Fireberry | בדיקת כפולים ומיזוג רשומות

בדיקת כפולים ומיזוג רשומות

במערכת קיימות מספר דרכים לזיהוי רשומות כפולות. ההגדרה של רשומה כפולה, היא כל רשומה שמכילה מידע זהה, במקומות שאתם הגדרתם שנחשבים לכפילות במערכת.

דוגמא לרשומות שעשויות להיות כפולות היא, שתי רשומות לקוח אשר מכילות את אותה תעודת זהות או אותה כתובת דואר אלקטרוני.

המערת מאפשרת לצפות בכל הרשומות שזוהות ככפולות ולמזג אותם לכדי רשומה אחת עם הפרטים הרצויים משתי הרשומות שהתמזגו.

מיזוג כפילות יכול להיות מאוד רלוונטי במקרים בהם למשל נכנסו לכם לידים כפולים ממספר מקורות הגעה או שנפתחו רכישות כפולות לאותו הלקוח.

דרך ראשונה- רכיב התראת כפולים:

בכל עריכת עמוד של אובייקט במערכת, קיים רכיב בשם התראת כפולים שניתן להוסיף לעמוד.

ברכיב הכפולים תוכלו להגדיר על אילו שדות יפל המנגנון, כך שבמידה והמנגנון יאתר רשומות נוספות שמכילות את אותו המידע, הוא יתריא לכם על כך במערכת. להרחבה בנושא רכיב התראת כפולים ורכיבים נוספים בעמוד, עברו למאמר הבא.

בשביל להוסיף רכיב זה לעמוד, ראשית בחרו באובייקט שבו נמצא העמוד שליו תתווסף ההתראה. לאחר מכן, בחרו ברשומה אקראית מתוכו, לצורך הדוגמא נבחר באובייקט לקוחות.

בשלב הבא לחצו על כפתור שלוש הנקודות בפינה השמאלית העליונה ואז לחצו על עריכת עמוד.

מצד ימין תוכלו להבחין ברכיב בשם התראת כפולים, לחצו עליו וגררו אותו למיקום הרצוי בטופס. מיד לאחר הגרירה תוכלו להבחין משמאל בהגדרת ההתראות שנפתחה בפניכם ובתיבת בחירה שבה יש להגדיר את השדות שעליהם יפעל המנגנון. בשלב זה תוכלו לבחור בכל אחד מהשדות הקיימים באובייקט כך שברגע שהמידע שנמצא בשדות אלה יופיע בשתי רשומות או יותר המערכת תתריא עליהן ככפולות.

לצורך הדוגמא נבחר שמנגנון הכפולים באובייקט לקוחות יפעל על השדות ״ח.פ.״, ״טלפון ראשי״ ו״טלפון משני״. כך שמעכשיו כל לקוח שהח.פ ו/או הטלפון הראשי ו/או הטלפון המשני שלו כבר קיים ברשומת לקוח אחרת במערכת, נקבל על כך התראה.

הערה חשובה: מספיק שאחד מהשדות שהגדרתם בכפולים יאותר ברשומה אחרת בשביל שהרשומה תיחשב לכפולה. כלומר, אין צורך שכל השדות יאותרו ככפולים ומספיק שדה אחד.

המנגנון עובד בצורה הבאה: בודק כל שדה מול עצמו וגם מול כל שאר השדות האחרים שבמנגנון. כלומר, שדה טלפון ראשי ברשומת לקוח א׳ תיבדק מול שדה טלפון ראשי וגם מול שדה טלפון משני וגם מול שדה ח.פ. בלקוח ב׳ וכן הלאה גם עבור השדות טלפון משני ח.פ. שבלקוח א׳. כך שגם במידה ו״טלפון ראשי״ בלקוח א׳ זהה לטלפון שהוזן בשדה ״טלפון משני״ בלקוח ב׳ תזוהה כפילות במערכת.

לאחר הגדרת הרכיב לחצו על שמור לשמירת הרכיב בעמוד.

שימו לב: רכיב התראת כפולים מגיע כברירת מדל במערכת באובייקט לקוחות ובאובייקט אנשי קשר. באובייקט לקוחות הרכיב פועל על השדות: טלפון ראשי, טלפון משני, טלפון שלישי, דואר אלקטרוני, דואר אלקטרוני 2, דואר אלקטרוני 3. באובייקט אנשי קשר הרכיב יפעל על השדות: טלפון ראשי ודואר אלקטרוני 1.

מעכשיו בכל פעם שתיווצר רשומת לקוח בעלת אותו ערך באחד מהשדות שהוגדרו ככפול, תקבלו על כך התראה במקום בו ממוקם רכיב התראת הכפולים בעמוד.

התראת רשומות כפולות במערכת:

ברגע שרשומה תזוהה ככפולה במערכת תוכלו להבחין בשורה כחולה במיקום בו נמצא רכיב התראת כפולים שמסמלת על כך שנמצאו רשומות כפולות באובייקט.

בשורה זו תוכלו לראות את כמות הרשומות שאותרו ככפולות וגם לבחור האם תרצו לצפות בכפילות או למזג את הרשומות לכדי רשומה אחת.

לחיצה על צפייה תפתח רשימה של כל הרשומות שאותרו ככפולות באובייקט עם שדות מתוך הרשומה. השדות שיופיעו ברשימה לצפייה, הם השדות שהוגדרו להופיע בתצוגת ברירת מחדל שקיימת באותו האובייקט. בשביל לערוך את השדות שנמצאים בצפייה יהיה עליכם לערוך את העמודות שנמצאות בתצוגת ברירת המחדל באותו האובייקט. להרחבה בנושא עריכת תצוגה עברו למאמר הבא.

לחיצה על מיזוג תאפשר מיזוג של שתי רשומות לרשומה ממוזגת אחת.

מיזוג רשומות כפולות:

המערכת מאפשרת למזג בכל פעם שתי רשומות כפולות. כך שבמידה וישנן מספר רשומות כפולות לאותה רשומה, תוכלו למזג שתיים מהן בכל פעם.

לחיצה על מיזוג תפתח את חלונית המיזוג בה תוכלו להבחין בשלוש עמודות שונות: עמודה ראשונה עבור הרשומה הנוכחית בה אתם נמצאים, עמודה שנייה עבור הרשומה הכפולה והעמודה השלישית היא העמודה הממוזגת החדשה שתיווצר.

בכל מיזוג תופיע בעמודה השנייה, הרשומה הראשונה שמוצעת למיזוג. במידה וזו היא אינה הרשומה אותה תרצו למזג, לחצו על דלג ותגיעו לרשומה הבאה בתור אותה תוכלו למזג עם הרשומה הנוכחית.

מכל רשומה סמנו את תיבת הבחירה לצד הערך שתרצו שיועבר לרשומה הממוזגת ובעמודה השמאלית תוכלו לראות בזמן אמת, את ערכי הרשומה החדשה שתיווצר שמכילה שילוב מידע משתי הרשומות שמתמזגות.

לאחר שווידאתם את המידע אותו תרצו לשמר ברשומה החדשה, לחצו על מזג רשומות והמיזוג יתבצע.

בזכות המיזוג תוכלו להבחין במספר נמוך יותר של רשומות כפולות שנמצאו במערכת וכעת בדיוק באותו האופן תוכלו להמשיך ולמזג את הזוג הבא של הרשומות הכפולות.

מיזוג רשומות ידני:

מלבד האפשרות של מיזוג רשומות שאותרו ככפולות על ידי רכיב התראת הכפולים, תוכלו גם למזג רשומות במערכת לבחירתכם.

כמו בכל מיזוג במערכת גם כאן תוכלו למזג רק שתי רשומות במערכת לכדי רשומה אחת בכל פעם. בשביל לבצע זאת, בשלב הראשון, היכנסו לאובייקט ובתוכו לתצוגה המכילה את הרשומות הכפולות. סמנו שתי רשומות שברצונכם לבצע להן מיזוג ומיד תוכלו להבחין באפשרות של מזג רשומות.

לחיצה על כפתור זה תוביל אתכם למיזוג של שתי הרשומות לרשומה אחת שמכילה את המידע הרלוונטי שתרצו לקחת מכל אחת מהרשומות.

לסיום לחצו על מזג רשומות והמיזוג יושלם.

מספר הערות חשובות:

1. שדות ריקים בשתי הרשומות לא יופיעו בזמן בחירת השדות בחלונית המיזוג, אך אם שדה אחד ריק ואחד מלא המערכת אוטומטי תבחר את המלא.

2. הפעילויות שישמרו בסטרים הרשומה הממוזגת, הן רק הפעילויות שהיו ברשומה אליה מוזגו הרשומות. לדוגמא אם תמזגו לקוח א׳ ולקוח ב׳ אל תוך לקוח א׳, ישמרו רק הפעילויות שהיו בסטרים של לקוח א׳.

3. הרשומות המקושרות לאובייקט ישמרו גם כן רק מהרשומה אליה מוזגו הרשומות, בדיוק באותו האופן כמו הפעילויות בסטרים.

הרשאות למיזוג:

בשביל למזג רשומות במערכת עליכם לוודא כי קיימות לכם ההרשאות המתאימות לכך. לאחר הכניסה להרשאת התפקיד של המשתמש בדקו שקיימות לו ההרשאות לעריכה ולמחיקה באובייקט בו יתבצע המיזוג. בנוסף וודאו כי מסומן V לצד האפשרות למיזוג רשומות.

בשביל ללמדוד כיצד להיכנס להרשאות התפקיד ולנהל אותן, עברו למאמר המצורף כאן.

דרך שנייה- שדה כפול:

שדה ״כפול״ הוא שדה שמגיע כברירת מדל עם המערכת באובייקט לקוחות בלבד ומסייע לאתר רשומות כפולות באופן אוטומטי.

שדה כפול מופעל על השדות הבאים באובייקט לקוחות: טלפון ראשי, טלפון משני, טלפון שלישי, דואר אלקטרוני, דואר אלקטרוני 2, דואר אלקטרוני 3.

ברגע שרשומת לקוח תכיל מידע זהה לרשומת לקוח אחרת באחד מהשדות הללו, שדה ״כפול״ יתמלא עם הערך ״כן״.

הערה חשובה: במידת הצורך ניתן לערוך את שדה ״כפול״ גם באופן ידני ולהזין בו את הערכים ״כן״ או ״לא״ כרצונכם.

שדה זה עשוי להיות שימושי מאוד במקרים בהם תרצו ליצור תצוגה של כל הלקוחות שאחד ממספרי הטלפון או כתובות הדוא״ל שלהן זוהו ככפולות במערכת. בשביל לעשות זאת, צרו תצוגת לקוחות חדשה וסננו אותה כך שתציג רק את הלקוחות שקיים להם הערך ״כן״ בשדה ״כפול״. להסבר על יצירה וסינון של תצוגות לחצו כאן.

בשביל שמנגנון הכפולים האוטומטי יפעל במערכת שלכם, הגדירו זאת בפרטי החברה שלכם. לחצו על גלגל השיניים בסרגל הראשי ובחרו בפרטי חשבון וחיוב. תחת פרטי חברה שימו לב שמוזן לכם הערך כן בבדיקת כפולים. במידה ולא, ערכו את שדה זה.

במידה ושדה זה לא נמצא בטופס הלקוח שלכם תוכלו להוסיף אותו לרכיב הטופס בכל שלב. להסבר על הוספת שדות לטופס תוכלו להיעזר במאמר הבא.

ישנם כמה מצבים בהם המנגון לא יעבוד כמצופה:

1. בדיקת הכפולים האוטומטית לא מתבצעת במידה ולידים כפולים נכנסים למערכת בו זמנית, מצב זה יכול להיווצר בעת יבוא קובץ חדש שמכיל בתוכו מראש רשומות כפולות, בקבלת לידים דרך דף נחיתה/אתר או בהזנה של ליד במקביל בצורה ידנית.

2. זיהוי כפולים במערכת מחפש נתונים דומים בשדות שהוגדרו כטלפון או דואר אלקטרוני על פי שם מערכת. כל שדה שנוצר מקבל מזהה יחודי, מערכת זיהוי הכפילויות סורקת את שדות המערכת בשם {telephone1}, {emailaddress1}. לכן יש להקפיד לא לנתב שדות אלו לשימושים אחרים, ולשמור אותם ליעוד של טלפון/דואר אלקטרוני בלבד.

3. עסקים רבים מכניסים בשדה הטלפון טקסט נוסף מלבד המספר עצמו (לדוגמא: "(שלוחה 2) 0521111111").
במידה וישנה עוד רשומה המכילה בשדה הטלפון את הטקסט "שלוחה 2" התוכנה תזהה רשומה זאת ככפולה. אנו ממליצים לשמור מידע זה בשדה נפרד על מנת להמנע מטעויות בזיהוי הכפילויות.