הוספת הסטרים לעמוד:

הסטרים הוא אחד מהרכיבים שניתן להוסיף בכל עמוד שבכל אובייקט במערכת. בסטרים ניתן לתעד ולצפות בכל הפעולות שהתבצעו באותה רשומה ובכך להישאר מעודכנים.

מטרת הסטרים היא לאפשר תיעוד תהליכים, לבצע שליחת מיילים ו-SMS, להוסיף קבצים רלוונטים, ליצור משימות לחברי הצוות ועוד.

הסטרים הוא אחד מארבעת הרכיבים שמתקבלים כברירת מחדל בכל עמוד נוצר במערכת. במידה ובעמוד בו אתם נמצאים רכיב הסטרים הוסר ואיננו קיים, בתור התחלה יהיה עליכם להוסיף אותו לעמודכם לפי ההסבר שמצורף כאן.

יצירת הערות:

בסטרים ניתן לכתוב הערות שונות כדי לתעד את הפעולות שנעשו עם הלקוח. הערות משמשות בעיקר לתכתובות פנים ארגוניות שקשורות ללקוח, בכדי שאתם ושאר חברי הצוות שלכם תוכלו לצפות בהן ולהתעדכן, אך יכולות כמובן לשמש לכל צורך אישי שמצריך תיעוד. לכל הערה שנכתבה ניתן להוסיף תגובות ובכך לייצר שיח בין המשתמשים ברשומת לקוח מסוימת. לצד כל הערה שנרשמת או תגובה שמצורפת, מתווספים התאריך והשעה בהם הן נוצרו ושם המשתמש שיצר אותן. הערה לדוגמא שניתן לרשום היא הערה על כך שהלקוח חתם על הצעת המחיר ויש לדרוש ממנו חיוב בגין ההזמנה.

תיוג משתמשים:

בשביל שמשתמש מסוים יקבל התראה על הערה ספציפית שנכתבה, ניתן להוסיף בכל הערה ובכל תגובה תיוג של משתמש. התיוג נעשה על ידי הוספת הערך ״@״ שלאחריו תיפתח רשימת כל המשתמשים במערכת, אשר מתוכה יש לבחור את המשתמש הרצוי. בשביל לבצע חיפוש ברשימת המשתמשים לתיוג, הקלידו את תחילת השם של המשתמש כך שיעלו רק תוצאות חיפוש שעונות לשם זה.

כך על ידי הערות ותגובות תוכלו ליצור שיח הקשור ללקוח ולתעד מידע פנים ארגוני במקום אחד מסודר.

יצירת משימות:

אפשר נוספת היא ליצור משימות הנוגעות ללקוח מסוים ישירות דרך הסטרים. משימות משמשות לתזכור משתמשי מערכת בפעולות שעליהם להשלים ולבצע כמו: ליצור קשר עם הלקוח, לשלוח הצעת מחיר, לתאם פגישה וכדומה. בכל משימה יש לבחור את המבצע שלה ואת מועד הביצוע שלה הכולל תאריך ושעה. בחירת המשתמש המבצע תעבוד בצורה אוטומטית כך שתשייך למשימה את המשתמש שכרגע יוצר את המשימה. ניתן לשנות את שיוך המשתמש על ידי לחיצה על שם המשתמש ובחירה מתוך רשימת המשתמשים את המשתמש הרצוי, אפשר להיעזר בשורת החיפוש. על ידי לחיצה על שדה התאריך, ניתן להגדיר את זמן ביצוע המשימה. אפשר לבחור בזמן רצוי מהרשימה או להזין תאריך ושעה מועדפים בשורה התחתונה. משימה לדוגמא שניתן ליצור היא משימה שתתזכר את נציג מכירות להתקשר ללקוח מחר בבוקר.

במידה ויש צורך להזין פרטים נוספים אודות המשימה, לחצו על כפתור ההגדלה ויפתח חלון הניתן למזעור שמציג את רשומת המשימה עם כל השדות שבתוכה.

לסיום ושמירת המשימה החדשה לחצו על שמור שלאחריו המשימה תופיע בראש סטרים הלקוח. כל המשימות בסטרים הרשומה מסודרות בסדר כרונולוגי כאשר משימות שטרם בוצעו יופיעו בראש הסטרים. השלמת משימה מהסטרים מתבצעת בפשטות על ידי סימון תיבת הבחירה לצד המשימה והפיכתה לירוקה.

שימו לב: חשוב מאוד למלא את שדה ״תאריך סיום״ בכל משימה. בשביל לקבל התראה בפעמון על משימה קרובה, המשימה חייבת להכיל את מועד הביצוע שלה. ללא תאריך למשימה, המשימה עלולה להתפספס ולא להתבצע על ידי המשתמש.

בשביל ללמוד עוד על ניהול משימות במערכת ועל האפשרויות שעומדות בפניכם לחצו כאן.

שליחת דוא"ל:

ניתן לשלוח הודעת דואר אלקטרוני ללקוח ישירות מסטרים הלקוח ולקבל מיילים בחזרה ישירות לכרטיס הלקוח במערכת. כך למעשה תוכלו לנהל התכתבות מיילים עם לקוחותיכם ולקבל תיעוד אוטומטי מלא בכרטיס הלקוח הרלוונטי מבלי לנווט בין מספר פלטפורומות במקביל. חשוב לדעת שאפשרות זו תינתן רק לאחר חיבור תיבת המייל שלכם למערכת. כדי לחבר את תיבת הדוא"ל הצוותית שלכם למערכת קראו את המאמר שמצורף כאן.

בכל הודעת דוא״ל קיימים ארבע שדות שיש למלא:

• מאת- תחת שדה זה יש לבחור את כתובת המייל ממנה תישלח ההודעה. כמות המיילים שיופיעו לבחירה יהיו כמספר תיבות המייל שמחוברות למערכת שלכם.
• אל- בשדה זה יש למלא את כתובת הדוא״ל של הלקוח אליו ישלח המייל. במידה ובשדה ״דואר אלקטרוני״ בכרטיס הלקוח קיימת כתובת דוא״ל, הכתובת תישאב באופן אוטומטי מבלי שתצטכו להזין אותה. במידה ותרצו, ניתן להחליף ולעדכן את הכותבת לשליחה לכתובת אחרת. תוכלו להוסיף מספר נמענים במידת הצורך על ידי הקלדת כתובות המייל שלהם ולחיצה על אנטר בין כתובת לכתובת.
• נושא- כמו בכל הודעת מייל, יש לכתוב את הנושא לשמו נשלח המייל.
• גוף- הודעת המייל עצמה. ניתן להוסיף לגוף קבצים וקישורים ולהשתמש בעורך על מנת לסגנן את תוכן הודעה שנשלחת.

לסיום ושליחת המייל לחצו על שלח וסיים שיחה. למעבר להסבר על האפשרויות שקיימות בחיבור תיבות מייל למערכת שלכם וכיצד לנהל אותן עברו למאמר הבא.

תיעוד לוג שיחה:

לוג שיחה נועד לתיעוד השיחות שמתבצעות עם הלקוח ולשיתופו בין כל חברי הצוות הרלוונטים. בעת לחיצה על לוג שיחה בסטרים כרטיס הלקוח, יפתח חלון ליצירת לוג שיחה חדש.

בלוג שיחה ניתן לסווג את סוג השיחה ואת תוצאת השיחה ובתיאור יש לכתוב את תמצית השיחה שנעשתה עם הלקוח. שימוש בלוג שיחה עשוי להיות יעיל מאוד בשביל להבין אילו דברים סוכמו עם הלקוח וכיצד להתנהל בהמשך הטיפול מולו. לכל לוג שיחה שנכתב יתווספו גם התאריך והשעה בהם נעשה התיעוד ושם המשתמש שכתב אותו. גם כאן ניתן להגדיל ולמזער את חלונית הלוג למען פונקציונאליות נוחה.

דוגמא לשיחה שניתן לתעד היא שיחה יוצאת ללקוח קיים על מנת לוודא שהוא מרוצה מהמוצר שקיבל. בדוגמא זו תחת ״סוג״ תוכלו לבחור ב״שימור״ ובתוצאה בחרו ב"שיחה יוצאת".

הערה חשובה: כאשר נוסף לוג שיחה חדש ברשומת לקוח, ניתן יהיה לראות אותו גם בסטרים הלקוח וגם כרשומה באובייקט לוג שיחה.

כמו יתר הפעולות בסטרים, גם לוג השיחה יתווסף לסטרים על פי סדר כרונולוגי. לסיום ושמירה לחצו על שמור ולסיום וכתיבת לוג שיחה חדש, לחצו על החץ שלצידו ובחרו בשמור וחדש.

העלאת קובץ:

לעיתים עולה הצורך להעלות ולתעד קבצים בסטרים. דוגמא לקובץ שנחוץ להעלות יכולה להיות למשל כאשר הלקוח חתם על חוזה ודרוש תיעוד של החוזה החתום בכרטיס הלקוח. העלאת קבצים שימושית ביותר לתיעוד כל המסמכים הקשורים ללקוח במקום מסודר אחד.

כדי לעשות זאת, לחצו על קובץ בסטרים וגררו תמונה מהמחשב או לחלופין לחצו על כפתור לחץ כאן ובחרו את הקובץ הרלוונטי. תוכלו להעלות מספר תמונות בבת אחת על ידי לחיצה על הוסף קובץ + ולצרף קבצים נוספים.

לכל קובץ אפשר לצרף תיאור תחת ״כתוב הערה״ ולסיום והעלאה לחצו על שמור. גם במקרה הזה לצד כל קובץ יצורפו המועד בו הוא הועלה והמשתמש שהעלה אותו.

לחיצה על הקובץ לאחר צירופו לכרטיס תאפשר צפייה מקדימה שלו וכן גם הורדת הקובץ ישירות למחשב. במצב תצוגה מקדימה של הקובץ, ניתן גם לדפדף בעזרת החצים ולצפות בקבצים נוספים שהועלו לכרטיס.

שימו לב: תינתן תצוגה מקדימה רק עבור קבצים עם סיומות מסוג תמונה, מיקרוסופט אופיס ו-PDF.

שליחת SMS:

פעולה נוספת שניתן לבצע היא שליחת SMS ללקוח ישירות מהסטרים במערכת. כך תוכלו לשלוח הודעות ישירות מהלקוח תוך צפייה בכל הפרטים הרלוונטים אודות הלקוח.

בשליחת SMS המספר אליו תישלח ההודעה מתמלא אוטמטית משדה ״טלפון ראשי״ בכרטיס הלקוח אך במידת הצורך ניתן להחליפו במספר אחר. בתוכן ההודעה תוכלו להזין טקסט חופשי כרצונכם.

המספר שיוצג ללקוח שממנו נשלחה הודעת הטקסט הוא המספר שנמצא בפרופיל המשתמש, תחת שדה "טלפון בעבודה". כלומר, בפרופיל של כל משתמש ישנו שדה בשם ״טלפון בעבודה״ אותו תוכלו לערוך בהתאם למספר שתרצו שיוצג ללקוח. לאחר השליחה, תוכלו לראות חיווי לכך בסטרים בו ירשם תוכן ההודעה, השולח ותאריך השליחה.

שימו לב: ששירות זה כרוך בתשלום נוסף בגין ההודעות שנשלחות. בשביל להוזיל את העלות ל-SMS מומלץ לרכוש חבילת הודעות שתתעדכן לתוך המערכת ותאפשר צפייה בכל עת ביתרת ההודעות שנותרו לשימוש. למעבר לחבילות ה-SMS לחצו כאן.

תבניות SMS:

בדומה להודעות דוא״ל, גם כאן במידה ויש לכם הודעה שאתם נוטים לשלוח בתדירות גבוהה תוכלו להכניס אותה כתבנית במערכת. לחיצה על תבניות תפתח את כל תבניות ה-SMS הקיימות ולחיצה על נהל תבניות תאפשר לכם לערוך את הקיימות וגם ליצור חדשות.

לסיום ושליחת ההודעה לחצו על כפתור שלח.

הוספת פגישה:

בלחיצה על פגישה בסטרים יפתח חלון ליצירת פגישה חדשה עבור הלקוח. בחלון שנפתח תוכלו להבחין ביומן השבועי כך שתוכלו לסנכרן את הפגישה עם יתר הפגישות שנמצאות לכם בלו״ז.

כברירת מחדל, כל עוד לא הגדרתם אחרת, קיימים ארבעה שדות שחובה שיש למלא:

• נושא- יש למלא את נושא ההודעה שיהווה גם את שמה של הפגישה ביומן.
• שם נציג- יש לבחור את המשתמש שאליו תהיה משוייכת הפגישה ביומן.
• תאריך התחלה- מילוי של תאריך ושעת ההתחלה של הפגישה.
• תאריך סיום- מילוי של תאריך ושעת הסיום של הפגישה.

טיפ: בשביל לראות את הלו״ז בצורה טובה יותר תוכלו להחליף בין יום לשבוע ולנווט בין השבועות על ידי חיצי הניווט העליונים.

שדה ״משוייך ל״ יתמלא באופן אוטומטי עם רשומת הלקוח אשר בסטרים שלו נוצרה הפגישה ותקשר את הלקוח לפגישה ביומן. אם תרצו תוכלו למלא ששדות נוספים כמו שדה ״משאב״, ״עדיפות״, ״מקום״ וכדומה.

גם כאן ניתן להגדיל ולמזער את חלונית הפגישה למען פונקציונאליות נוחה.

בלחיצה על שמור הפגישה תתווסף ליומן הפגישות שלכם או של המשתמש לו קבעתם את הפגישה וכמובן גם פעילות חדשה בשעון הפעילויות.

הערות חשובות:

1. רשימת המשתמשים שתוצג לכם לבחירה במערכת בקביעת מבצע למשימה, שיוך נציג לפגישה, תיוג משתמש בההערה ועוד תלויה ברמת השיתוף שהוגדרה לתפקיד שלכם. בשביל לצפות ברשימת כל המשתמשים במערכת, עליכם להיות בעלי הרשאה ל״קריאה״ ושיתוף ״ברמת הארגון כולו״ תחת הרשאת ״משתמשים״.

2. בשביל למחוק כל אחת מהפעולות שנרשמו בסטרים יש ללחוץ על ה-X שלצידה ובחלונית שנפתחה לבחור במחק.

3. בסטרים של כל רשומה מופיעות 50 הפעולות האחרונות שתועדו בכרטיס, כמו לוגי שיחה, הערות, פגישות, קבצים וכדומה. בשביל לטעון פעילויות ישנות יותר לחצו על כפתור טען עוד ויוצגו עוד כ-50 פעילויות נוספות.

4. בשביל לשלוט על המידע שמוצג בסטרים נועד המשפך שנמצא בחלקו העליון של הסטרים. לחיצה על המשפט תפתח את כל הפעילויות שקיימות בסטרים כך שתוכלו לקבוע על ידי סימון פשוט את מי מהם תעדיפו לראות בכל רגע נתון בסטרים. לחיצה על בחר הכל תוביל להופעתם של כל הפעילויות שהתקיימו בתוך הסטרים. לשמירת השינויים לחצו על שמור. לאחר השמירה השינויים בסינון הסטרים ישמרו לצמיתות עד שתבצעו בהם שינויים נוספים.