למדו כיצד להשתמש ב- Team Inbox- תיבת המייל הצוותית במערכת.
Team Inbox, תיבת המייל הצוותית מאפשרת לכם לחבר את תיבות הדואר האלקטרוני המשותפות שלכם למערכת.
היכנסו לאובייקט לקוחות ובחרו בלקוח מסויים מהתצוגה.
בסטרים הלקוח תוכלו להבחין בכפתור הדוא"ל אשר באמצעותו תוכלו לשלוח הודעת מייל חדשה ללקוח או לכל רשומה אחרת במערכת.
המיילים יופיעו בסטרים הכרטיס בסדר כרונולוגי בצירוף שרשור המיילים של אותה השיחה, כאשר החדש ביותר יופיע מעלה.
לצורך הדוגמא, נלחץ על כפתור דוא"ל ויפתח חלון לכתיבה ועיצוב של המייל החדש.
שדה ה"אל" ימשוך את כתובת הדוא"ל מכרטיס הלקוח או איש קשר לפי הערך המוזן בשדה ״דואר אלקטרוני״. כאשר לא נמצאה כתובת דוא"ל למשוך, השדה יישאר ריק ותוכלו למלא כתובת דוא״ל באופן ידני בעצמכם.
הערה חשובה: במידה ותמלאו כתובת דוא"ל לא תקינה, יופיע חיווי באדום בשדה הכתובת במייל.
הזינו את נושא ההודעה וכתבו גם את גוף המייל באמצעות הכלים המוצעים. ניתן גם להעלות קבצים למייל ואף להוסיף תבניות מוכנות מראש.
לחיצה על אייקון הקבצים תוביל לבחירת קבצים מהמחשב. תוך כדי העלאת הקובץ תקבלו חיווי על ההעלאה, וכן גם אם ההעלאה נכשלת. שימו לב שישנה הגבלה של עד 25 MB.
כפתור תבניות המופיע מצד ימין למטה, מאפשר להכניס למייל תבנית מוכנה מראש וגם להוסיף תבנית דוא"ל חדשה ולהשתמש בה.
כאשר משתמש יוצר שיחה ב-Team Inbox, השיחה תהפוך להיות משויכת למשתמש שיצר אותה באופן אוטומטי.
צפיה בהודעות דוא"ל:
כל מייל חדש במערכת יוצר "שיחה" וכל "השב" מתווסף כשרשור לאותה שיחה. יכולות להיות כמה שיחות עם אותו הלקוח, כלומר מספר שרשורי מיילים שונים.
לכל שיחה יש סטטוס: "פתוח" ו"סגור". כשמייל חדש מתקבל סטטוס השיחה הוא "פתוח" וכאשר משיבים לאותו המייל סטטוס השיחה יהפוך ל"סגור". ניתן גם לשנות ידנית את הסטטוס.
בכרטיס הלקוח ישנו שדה בשם "שיחה אחרונה" אליו מקושרת הודעת המייל האחרונה של אותו הלקוח שקיימת באובייקט Inbox. מה שיופיע בשדה זה הוא נושא הודעת הדוא"ל המקושרת.
.png "t (94).png")
שימו לב: שיחות פתוחות שטרם נענו יופיעו ראשונות בסטרים, ביחד עם משימות ופגישות פתוחות.
במידה ואינכם מוצאים את השדה "שיחה אחרונה" בטופס הלקוח, תוכלו להיכנס לעריכת העמוד ולהוסיף את השדה לרכיב הטופס שלכם.
לביצוע פעולה זו היכנסו לאחד הלקוחות במערכת, לחצו על אייקון שלוש הנקודות ובחרו בעריכת עמוד.
כעת עמדו על רכיב הטופס ובחרו במקטע אליו תרצו להכניס את שדה "שיחה אחרונה". לחצו על הוסף שדה ואתרו את השדה מבין רשימת השדות שנפתחה בפניכם, תוכלו להיעזר בבר החיפוש. במידה ולא מופיע לכם רכיב הטופס בעמוד או שאינכם בטוחים במה מדובר, עברו למאמר הבא.
לסיום גררו את השדה למיקום הרצוי במקטע ולחצו על שמור.
לשיחה בסטרים ישנם מספר כפתורים: השב, סטטוס ומטפל שיחה.
לחיצה על תגובה תפתח את חלון עיצוב המייל ללא הנושא ותשייך אוטומטית את השדה "אל" לכתובת ממנה התקבל המייל.
בנוסף, כאשר נשיב על הודעת דוא"ל ההודעה תשוייך לשיחה בצורה אוטומטית ויווצר שרשור לשיחה.
ניתן להשיב לכל המכותבים ע"י לחיצה על תגובה לכולם וניתן להעביר את המייל לכתובת אחרת על ידי לחיצה על כפתור העבר.
כמו כן, ניתן לשנות את הנציג המטפל בלחיצה על השם של המשתמש.
הרשאות Team Inbox:
מנהל מערכת או כל משתמש עם הרשה מתאימה, יכול לבחור בהרשאות התפקיד מי יוכל לראות ו\או להשתמש ב-Team Inbox.
כדי לשלוח הודעת דוא"ל מהמערכת נדרשות ההרשאות הבאות:
- אובייקט תיבות דוא"ל צוותיות - קריאה.
- אובייקט הודעות דואר אלקטרוני - קריאה ויצירה.
- אובייקט Inbox - קריאה ויצירה (ניתן לאפשר גם עריכה על מנת לשנות סטטוס / מטפל בשיחה /שיוך לאובייקט וכדומה).
.png "הרשאות.png")
להרחבה בנושא הרשאות תפקיד עברו למאמר המצורף כאן.