באמצעות Team inbox תוכלו לחבר את תיבות הדואר האלקטרוני שלכם למערכת וכך לקבל את המיילים שלכם לתוך המערכת וגם להשיב מתוך כרטיס הלקוח עימו מתבצעת ההתכתבות.

הפיצ'ר זמין עבור חלק מסוגי הרישיונות, להרחבה בנושא רישיונות עברו למחירון המצורף כאן.

איך נגדיר את תיבת הדואר הצוותית?

חיבור תיבת מייל לראשונה:

על מנת להגדיר את תיבת המייל המשותפת הראשונה שלכם, היכנסו לגלגל השיניים המופיע בצד השמאלי העליון של המסך, ולאחר מכן לחצו על ממשקים -> Team Inbox. לאחר מכן יפתח בפניכם המסך שמוצג כאן.

לחצו על התחבר עם Office 365 או התחבר עם Gmail.

חיבור תיבת מייל נוספת:

אם כבר קיים ברשותכם חיבור לתיבה או מספר תיבות, יוצג בפניכם מסך ובו כל התיבות שחיברתם בעבר כפי שמוצג כאן.

בשביל לבצע חיבור של תיבת מייל נוספת לחצו על כפתור הוסף תיבת דוא״ל.

לחצו על לחצו על התחבר עם Office 365 או התחבר עם Gmail בהתאם לספק תיבת המייל שברצונכם לחבר.

שימו לב: החל משלב זה ואילך כל ההגדרות תקפות גם עבור תיבת מייל לראשונה וגם עבור תיבת מייל נוספת.

במידה ואתם מחברים חשבון Office 365:

1. וודאו שברשותכם חשבון Office 365 עסקי.

ל-Office 365 קיימים מספר תוכניות עסקיות, יש לוודא שאתם נמצאים באחד מהתוכניות העסקיות.

2. הזינו את פרטי החשבון שלכם- שם משתמש וסיסמא.

במידה ואתם מתחברים עם (Google (Gmail:

יפתח בפנייכם החלון הבא:

שימו לב - החיבור עם Gmail הוא דרך workspace ולכן צריך להיות לכם חשבון workspace פעיל לפני ביצוע החיבור.

הסבר להתחברות עם workspace נמצאים במאמר הגדרת חשבון Google Team Inbox.

לאחר שקראתם את המאמר להגדרת החשבון, לחצו על התחבר והזינו את פרטי הכניסה של החשבון שלכם, ניתן לחבר מספר מיילים שונים.

הגדרת החיבור למייל

בדף זה תוכלו להגדיר אילו פעולות יקרו באופן אוטומטי בעת כניסת הודעת דוא"ל, שליחת דוא"ל ועוד.

שימו לב שניתן לבצע את הגדרת החיבור בתנאי שיש למשתמש הרשאת עריכה של Team Inbox. אם לא קיימת הרשאה זו, לא יוצג כפתור "שמור".

אפשרות מאת וכתובת דוא"ל

בחרו את הפורמט לפיו תרצו שיופיע פרטי שולח המייל, ישנן מספר אפשרויות להצגת ה"מאת" בהודעת דוא"ל יוצאת:
1. שם צוות - שם הצוות אותו תרצו שיופיע במייל. 
2. שם נציג - נלקח אוטומטית מהמשתמש המחובר.
3. שם צוות ונציג - יוצג גם שם הנציג שנלקח אוטומטית, וגם שם הצוות שבחרת.
כמו כן, ישנה תצוגה מקדימה שבה ניתן לראות איך זה יוצג בעת שליחת הודעת דוא"ל.

שימו לב: בחיבור Team Inbox עם Office 365, הגדרת האפשרות של מאת וכתובת דוא"ל תלויה הבגדרות שהגדרתם בתיבת המייל שלכם. כלומר, שם השולח שיוצג, יושפע מההגדרות שתקבעו בפלטפורמת המייל ולא בהגדרות ה-Team Inbox.

שיוך משתמש למייל חדש

כל המיילים המתקבלים ישוייכו למשתמש ספציפי שתבחרו מראש.
אפשרות נוספת היא להקצות את המייל לנציג הראשון שענה להודעה. במידה ולא נבחרו הגדרות, הנציג המטפל יהיה מנהל הלקוח של הלקוח.

יצירת רשומה באופן אוטומטי

בהגדרה זו ניתן להגדיר שכאשר נכנסת הודעת דוא"ל חדשה - תיוצר רשומה חדשה.
הרשומות החדשות שיכולות להיווצר:

1. קריאת שירות
2. הזדמנות מכירה
3. Custom object.

התאמת ושיוך מייל נכנס ללקוח ואיש קשר

במידה ונכנסת הודעת דוא"ל חדשה ולא נמצא איש קשר או לקוח מתאים (המייל שממנו התקבלה ההודעה לא נמצא באף כרטיס לקוח/ איש קשר),

תוכלו להגדיר שהמערכת תיצור לקוח ואיש קשר חדש. (הגדרה זו מופעלת כברירת מחדל.)

הגדרת חתימה למייל

ניתן ליצור מראש חתימה שתתווסף בכל פעם שנשלחת הודעת מייל.

לאחר שהגדרתם, לחצו על שמור