בכדי לבצע מעקב אחר שעות עבודה של הצוות יש לעבוד במספר שלבים:
יש להקים משתמש עבור כל עובד שברצונכם לבצע מעקב אחר שעות העבודה שלו. (הקמת משתמשים הינה בעלות בהתאם לתוכנית התשלום שלכם).
יש להיכנס להגדרות מערכת ולהגדיר בלשונית "פרטי חברה" הפעלה של שעון הנכוחות על פי השלבים המפורטים למטה.
היכנסו לעמוד הגדרות על ידי לחיצה על אייקון גלגל השיניים בראש המסך משמאל > בחרו בתפריט "פרטי חשבון וחיוב" > פרטי חברה > סמנו "כן" ב"הצג שעון נוכחות":
(3).png "Untitled design (7).png")
השלב הבא הוא הגדרת הרשאות צפייה בשעון הנוכחות. בשביל להיכנס להרשאות, יש ללחוץ על גלגל השיניים במערכת, כניסה ללשונית "תפקידים" ובחירה בהרשאת התפקיד הרצויה.
בתוך ההרשאות הקיימות יצטרף אובייקט נוסף בשם "שעון נוכחות". עבור המנהל יש לתת הרשאה מלאה, הכוללת אפשרות ליצירה, קריאה, עריכה, מחיקה ושיתוף "ברמת האירגון כולו". עבור העובדים יש לתת הרשאה של קריאה בלבד וברמת השיתוף לבחור באפשרות "עבורי בלבד". זאת בכדי שיוכלו לצפות בשעות שלהם אך לא לשנות או לצפות בשעות של עובדים אחרים.
בכדי לצפות בנתוני הכניסה והיציאה של העובדים יש להיכנס ל"עוד" בסרגל הראשי > "שעון נוכחות" ושם ניתן לצפות ברשימת השעות של כלל העובדים.
עבור מי שמנהל את שעות העבודה והמשכורות ניתן להוסיף תצוגות שיציגו שעות על פי עובד ותקופה באמצעות יצירת תצוגה חדשה והוספת הסינונים: משתמש= לעובד הרלוונטי שאותו תרצו לראות, נוצר בתאריך=חודש נוכחי/ חודש שעבר בהתאם לצורך:
הדבר היחיד שנותר לעשות הוא להנחות את הצוות איך להשתמש בשעון נוכחות. לחיצה על כניסה על מנת לבצע רישום התחלת עבודה
(8).png "Untitled design (8).png")
לחיצה על יציאה על מנת לסיים את יום העבודה:
(8).png "Untitled design (9).png")
עבור כל "כניסה" ו"יציאה" של עובד מהמערכת, תתווסף רשומה חדשה באובייקט "שעון נוכחות".