יצירה ועריכת שדות
במערכת קיימים מגוון רחב של שדות שניתנים להוספה לטופס ומכילים בתוכם מידע אודות הרשומה. להרחבה בנושא סוגי השדות שניתן ליצור במערכת עברו למאמר הבא.
עריכת שדות קיימים:
עריכת שדות קיימים כמו שם השדה, ערך ברירת מחדל, הוספת ערכי בחירה לתיבת בחירה ועוד מתאפשרים דרך הגדרת רשומות בלבד. בשביל לערוך שדה קיים לחצו על גלגל השיניים במערכת בחרו בלשונית מערכת ואז עברו להגדרת רשומות. מבין רשימת האובייקטים שנפתחה בפניכם בחרו את האובייקט בו תרצו לבצע את עריכת השדות ולסיום לחצו על שדות רשומה. להרחבה בנושא הגדרת רשומות במערכת עברו למאמר הבא.
הלחיצה תפתח בפניכם את כל השדות הקיימים באותו האובייקט, אתרו מבין הרשימה את השדה אותו תרצו לערוך ולחצו עליו. תוכלו גם לחפש את שם השדה הרצוי בשורת החיפוש וכמו כן גם לערוך ולסנן את תצוגת השדות שלפניכם.
כעת בצעו בשדה את השינויים הרצויים, לצורך הדוגמא ניכנס לשדה ״שם לקוח״ ונשנה את שמו ל״שם מלא״.
לסיום לחצו על שמור.
בדיוק באותו האופן תוכלו לערוך כל שדה שקיים לכם במערכת ולבצע בו את השינויים הנדרשים בכל עת.
סיכום הפרטים שניתנים לעריכה:
- בכל אחד מסוגי השדות ניתן לעדכן את ההגדרות הבאות: שם שדה, ערך ברירת מחדל ומעקב אחרי שדה.
- בכל אחד מסוגי השדות מלבד שדות שמגיעים עם המערכת ומוגדרים לקריאה בלבד כמו: נוצר על ידי, עודכן בתאריך וכדומה, ניתן לעדכן ולהגדיר כחובה או לקריאה בלבד.
- במידה ומדובר בשדות מסוג: טקסט, מספר טלפון, כתובת אינטרנט וכתובת דואר אלקטרוני ניתן לערוך גם את הערך להשלמה אוטומטית.
- במידה ומדובר בשדה מסוג מספר ניתן לערוך את הדיוק בספרות אחרי הנקודה.
- במידה ומדובר בשדה מסוג תיבת בחירה ניתן לערוך את השדה שולט נשלט, את ערכי תיבות הבחירה הקיימים וגם להוסיף ערכים חדשים.
- במידה ומסובר בשדה נוסחה ניתן לערוך את הנוסחה ואת סוג השדה לתוצאה.
- במידה ומדובר בשדה סיכומי ניתן לערוך את הרשומה המקושרת לסיכום נתונים, סוג הסיכום, שדה לסיכום, דיוק בספרות, הגדרות סינון ושם המשתמש.
יצירת שדות חדשים:
ניתן להוסיף למערכת שדות חדשים מותאמים אישית בשתי דרכים שונות.
הדרך הראשונה היא בחירה בעמוד הרלוונטי והוספת שדות לרכיב הטופס שקיים לכם בעמוד זה. להרחבה על דרך זו עברו למאמר הבא.
מאמר זה יסקור את הדרך השנייה להוספת שדות שמתאפשרת דרך הגדרת רשומות. לכן טרם קריאת מדריך זה מומלץ לקרוא את המדריך העוסק בהגדרת רשומות שמצורף כאן. בשביל להוסיף שדה לאובייקט מסוים, בשלב הראשון יש לגשת להגדרת הרשומות של האובייקט הרצוי במערכת ולבחור בשדות רשומה. לדוגמא, אם ברצונכם להוסיף שדה חדש לאובייקט מכירות, יש להיכנס לשדות הרשומה של אובייקט מכירות.
תחת שדות רשומה תוכלו לצפות בכל השדות שקיימים לכם באותו האובייקט ואף להוסיף שדות חדשים. להוספת שדה חדש לחצו על כפתור הוסף ותיפתח בפניכם חלונית לבחירת סוג השדה. להרחבה בנושא סוגי השדות שניתן ליצור במערכת עברו למאמר הבא.
בחרו את סוג השדה שברצונכם ליצור והמשיכו לשלב ההגדרות שלו, ניתן לחפש את שם סוג השדה הרצוי בשורת החיפוש בחלק העליון.
שימו לב: בעת הוספת שדה מסוג רשומה מקושרת כל שעליכם לעשות הוא לחפש את שם האובייקט אליו תרצו ליצור את הרשומה המקושרת שלכם. לדוגמא, אם תרצו ליצור שדה מסוג רשומה מקושרת לאובייקט אנשי קשר חפשו ״אנשי קשר״.
הגדרת שדות:
בשלב זה עליכם לקבוע את הגדרות השדה החדש אשר יפורטו כעת.
- שם שדה:
יש להגדיר את שמו של השדה החדש. מומלץ להעניק לשדה שם שלא קיים בשדה אחר במערכת בשביל למנוע מצב של טעויות וכפילות נתונים.
הערה חשובה: יש לשים לב כי שם שדה הוא שדה חובה למילוי.
- ערך ברירת מחדל:
במידה הצורך, ניתן להגדיר את ערך ברירת המחדל של השדה. כך שבמידה ולא יתמלא ערך מסוים בשדה זה, ערך ברירת המחדל יוזן.
כלומר, ערך ברירת מחדל קובע את הערך שיתמלא בשדה זה באופן אוטומטי עבור כל רשומה חדשה שתיווצר באובייקט זה. אפשרות זו קיימת עבור מרבית מסוגי השדות מלבד שדות חישוביים כמו שדה סיכומי ושדה נוסחה.
בשביל להגדיר ערך ברירת מחדל סמנו את התיבה לצד ערך ברירת מחדל ומיד תופיע לכם האפשרות להזנת ערך.
חשוב לשים לב כי ערך ברירת המחדל צריך לעמוד בדרישות של סוג השדה, לדוגמא אם מדובר בשדה מסוג מספר יהיה עליכם להזין מספר לבחירתכם כברירת מחדל.
- מעקב אחר שדה זה:
מעקב אחר שדה מאפשר לכם להיות במעקב אחר כל שינוי שבוצע על ידי משתמשים אחרים בשדה זה. במידה ובחרתם לעקוב אחר שדה מסוים ומשתמש אחר ביצע שינוי בערך שמוזן בשדה זה, תקבלו על כך התראה גם בסטרים הרשומה וגם בפעמון שבסרגל הראשי.
הערה חשובה: במידה ואינכם רואים את השינויים שבוצעו בסטרים הרשומה, לחצו על אייקון המשפך ובחרו בעדכוני מערכת.
.png "סוג שדה לתוצאה (5).png")
- דיוק בספרות:
דיוק בספרות קיים רק בשדות מסוג מספר ושדות סיכומיים. תחת דיוק יש לקבוע את דיוק הספרות שיופיעו לאחר הנקודה. כלומר, להגדיר את כמות הספרות שיופיעו אחרי הנקודה העשרונית. במספר שקיימות בו מעל לשלוש ספרות יופיע פסיק שיפריד בין ספרת האלפים לשאר הספרות.
הערה חשובה: מספר יעוגל כלפי מעלה או כלפי מטה בהתאם לרמת הדיוק שנקבעה. כאשר הספר האחרונה שווה או גדולה מהספרה חמש, המספר יעוגל כלפי מעלה ולהפך. לדוגמא אם נקבל את המספר 16.4685 המספר יעוגל למספר 16.469. להרחבה בנושא שדה מסוג מספר וקביעת דיוק בספרות לחצו כאן.
- שדה חובה:
הגדרת שדה כשדה חובה משמעתו שללא מילוי שזה זה לא יהיה ניתן לבצע שמירה לטופס. שדה חובה שימושי מאוד בעבור שדות המכילים מידע חשוב שנדרש למלא בכל אחת מהרשומות ובכך לתזכר את המשתמשים להזין מידע זה.
בשביל להגדיר זה כהכרחי למילוי, סמנו וי בתיבת הבחירה שלצד שדה חובה.
שדה חובה יופיע בטופס כאשר לצידו נקודה אדומה המסמלת את חובת המילוי שלו, ללא שמירת ערך בשדה זה תופיעה שגיאה בניסיון השמירה.
(53).gif "Large GIF (1050x600).gif")
- שדה לקריאה בלבד:
הגדרת שדה כשדה לקריאה בלבד תוביל לכך שהשדה לא יהיה ניתן למילוי ותתאפשר רק צפייה במידע שבתוכו. שדה לקריאה בלבד עשוי להיות שימושי מאוד במקרים בהם נכנסים למערכת נתונים ממקורות חיצוניים ועולה הצורך שלא יהיה ניתן לערוך ולשנות אותם על ידי המשתמשים. שדה המשמש לקריאה בלבד יופיע בטופס כאשר לצידו סימן של מנעול המסמל את העובדה כי איננו ניתן לעריכה, אלא רק להעתקה.
.png "team inbox 5 (22).png")
הערה חשובה: שדה מסוים יכול להיות מוגדר או כחובה או לקריאה בלבד אך לא יכול להיות מוגדר כגם וגם.
- שם מערכת:
לכל שדה במערכת קיים שם מערכת באמצעותו ניתן לבצע קריאות API למערכת.
שימו לב כי שם מערכת מתקבל מהמערכת באופן אוטומטי. ניתן לשנות אותו לפי רצונכם אך רק במעמד יצירת השדה, לאחר השמירה לא יהיה ניתן לשנותו יותר. להרחבה בנושא API עברו לדוקמנטציית ה-API שלנו שמצורפת כאן.
ניתן להעתיק את שם המערכת לביצוע קריאות API על ידי לחיצה על אייקון ההעתקה שלצידו.
- השלמה אוטומטית:
קיים רק עבור השדות מסוג: טקסט, מספר טלפון, כתובת אינטרנט וכתובת דואר אלקטרוני.
משמש להשלמת הערך באופן אוטומטי על ידי המערכת.
הערה חשובה: בשדות מסויימים קיימות הגדרות נוספות שניתן להגדיר. הגדרות אשר רלוונטיות עבור שדות ספיציפים יפורטו במאמר המסביר על סוגי השדות שניתן ליצור שמצורף כאן.
- הגבלת מספר תווים:
קיים רק עבור השדות מסוג: טקסט, דואר אלקטרוני וכתובת אינטרנט.
מגביל את מספר התווים המקסימלי אשר ניתן להכניס בשדה זה. במידה ויתבצע ניסיון להזין כמות תווים גדולה יותר מההגבלה שניתנה, לא יהיה ניתן לשמור את הערך ותתקבל הודעת שגיאה שמציגה את הכמות המותרת.
(1).png "team inbox 5 (3).png")
בכדי להגדיר את מספר התווים לשדה מסויים סמנו וי תחת הגבלת מספר תווים ואז הזינו את מספר התווים להגבלה שתרצו בשדה זה.
כל עוד לא הגדרתם הגבלת מספר תווים לשדה, המערכת לא תגביל את כמות התווים בשדה מלבד מקסימום התווים שהשדה המסוים יכול להכיל בתוכו. בשביל ללמוד מה היא הגבלת התווים של כל סוג שדה במערכת עברו למאמר הבא.
מחיקת שדות:
מחיקת שדות לצמיתות מהמערכת מתאפשרת דרך הגדרת רשומות בלבד. למחיקת שדות מהמערכת לחצו על תיבת הבחירה לצד השדה אותו תרצו למחוק ואז בחרו במחיקה. לאחר הלחיצה יפתח בפניכם מנגנון לאישור המחיקה, רק לאחר הקלדת הערך "מחיקה" השדה ימחק לצמיתות.
שימו לב: אישור המחיקה תמחק את השדה לצמיתות מהמערכת ומתאפשרת רק עבור שדה אחד בכל פעם.
במידה ותרצו למחוק שדות שאינם רלוונטים עליכם ראשית לוודא כי השדה לא נמצא במקומות אחרים במערכת, על מנת שהמחיקה תתאפשר. במידה והשדה מקושר למספר מקומות במערכת לא תתאפשר השלמה של המחיקה ויופעל מנגון המחיקה.
ניתן למחוק שדה מהמערכת רק בתנאים הבאים:
1. השדה נוצר על ידי המשתמש ולא מדובר בשדה המגיע כברירת מחדל במערכת.
2. השדה אינו חלק מהגדרות תצוגה (עמודה, מיון/סינון נתונים).
3. השדה אינו מצוי באף טופס שנמצא בעמוד ברשומות המערכת.
4. אין שימוש בשדה באוטומציה (הגדרת תנאי סינון/ תגית דינמית/ סוג פעולה: שנה ערך שדה, צור רשומה, קריאה לכתובת אינטרנט).
5. השדה אינו משמש כחלק מהגדרת שדה נוסחה/ סיכומי (מינימום, מקסימום או סכום).
6. השדה לא מופיע בווידג'ט בלוחות הבקרה כשדה להצגה/ סינון/ מיון.
אם אחד או יותר מהתנאים שפורטו מעלה לא התקיים, יופעל המנגנון ותופיע הודעה המפרטת היכן השדה נמצא במערכת.
.png "מנגנון מחיקה.png")
1. השדה נמצא בשדות נוסחה- שם השדה והרשומה בה הוא נמצא.
2. השדה נמצא בתצוגות- שם התצוגה והרשומה בה התצוגה נמצאת.
2. השדה נמצא בתצוגות- שם התצוגה והרשומה בה התצוגה נמצאת.
3. השדה נמצא בעמודים- שם העמוד והרשומה בה העמוד נמצא.
4. השדה נמצא בשדות סיכומיים- שם השדה והרשומה בה הוא נמצא.
5. השדה נמצא בלוחות בקרה / דוחות וגרפים- שם לוח הבקרה, הרשומה בה לוח הבקרה נמצא ושם המדד.
6. השדה נמצא באוטומציות- שם האוטומציה בה הוא נמצא.
בשביל להצליח למחוק את השדות, יש לגשת למקום בו השדה נמצא ולהסיר אותו. רק לאחר הסרתו יהיה ניתן למחוק אותו מהמערכת.