו לבצע את העדכון, או שדות שמקושרים אליו.
לדוגמא, אם תרצו לעדכן את שדה ״תאריך סגירת עסקה״ שנמצא באובייקט מכירות, שימו לב שסוג האובייקט שבחרתם באוטומציה הוא אכן אובייקט מכירות.
הסבר על עדכון שדות באובייקטים מקושרים נמצא בתחתית המאמר.
(1).png "vis 3 (12).png")
אחרי שהגדרתם את סוג האובייקט, מתי האוטומציה תפעל ובאילו תנאים כפי שמוסבר כאן, תחת ״אז״ לחצו על הוסף פעולה ובחרו בעדכון רשומה.
לאחר הלחיצה, יפתח מימין חלון להגדרת השדות שיעודכנו באמצעות האוטומציה.
(116).gif "Large GIF (1400x800).gif")
הגדרת שדות לעדכון:
בחלון שנפתח, כל שורה חדשה תייצג שדה מסוים שיתעדכן באמצעות האוטומציה. באוטומציה בודדת תוכלו לעדכן כמה שדות שתרצו בהתאם לצורך שלכם.
בשביל לעדכן מספר שדות באוטומציה, לחצו על הוסף שדה ותופיע בפניכם שורה חדשה למילוי. כל שורה תכלול בתוכה שלוש תיבות שיש למלא: שדה, סוג וערך.
(1).png "vis 3 (13).png")
תחת שדה עליכם לבחור את השדה שיתעדכן באמצעות האוטומציה. בתיבת הבחירה תוכלו להבחין בשדות מתוך האובייקט או בשדות מקושרים לאובייקטים אחרים שקיימים בתוכו.
בשביל לבחור שדה לעדכון מסוג רשומה מקושרת, עברו להסבר שנמצא בסוף המאמר. להרחבה בנושא שדות מקושרים עברו למאמר הבא.
לסיום חפשו או אתרו את השדה הרצוי מהרשימה ולחצו עליו. אם נמשיך עם הדוגמא על אובייקט מכירות, בשלב זה עליכם לבחור את שדה תאריך סגירת עסקה. במידה וברצונכם להסיר שדה מהשדות שנבחרו לעדכון, לחצו על אייקון האשפה שמשמאל לשדה.
קביעת סוג וערך:
אחרי בחירת השדה, יש להגדיר את סוג השדה ואת הערך שהוא יקבל בעת העדכון.
הסוג שיוגדר יקבע אילו אפשרויות יופיעו תחת הערך. שתי האפשרויות הללו יהיו נעולות עד להגדרת השדה אותו תבחרו לעדכן, מהסיבה שהאפשרויות שיוצגו בכל אחד מהם תלויות בשדה הנבחר. כמעט בכל סוג שדה שתבחרו, יופיעו שלושת האפשרויות לבחירה שיפורטו כעת.
1. סוג שדה:
האפשרות הראשונה שתמיד תופיע היא סוג השדה שבחרתם שיתעדכן.
לדוגמא, אם תבחרו לעדכן שדה מסוג תאריך ושעה אז סוג השדה שיופיע הוא תאריך ושעה, אך אם תבחרו לעדכן שדה מסוג טקסט, סוג השדה שיופיע יהיה טקסט וכן הלאה.
בבחירת סוג זה, עליכם יהיה להזין את הערך הרצוי לעדכון באופן ידני. לדוגמא, אם תבחרו את שדה תאריך סגירת עסקה שהוא מסוג תאריך יהיה עליכם לבחור תאריך רצוי מתוך התאריכון שיופיע תחת הערך.
טיפ: בבחירת סוג שדה זה, תחת הערך תוכלו למצוא את הסוגריים המסולסלים { } ולהשתיל לערך תגיות דינאמיות מתוך המערכת. להסבר מפורט על שימוש בתגיות דינאמיות לחצו כאן.
הערה חשובה: תחת סוג תופיעה תמיד האפשרות של בחירת הסוג של השדה שבו בחרתם. לעיתים תוכלו להבחין שהסוג שמוצע קצת שונה מסוג השדה שבחרתם. לדוגמא, אם תבחרו לעדכן שדה מסוג כתובת אינטרנט, סוג השדה שיופיע הינו ״טקסט״ מהסיבה שכתובת אינטרנט מורכבת מתווי טקסט חופשי.
2. הפניה לשדה:
האפשרות השנייה שגם כן תמיד תופיעה, היא האפשרות של הפניה לשדה. אפשרות זו תתן לכם לבחור שדות שונים מתוך המערכת, כך שהערך שנמצא בתוכם הוא הערך שיוזן לשדה המתעדכן.
בבחירת סוג זה, תוכלו למצוא תחת הערך רשימה של שדות אשר סוגם תואם לסוג השדה שנבחר לעדכון.
לדוגמא, אם בחרתם בשדה מסוג תאריך ובסוג בחרתם בהפניה לשדה, כל השדות שיוצגו לכם תחת הערך הם שדות במערכת שגם הם מסוג תאריך.
דוגמא שימושית לאפשרות זו היא עדכון של שדה ״מנהל מכירה״ ברשומת מכירה עם הערך שקיים בשדה ״מנהל לקוח״. על ידי עדכון זה תוכלו לוודא שכל רשומות המכירה ירשמו על המשתמשים שהם גם מנהלים את אותו הלקוח שלו נפתחה המכירה.
שימו לב: האפשרויות שיופיעו בערך תחת ההפניה לשדה הם כל השדות באובייקט וכל השדות המקושרים לאובייקט. לצד השדות המקושרים יופיע חץ קטן אשר לחיצה עליו תוביל לכל השדות שנמצאים באובייקט אליו הוא שייך.
3. נוסחה:
בחירת האפשרות של נוסחה תפתח בפניכם את עורך הנוסחאות שבו תוכלו לבנות את הנוסחה הרצויה.
הנוסחה תחשב את הערך הרצוי לשדה שנבחר לעדכון, לפי הערכים והפונקציות שהוגדרו בתוכה.
לדוגמא, תוכלו להגדיר ששדה ״תאריך עדכון עסקה״ יתעדכן להיות התאריך בו סטטוס העסקה השתנה ל״סגור - נמכר״ על ידי שימוש בפונקציית NOW.
להסבר על פונקציית NOW ופונקציות זמן נוספות לחצו כאן.
בתחתית העורך תוכלו למצוא למצוא תיבת בחירה של שדות, תיבת בחירה של פונקציות ואופרטורים שונים לשימוש בבניית הנוסחה שלכם.
השתמשו בתיבת הבחירה של השדות בכדי לאתר שדות שיהיו חלק מבניית הנוסחה. על ידי לחיצה על שדה מסוים, שם המערכת שלו יתווסף ישירות לנוסחה.
השתמשו בתיבת הבחירה של הפונקציות בכדי לשלב פונקציות שונות בנוסחה כמו IF, AND, NOW ועוד.
במידת הצורך תוכלו להשתמש גם באופרטורים שנמצאים בתחתית העורך שיעזרו לכם בהשלמת הבנייה של הנוסחה.
להרחבה בנושא בניית נוסחאות והסבר מפורט על הפונקציות שקיימות, עברו למאמא הבא.
שימו לב: שדות מסוג תיבות בחירה ורשומות מקושרות לא יכילו את אפשרות זו.
עדכון שדות מתוך אובייקטים מקושרים:
כפי שנאמר קודם לכן, תחת שדה תוכלו למצוא גם שדות מאובייקטים מקושרים לאובייקט הנוכחי ולבצע להם עדכון.
לדוגמא, תוכלו לשנות את סטטוס הלקוח ל״הצעת מחיר״ בכל פעם שסטטוס המכירה של הלקוח ישנה ל״נשלחה הצעת מחיר״.
עדכון שדות מקושרים זו דרך מצויינת לעדכן רשומות מקושרות מאובייקטים אחרים במערכת בקלות מבלי להצטרך לעשות זו באופן ידני.
כלומר, בכל פעם למשל שתעדכנו את סטטוס המכירה, סטטוס הלקוח ישתנה גם הוא ולא תצטרכו לזכור לשנות אותו באופן ידני בעצמכם.
הערה חשובה: שתי הרשומות, הרשומה בה מתרחש התנאי והרשומה המקושרת שמתעדכנת חייבות להיות מקושרות זו לזו על ידי שדה מקשר מסוג רשומה מקושרת. בהתאם לדוגמא שפורטה למעלה, רשומת הלקוח ורשומת המכירה חייבות להיות מקושרות אחת לשנייה. להרחבה בנושא רשומות מקושרות לחצו כאן.
.png "יצוא מידע (5).png")
בשדות מתוך אובייקטים מקושרים השדה נבחר באופן מעט שונה אך הסוג והערך שיופיעו הם בדיוק אותם סוגים וערכים כמו בעדכון שדות רגילים.
כלומר, השוני היחיד הוא שתחת שדה יהיה עליכם לאתר את שם השדה המקשר לאובייקט בו תרצו לבצע את העדכון וללחוץ על החץ הקטן שלצידו.
אם נמשיך עם הדוגמא מלמעלה ונעדכן את שדה ״סטטוס״ בכרטיס הלקוח, אתרו את שדה "לקוח" באובייקט מכירות שמקשר לאובייקט לקוחות.
לצד השדה המקשר תוכלו להבחין בחץ קטן, לחיצה עליו תפתח את כל השדות באובייקט המקושר, במקרה זה אובייקט לקוחות.
אתרו את השדה אותו תרצו לעדכן, בדוגמא זו מדובר בשדה סטטוס ולחצו עליו. השדה יוותסף בצירוף שם האובייקט ממנו הוא נלקח, סטטוס (לקוח) לצורך זיהוי של מקור השדה.
מכאן, בחירת הסוג והערך תהיה בדיוק כפי שהוסבר קודם, בחירה מבין: סוג שדה, הפניה לשדה ונוסחה.
בדוגמא של עדכון הסטטוס, סוג השדה יתמלא באופן אוטומטי עם סוג השדה שנבחר להתעדכן, אשר במקרה זה מדובר בסוג תיבת בחירה.
בשלב האחרון, הגדירו את הערך הרצוי בעדכון, במקרה הזה נבחר את הערך הצעת מחיר.
בדוגמא זו הצלחנו ליצור עדכון אוטומטי בסטטוס הלקוח בכל פעם שסטטוס של מכירה משתנה ולחסוך עבודה ידנית.
עדכון שדות מקושרים:
באוטומציה לעדכון רשומה ניתן גם לעדכן את השדות המקושרים.
שדות מקושרים הם שדות מסוג רשומה מקושרת שנמצאים באובייקט מסוים. לדוגמא, שדה "לקוח אב" באובייקט אנשי קשר המקשר ללקוח, שדה "לקוח" באובייקט מכירות המקשר ללקוח וכדומה.
בשביל לעדכן שדות מקושרים, עשו את כל שלבי האוטומציה הרגילים ובחרו בפעולה של עדכון רשומה.
גם בדוגמא של עדכון שדות מקושרים יהיה עליכם למלא שלוש תיבות: שדה סוג וערך.
קביעת סוג וערך בשדות מקושרים:
בעדכון של שדות מקושרים יופיעו לכם תחת סוג שני סוגים לבחירה: הפניה לשדה ורשומה מקושרת.
1.הפניה לשדה:
בדיוק כמו בעדכון שדות רגילים או שדות מתוך אובייקטים מקושרים, גם בשדות המקשרים תופיעה האפשרות לבחירה של הפניה לשדה.
אפשרות זו תתן לכם לבחור שדות שונים מתוך המערכת, כך שהערך שנמצא בתוכם הוא הערך שיוזן לשדה המתעדכן.
בבחירת סוג זה, תוכלו למצוא תחת הערך רשימה של שדות אשר סוגם תואם לסוג השדה שנבחר לעדכון.
לדוגמא, ניתן לבחור תחת ״שדה״ בשדה לקוח מסוג רשומה מקושרת באובייקט מכירות. ואז לבחור ב״סוג״ הפניה לשדה ובערך יוצגו לכם כל השדות מאובייקט מכירות או שדות המקושרים אליו.
2. רשומה מקושרת:
סוג השדה השני בו תוכלו לבחור הוא רשומה מקושרת.
סוג זה יופיע בעדכון של שדה מסוג רשומה מקושרת בלבד, לדוגמא שדה לקוח או שדה איש קשר באובייקט מכירות.
אפשרות זו תחשוף תחת הערך את כל הרשומות שנמצאות באובייקט המקושר, לבחירה מתוכן.
למשל אם נבחר את השדה המקושר לקוח ובסוג נבחר ברשומה מקושרת, תחת הערך יופיעו לבחירה כל הלקוחות שקיימים במערכת.
שמירת העדכון:
ברגע שתסיימו להגדיר את כל העדכונים הרצויים לחצו על כפתור שמור בפינה השמאלית התחתונה.
בשביל להפוך את האוטומציה לפעילה, לחצו על המתג בפינה העליונה כך שיהפוך לירוק ויופיע הכיתוב "פעיל".
לסיום שמרו גם את האוטומציה שבניתם כך שמעתה ואילך העדכון שהגדרתם יתבצע בכל פעם שהתנאים שהוגדרו יתקיימו במערכת.
להסבר על עריכת שם האוטומציה, מחיקה שלה ואפשרויות נוספות עברו להסבר שנמצא כאן.
למאמר ובו שלל דוגמאות שימושיות העוסקות באוטומציה לעדכון רשומה לחצו כאן.