תצוגת לוח הינה דרך ויזואלית נוחה להציג את נתוני העסק השונים ולביצוע מעקב ובקרה על רשומות בשלבים שונים בתהליך.

תצוגות לוח יכולות להיות שימושיות למשל באובייקט מכירות, בשביל לקבל הבנה באיזה שלב יש הכי הרבה עסקאות "תקועות" שאינן מגיעות לשלב סגירת העסקה, לאתר בעיות חוזרות ולשפר את תהליך המכירה.

בנוסף ליתרון המובהק של מעקב אחר התקדמות תהליכים המנוהלים דרך המערכת, קיים יתרון נוסף של תשומת לב לפרטים הקטנים שתצוגת הלוח מאפשרת.

תצוגת הלוח זמינה לשימוש בכל האובייקטים במערכת וניתן לעבור אליה מתצוגת רשימה או כרטיסיה בכל רגע נתון.

כדי לעבור מתצוגת רשימה או כרטיסיה לתצוגת הלוח בכל אחת מהתצוגות, יש ללחוץ על לוח.

קביעת שדות בתצוגה:

תצוגת הלוח מציגה את הרשומות לפי עמודות שתוכלו להגדיר לבחירתכם. כל רשומה בתצוגה מכילה עד כארבע שדות שונים בתוכה אשר ניתנים להחלפה ועריכה.

על מנת להגדיר את השדות שיופיעו בתצוגת הלוח יש לעבור לתצוגת רשימה ואז ללחוץ על כפתור עמודות.

שימו לב: בשביל לקבוע את השדות בתצוגת הלוח יש לשים לב כי אתם עוברים לתצוגת רשימה ובתוכה לוחצים על עמודות. כפתור עמודות בתצוגת לוח מיועד לשימוש אחר שיוסבר בהמשך המאמר.

שלושת השדות הראשונים שמופיעים בחלונית העמודות שנפתחה בתצוגת הרשימה, אלו הם השדות אשר יופיעו בתצוגת הלוח. 

בשביל לשנות את השדות שיופיעו בלוח, אתרו את השדות הרצויים בשורת החיפוש והדליקו את המתג שלצידם.

על מנת לשלוט בסדר בו יופיעו השדות, בחרו בשדה הרצוי וגררו אותו למיקום בו תרצו שהוא יוצג, כאשר השדה הראשון מלמעלה יהווה כשדה הראשון בתצוגת הלוח והשלישי מלמעלה יהיה השדה האחרון בלוח.

הערה חשובה: כל שינוי בעמודות בתצוגת הלוח משפיע באופן ישיר על העמודות בתצוגת הרשימה ובתצוגת הכרטיסיה ולהפך. בתצוגת רשימה ניתן לבחור עד כ-20 שדות שיוצגו בתצוגה כאשר שלושת הראשונים בלבד יהיו אלו אשר יופיעו בתצוגת הלוח.

קביעת עמודות בתצוגה:

בכל תצוגת לוח ניתן לקבוע את העמודות, כלומר הטורים לפיהם יסודרו הרשומות בתצוגה.

בנוסף, בכל עמודה ניתן לסכום את סך כל הערכים שבתוכה על פי השדה שיבחר לסכימה. כעת יפורטו שתי האפשרויות הללו בהרחבה. 

קיבוץ לפי שדה:

ניתן לערוך את עמודות תצוגות הלוח בכדי לקבל תמונת מצב מנקודת מבט מסוימת על נתוני הרשומות. בעמודות הללו ניתן לקבוע שדות מסוג תיבת בחירה או שדות מסוג רשומה מקושרת.

לצורך הדוגמא, ניתן לקבוע בתצוגת ״כל הלקוחות״ באובייקט לקוחות עמודות על פי שדה סטטוס. הרשומות בתצוגה יוסדרו לפי סוגי הסטטוסים השונים שנקבעו להופיע בעמודות.

בשביל לערוך את עמודות תצוגת הלוח, ראשית יש ללחוץ על כפתור עמודות ויפתח בפניכם חלון הגדרות התצוגה.

תחת קבץ לפי יש לבחור את השדה מסוג תיבת בחירה / רשומה מקושרת לפיו תרצו לקבץ את הרשומות.

• בקיבוץ לפי שדה תיבת בחירה יהיה עליכם לבחור ערכים מתוך תיבת הבחירה שלפיהם תרצו שיקובצו הרשומות. תוכלו לבחור באיזה ערכים שתרצו מתוך שדה הבחירה, המערכת לא מחייבת לבחור את כל הערכים בשדה לתצוגה. למשל אם בשדה תיבת בחירה קיימים לכם חמישה ערכים, תוכלו לבחור להציג בתצוגה רק שלושה ערכים מתוכם.
• בקיבוץ נתונים לפי שדה רשומה מקושרת יהיה עליכם לבחור את הרשומות המקושרות שלפיהם תרצו שיקובצו העמודות. גם במקרה זה תוכלו לבחור רק את הרשומות המקושרות הרלוונטיות לתצוגה, אין חובה לבחור את כל הרשומות המקושרות שבשדה. למשל אם בשדה מסוג רשומה מקושרת מקושרים לכם 20 רשומות, תוכלו לבחור לקשר בין רשומה אחד ועד לכל ה-20 רשומות מקושרות שקיימות.

הערה חשובה: ניתן לחפש את השדה הרצוי ברשימה על ידי הקלטת שמו בתיבת הבחירה שנפתחה.

להרחבה בנושא עריכת תצוגות וקביעת עמודות במערכת עברו למאמר הבא.

סיכום לפי שדה:

לאחר שהגדרתם את העמודות תחת קבץ לפי אשר לפיהם יסודרו העמודות התצוגה, תוכלו להגדיר את סוג הסכימה של הרשומות.

בכל עמודה תוכלו לסכום את סך כל הערכים שברשומות שבתוכה, על פי שדה שתבחרו. השדה לסכימה יכול להיות שדה מסוג מספר, סיכום נתונים או שדה נוסחה שתוצאתו מספרית.

בשביל לעשות זאת, לחצו על סכם לפי ובחרו את השדה שלפיו יסוכמו נתוני הרשומות שלכם.

אם נמשיך בדוגמא של קיבוץ נתונים לפי מקור הגעה, כעת נסכום את הנתונים לפי שדה הכנסות. סיכום זה יוכל להעניק תמונת מצב של הכנסות הלקוחות אשר הגיעו מכל מקור הגעה ולבחון את אפקטיביות וגודל הלקוחות שמתקבלים מכל מקור הגעה.

לסיום ושמירת נתוני הקיבוץ והסיכום לחצו על שמור.

כעת כל עמודה של מקור הגעה תציג לצידה את סכום ההכנסות הכולל מכל הרשומות יחד אשר נמצאות בתוכה.

שינוי מיקום רשומה בתצוגה:

ניתן לשנות את העמודה בה ממוקם כרטיס הרשומה בתצוגת הלוח, על ידי גרירה פשוטה של כרטיס הרשומה.

גרירת כרטיס הרשומה מעמודה אחת לאחרת, משנה את ערך השדה שלפיו מקובצות עמודות הלוח.

בדוגמא הקודמת, תצוגת לוח הלקוחות קובצה לפי השדה מקור הגעה. גרירה של כרטיס לקוח ממקור אחד למקור אחר תעדכן את מקור ההגעה של הלקוח למקור החדש.

כלומר, אם נגרור לקוח ממקור הגעה Facebook למקור הגעה Google, הערך בשדה מקור ההגעה שלו יתעדכן לערך Google.

שימו לב: בכל שלב ניתן לעבור בין סוגי התצוגות השונות, על ידי לחיצה על שם התצוגה הרצויה בפינה הימנית העליונה.

שימושים נפוצים בתצוגת לוח:

תצוגת לוח באובייקט משימות:

ניתן לעשות שימוש בתצוגת לוח באובייקט משימות, כאשר האופן הנפוץ והאפקטיבי ביותר הוא מיפוי המשימות לפי מבצע.

תצוגת לוח משימות מהווה כלי מצוין למיפוי המשימות לפי סטטוס או לפי הנציג האחראי על השלמת המשימה. היא מסייעת להבין מהן משימות הצוות שיש להעניק להן עדיפות ולהשלימן במהרה והאם יש משימות שהיו צריכות להיעשות ועברו את תאריך הסיום שהוגדר להן. ניתן לעבוד גם עם לוח משימות אישי, בו כל איש צוות יכול לעקוב אחר סטטוס המשימות המוקצות לו.

דוגמא לתצוגת לוח משימות, היא משימות המקובצת לפי מבצע. כל עמודה תכיל בתוכה את המשימות לפי המבצע שאמור לטפל בהן.

הערה חשובה: משימות אשר לא הוגדר להן ערך עבור השדה לפיו קובצו העמודות, לדוגמא שדה סטטוס, לא יופיעו בתצוגת הלוח שנוצרה. 

תצוגת לוח באובייקט מכירות:

תצוגת לוח מכירות היא כלי מצוין לשליטה ובקרה על מצב העסקאות והזדמנויות המכירה בעסק.

ניתן להציג ולנתח מכירות בתצוגת לוח על פי פילוח של נציגי מכירות, סטטוס עסקאות, תאריכי עסקאות ועוד.

דוגמא לתצוגת לוח מכירות, היא מכירות המקובצת לפי סטטוס. כל עמודה מייצגת שלב אחר בחיי המכירה ומכילה בתוכה את כרטיסי המכירות הרלוונטיים. 

תוכלו כמובן ליצור עוד שלל תצוגות לוח בכל אחת מהתצוגות שקיימות לכם במערכת בכל אחד מהאובייקטים.