מאמר זה יעסוק בדוגמאות נפוצות לאוטומציות לשיחת SMS. תוכלו ליצור אוטומציה לשליחת הודעות SMS עבור קבוצת לקוחות, אנשי קשר או כל גורם אחר. 

המאמר יסקור שתי דוגמאות נפוצות מאוד לשימוש בסוג אוטומציה זו. הראשונה היא שליחת הודעה פרטנית אוטומטיות לכל לקוח שלא ענה והשנייה היא שליחת קבוצת הודעות בבת אחת עם ברכת חג שמח.

לפני קריאת מדדריך זה מומלץ לקרוא את המאמר הבא שעוסק בבניית אוטומציה לשליחת SMS.

דוגמא ראשונה- שליחת הודעת SMS ללקוח שלא ענה:

דוגמא זו תסביר איך אפשר לשלוח הודעה אחת בכל פעם לכל לקוח שניסיתם ליצור איתו קשר אך לא היה מענה מצידו.

בשביל לבצע פעולה זו עקבו אחר כל השלבים המפורטים למטה.

שלב ראשון- יצירת סטטוס חדש:

בשביל לאתר את כל אותם הלקוחות שלא ענו כך שתוכלו לשלוח להם את ההודעה, ראשית עליכם לסווג אותם בסטטוס ״אין מענה״.

תוכלו לעשות את או על ידי הקמת שדה חדש או על ידי הוספת ערך נוסף בשדה קיים, כמו למשל שדה ״סטטוס״.

הערך החדש שיתווסף ישמש כטריגר להפעלת האוטומציה שתיבנה בהמשך.

בשביל לעשות זאת, לחצו על גלגל השיניים במערכת ותחת מערכת בחרו בהגדרת רשומות.

כעת יש לבחור באובייקט לקוחות מכיוון שבדוגמא זו תישלח הודעת SMS לכל לקוח שניסינו ליצור עימו קשר אך לא היה מענה.

לחצו על שדות רשומה וכעת בחרו אם ברצונכם ליצור שדה חדש להפעלת האוטומציה או לעדכן שדה קיים. דוגמא זו תעסוק בהוספת ערך חדש לשדה קיים.

תוכלו להוסיף ערך לשדה קיים כמו למשל הערך ״אין מענה״ בשדה ״סטטוס״ שיפעיל את הטריגר לאוטומציה.

בשביל לעשות זאת, אתרו את שדה סטטטוס מבין רשימת השדות והיכנסו לעריכה שלו.

לחצו על הוסף ערך, הוסיפו את הערך ״אין מענה״ ובחרו לו צבע רצוי מפלטת הצבעים.

תוכלו גם לגרור את הערך למיקום בו תרצו שיופיע ברשימה ולסיום שמרו את השינויים בשדה.

שלב שני- בניית האוטומציה:

בכדי לבנות אוטומציה חדשה במערכת, לחצו בסרגל הראשי על אובייקט אוטומציות. במידה ואינכם רואים אותו בסרגל הראשי לחצו על עוד ואתרו אותו מבין הרשימה שנפתחה בפניכם.

לחצו על חדש ובחרו את סוג האובייקט אשר הפעולה בתוכו תפעיל את האוטומציה. בגלל שאנחנו מדברים על לקוח שלא ענה, נבחר באובייקט לקוחות.

בשלב הראשון ניתן שם לאוטומציה על ידי לחיצה על הכותרת ״אוטומציה חדשה״ והחלפתה לשם אינפורמטיבי שתואם את האוטומציה.

תחת ״מתי״ נקבע מתי האוטומציה תחול, בגלל שהדוגמא עוסקת בעדכון סטטוס הלקוח, יש לבחור ברשומת לקוח עודכנה.

תחת ״אם״ יש להוסיף תנאי שבו תפעל האוטומציה, לשם כך לחצו על הוסף סינון, והגדירו מהו השדה שבעת שינויו, יופעל התהליך וישלח ה-SMS.

במקרה זה, האוטומציה תפעל רק במידה וסטטוס הלקוח יכיל את הערך החדש "אין מענה" בשדה "סטטוס" .

שימו לב: בשביל לשמור את סינון שהגדרתם יש ללחוץ על החל בתחתית הסינון.

תחת ״אז״ לחצו על הוסף פעולה ובחרו באפשרות של שליחת SMS כיוון שזו הפעולה שנרצה שתתבצע.

לאחר הלחיצה תיפתח חלונית משמאל בה יש להגדיר ממי ולמי תישלח ההודעה ומה יהיה התוכן שכתוב בה.

תחת ״מאת (מספר)״ לחצו על הוסף מספר ובחרו את מספר הטלפון ממנו ישלח ה-SMS. במידה ועדיין לא מוזן לכם מספר ברשימה ועליכם לאמת מספר טלפון לראשונה, לחצו על הוסף מספר טלפון והוסיפו את המספר החדש.

לאחר ההוספה ישלח SMS ובו קוד בן 6 ספרות למספר שהזנתם, הקלידו את הקוד במערכת וכך תתבצע ולידציה חד פעמית למספר הטלפון החדש.

תחת ״אל״ לחצו על הוסף נמענים ובחרו את השדה בו אתם נוהגים להזין את מספרי הטלפון של הלקוחות שלכם, לדוגמא שדה ״טלפון ראשי״.

כעת נסחו את גוף ההודעה הרצויה ובמידת הצורך שלבו בתוכה תגיות דינאמיות. תגיות דינאמיות יוכלו לעזור לכם לנסח הודעה מנוסחת אישית ולשאוב פרטים רלוונטים מתוך כרטיס הלקוח. להרחבה בנושא תגיות דינאמיות עברו למאמר הבא.

לסיום שמרו את הפעולה שיצרתם, הפכו את האוטומציה החדשה לסטטוס ״פעיל״ ושמרו אותה.

שלב שלישי- שליחת ההודעה:

בשלב הזה נראה את ההודעה שנשלחת ואת הניסוח שנכתב, אם תרצו תוכלו לחזור לאוטומציה ולבצע תיקונים בנוסח בכל שלב.

בחרו בלקוח מתוך הרשימה, מומלץ בשלב הזה לבחור בלקוח טסט שמספר הטלפון שמוזן בו הוא מספר הטלפון שלכם.

לכן בדוגמא זו נבחר בלקוח ״לקוח טסט״ ונשנה את הסטטוס שלו לערך החדש ״אין מענה״.

לסיום לחצו על סימן הפילטר בשביל לוודא שהאפשרות של SMS מסומנת וצפו בעדכון מערכת עבור ההודעה שנשלחה.

צפו בהודעה שקיבלתם לנייד וגם בעדכוני המערכת בסטרים הלקוח ובמידה ותרצו לבצע תיקונים בניסוח, היכנסו לאוטומציה ובצעו שינויים מתאימים.

דוגמא שנייה- שליחת הודעת SMS עם ברכת חג שמח:

דוגמא זו תסביר איך אפשר לשלוח קבוצת הודעות עבור ברכת חג שמח לקבוצת לקוחות רצויה.

בשביל לבצע פעולה זו עקבו אחר כל השלבים המפורטים למטה.

שלב ראשון- יצירת שדה חדש:

בשביל לסווג את כל אותם הלקוחות אליהם תרצו לשלוח את ה-SMS עם ברכת החג יש ליצור שדה חדש.

השדה החדש שיווצר ישמש כטריגר להפעל האוטומציה במערכת ושליחת ההודעה.

בשביל לעשות זאת, לחצו על גלגל השיניים במערכת ותחת מערכת בחרו בהגדרת רשומות.

כעת יש לבחור באובייקט לקוחות מכיוון שבדוגמא זו תישלח הודעת SMS לכל לקוח שנבחר לשלוח לו ברכה לחג.

לחצו על שדות רשומה ואז לחצו על חדש והוסיפו שדה חדש למערכת מסוג תיבת בחירה.

תנו לשדה החדש שם כמו למשל ״שליחת ברכה לחג״ ועל ידי לחיצה על הוסף ערך הוסיפו לו את שני הערכים ״כן״ ו״לא״. בהמשך נגדיר שלכל לקוח שמכיל את הערך ״כן״ תישלח הברכה ולקוח שמכיל את הערך ״לא״ ההודעה לא תישלח.

תוכלו כמובן גם להוסיף צבע נבחר לכל אחד מהערכים, להרחבה בנושא שדה מסוג תיבת בחירה עברו למאמר הבא.

לסיום לחצו על שמור וגשו להוסיף את השדה החדש לעמוד הרלוונטי באובייקט הלקוחות שלכם.

שלב שני- הוספת השדה החדש לעמוד:

בכדי להוסיף את השדה החדש ״שליחת ברכה לחג״ לעמוד הלקוחות, לחצו בסרגל הראשי על אובייקט לקוחות ואז בחרו בלקוח אקראי מהרשימה.

כעת לחצו על כפתור שלוש הנקודות בפינה השמאלית העליונה ובחרו בעריכת עמוד.

לחצו על המקטע אליו תרצו להוסיף את השדה החדש, למשל מקטע ״פרטי לקוח״, ומשמאל בחרו באפשרות של הוסף שדה.

אתרו מהרשימה את השדה החדש שיצרתם ומקמו אותו היכן שתראו לנכון.

לסיום שמרו את השינויים במעמוד על ידי לחיצה על שמור בפינה העליונה.

שלב שלישי- בניית האוטומציה:

בכדי לבנות אוטומציה חדשה במערכת, לחצו בסרגל הראשי על אובייקט אוטומציות. במידה ואינכם רואים אותו בסרגל הראשי לחצו על עוד ואתרו אותו מבין הרשימה שנפתחה בפניכם.

לחצו על חדש ובחרו את סוג האובייקט אשר הפעולה בתוכו תפעיל את האוטומציה. בגלל שאנחנו מדברים על שליחת ברכה ללקוח, נבחר באובייקט לקוחות.

בשלב הראשון תנו שם לאוטומציה על ידי לחיצה על הכותרת ״אוטומציה חדשה״ והחלפתה לשם אינפורמטיבי שתואם את האוטומציה.

תחת ״מתי״ נקבע מתי האוטומציה תחול, בגלל שהדוגמא עוסקת בעדכון השדה עם הערך ״כן״, יש לבחור ברשומת לקוח עודכנה.

תחת ״אם״ יש להוסיף תנאי שבו תפעל האוטומציה, לשם כך לחצו על הוסף סינון, והגדירו מהו השדה שבעת שינויו, יופעל התהליך וישלח ה-SMS.

במקרה זה, האוטומציה תפעל רק במידה ושדה "שליחת ברכה לחג״ יכיל את הערך ״כן״.

לשמירת הסינון לחצו על החל בתחתית הסינון.

תחת ״אז״ לחצו על הוסף פעולה ובחרו באפשרות של שליחת SMS כיוון שזו הפעולה שנרצה שתתבצע.

לאחר הלחיצה תיפתח חלונית משמאל בה יש להגדיר ממי ולמי תישלח ההודעה ומה יהיה התוכן שכתוב בה.

תחת ״מאת (מספר)״ לחצו על הוסף מספר ובחרו את מספר הטלפון ממנו ישלח ה-SMS. במידה ועדיין לא מוזן לכם מספר ברשימה ועליכם לאמת מספר טלפון לראשונה, ראו הסבר לפעולה זו בשלב השני של הדוגמא הקודמת.

תחת ״אל״ לחצו על הוסף נמענים ובחרו את השדה בו אתם נוהגים להזין את מספרי הטלפון של הלקוחות שלכם, לדוגמא שדה ״טלפון ראשי״.

כעת נסחו את גוף ההודעה הרצויה ובמידת הצורך שלבו בתוכה תגיות דינאמיות. תגיות דינאמיות יוכלו לעזור לכם לנסח ברכה מנוסחת אישית ולשאוב פרטים רלוונטים מתוך כרטיס הלקוח. לסיום שמרו את הפעולה שיצרתם, הפכו את האוטומציה החדשה לסטטוס ״פעיל״ ושמרו אותה.

שלב רביעי- עדכון רשומות ויצירת תצוגה חדשה:

לנוחיותכם מומלץ לבנות תצוגה שתחיל רק את כל הלקוחות אליהם תישלח הודעה. תוכלו לבצע זאת על ידי לחיצה על כפתור שלוש הנקדות ובחירה בצור תצוגה חדשה.

לחצו על הכותרת ״תצוגה ללא שם״ ותנו שם מתאים לתצוגה כמו למשל ״שליחת ברכה לחג״. עכשיו עליכם לסנן את התצוגה כך שתכיל רק לקוחות שמוזן להם הערך ״כן״ בשדה ״שליחת ברכה לחג״.

לשם כך לחצו על כפתור סינון ואז על הוסף סינון. בשם השדה בחרו את השדה החדש, בתנאי בחרו את ״שווה ל״ ובערך בחרו את ״כן״.

לסיום לחצו על החל ואז על שמור.

להרחבה בנושא בניית והגדרת תצוגות חדשות במערכת והוספת סינונים נדרשים עברו למאמר הבא. 

טיפ: תוכלו לבצע את שליחת הברכה לחג גם בסינון על פי שדות קיימים ללא יצירת שדה חדש במערכת. לצורך הדוגמא תוכלו להחליט שההודעה תישלח לכל הלקוחות הפעילים שלכם ולכן ליצור תצוגה של כל הלקוחות הפעילים במערכת ולהפעיל את השליחה על אותה קבוצת לקוחות פעילים.

בשלב האחרון עליכם לסמן את הערך ״כן״ בשדה ״שליחת ברכה לחג״ לכל לקוח שאליו תרצו שתישלח הברכה. תוכלו לסמן למשל רק לקוחות חדשים / וותיקים / עסקיים / פרטיים ובעצם כל לקוח לו תרצו שההודעה תישלח.

לאחר עדכון הרשומות, תוכלו לראות איך כל לקוח שסימנתם לו את הערך ״כן״ יכנס מיידית לתצוגה החדשה שבניתם ובסטרים הלקוח יופיע עדכון מערכת על כך נשלחה ההודעה.

אפשרות נוספת- שליחת ברכה ללקוחות פעילים:

אם ברצונכם לשלוח את ההודעה לקבוצת לקוחות שכבר מסווגת במערכת כמו לדוגמא לקוחות שהסטטוס שלהם שווה ל״פעיל״.

עמדו על התצוגה שמכילה את אותם הלקוחות הפעילים, סמנו את כל הרשומות על ידי מילוי תיבת הבחירה העליונה ואז לחיצה על בחר את כל הרשומות.

כעת לחצו על שנה שדה, בשם השדה בחרו את השדה ״שליחת ברכה לחג״, בערך בחרו את ״כן״ ולסיום לחצו על עדכן. להרחבה בנושא שינוי שדה גורף, עברו למאמר שמצורף כאן.

האפשרות הזו תשלח הודעת SMS עם הברכה בדיוק כמו קודם רק הפעם עבור כל הלקוחות הפעילים שלכם. תוכלו כמובן לבחור בקבוצת לקוחות אחרת כמו לקוחות בסטטוס ״חדש״ או לקוחות ״בתהליך.

כל הדוגמאות שהוצגו במאמר הוצגו על אובייקט לקוחות אך יכולות להיות רלוונטיות עבור כל גורם אחר ועבור שליחת הודעת SMS מכל סיבה שהיא.