מעקב אחר שינויים במערכת
במערכת תוכלו לבצע מעקב גם אחר שינויים שבוצעו בשדות ברשומות במערכת וגם אחר שינויים שבוצעו בסטרים הרשומה.
מנגון המעקב ישלח אליכם עדכונים, בכל פעם שמשתמש אחר יבצע שינוי במידע אחריו אתם עוקבים ויעזור לכם להישאר מעודכנים בזמן אמת.
מעקב אחר עדכון שדות:
לכל אחד מהשדות במערכת ניתן לבצע מעקב וכך לקבל התראת מערכת בכל שינוי שנעשה בשדה. לדוגמא, תוכלו להגדיר שכל פעם ששדה "סטטוס" באובייקט לקוחות ישתנה על ידי אחד הנציגים, תקבלו על כך עדכון מיידי.
בשביל לבצע מעקב לשדה במערכת, לחצו על גלגל השיניים במערכת ותחת מערכת בחרו בהגדרת רשומות. כעת מבין רשימת האובייקטים, בחרו באובייקט בו נמצא השדה שעליו תרצו לבצע מעקב.
לצורך הדוגמא, נדגים ביצוע מעקב אחרי שדה "סטטוס" באובייקט לקוחות, לשם כך יש לבחור את אובייקט לקוחות.
.gif "Large GIF (1400x800).gif")
לאחר מכן לחצו על שדות רשומה ואתרו את שדה "סטטוס" עליו מתבצע מעקב בדוגמא זו.
עכשיו סמנו את תיבת הבחירה לצד עקבו אחר שדה זה שיוביל לקבלת התראות אחר שינויים בשדה זה באופן אוטומטי, ולסיום שמרו את השינויים.
.png "עקוב אחר שדה זה.png")
מעכשיו בכל פעם שהערך של שדה סטטוס ישתנה, אתם תקבלו על כך התראה מיידית במערכת.
התראות שמתקבלות בעקבות המעקב יופיעו בסטרים הרשומה שבה התבצע השינוי תחת עדכוני מערכת.
היכנסו לרשומה שהסטטוס שלה השתנה, לחצו על המשפך הקטן שבסטרים וסמנו את תיבת הבחירה לצד עדכוני מערכת. סימון התיבה יאפשר לכם בין היתר, צפייה בכל שינוי שנעשה שבאחד מהשדות אחריהם אתם עוקבים.
(27).gif "Large GIF (1400x800).gif")
משתמש שמוגדר כ״מנהל לקוח״ של אותה הרשומה בה התבצע השינוי, יקבל עדכון גם בעדכוני המערכת בסרגל הראשי.
בלחיצה על הפעמון, המשתמש יראה התראה לכך שאחד המשתמשים ביצוע שינוי של ערך הסטטוס ויוכל להבחין מאיזה סטטוס ולאיזה סטטוס הלקוח השתנה.
.png "סוג שדה לתוצאה (16).png")
מעקב אחר עדכון רשומות:
בכדי לקבל עדכונים במערכת על פעילויות שנעשו בסטרים הרשומה סמנו את עצמכם כעוקב לאותה רשומה.
המעקב מאפשר לקבל התראה בפעמון על כל הערה, עדכון מערכת שנשמר או קובץ שהועלה לסטרים של אותה רשומה שהוגדרה למעקב.
ביצוע מעקב יכול להיות מאוד רלוונטי למשל במקרים בהם יש לכם לקוח מיוחד שתרצו לקבל התראה על פעילות שנעשתה מולו או מכירה חשובה שתרצו לקבל כל עדכון שקשור לגביה.
בשביל לבצע מעקב, היכנסו לאותה הרשומה, לחצו על אייקון שלוש הנקודות ובחרו בעקוב.
.png "סוג שדה לתוצאה (17).png")
תוכלו לבצע מעקב אחר כל רשומה במערכת ולקבל עדכון מיידי בפעמון לכל הערה שנכתבה או קובץ שהתווסף לסטרים שלה.
.png "סוג שדה לתוצאה (19).png")
במידה ותרצו להפסיק לקבל עדכונים אחרי רשומה, הסירו את המעקב ממנה על ידי בחירה בבטל מעקב.
.png "סוג שדה לתוצאה (18).png")
הערה חשובה: במידה והנכם מוגדרים כמנהלים של אותה רשומה, למשל מוגדרים כ״מנהל לקוח״ של אחד הלקוחות. תקבלו התראה על פעילויות שבוצעו ברשומה כברירת מחדל גם מבלי לסמן מעקב.
תיוג משתמשים בהערות:
דרך נוספת להקפיץ התראות למשתמשים היא לתייג אותם בהערות שנכתבות בסטרים הרשומה.
הסטרים משמש לתיעוד תהליכים במערכת בצורה נוחה ובין היתר מאפשר למשתמשים לכתוב הערות על רשומות שונות במערכת. בשביל ללמוד עוד על הפעולות שניתן לבצע דרך הסטרים עברו למאמר הבא.
היכנסו לאחת מרשומות המערכת, לדוגמא לרשומת לקוח מסוימת באובייקט לקוחות, לחצו על הערה בסטרים, כתבו את הערה הרצויה ולסיום תייגו את המשתמש הרלוונטי. התיוג מתבצע על ידי הקלדת ״@״ וחיפוש המשתמש הרצוי מבין רשימת המשתמשים שנפתחה.
(28).gif "Large GIF (1400x800).gif")
בדיוק באותו האופן תוכלו לתייג משתמשים שונים בכל אחת מהרשומות במערכת.
הערה חשובה: בשביל לתייג ולצפות ברשימת כל המשתמשים במערכת עליכם להיות בעלי הרשאה ל״קריאה״ ושיתוף ״ברמת הארגון כולו״ תחת הרשאת ״משתמשים״.
תוכלו לקבל את ההתראות על תיוגים גם ישירות לתיבת המייל שלכם על ידי הגדרת האפשרות בפרופיל המשתמש שלכם.
לחצו על תמונת הפרופיל במערכת ובחרו בפרופיל. לחצו על לשונית התראות, סמנו וי לצד התיבה מישהו תייג אותי בתגובה ושמרו את השינויים.
(30).gif "Large GIF (1400x800).gif")
שימו לב: בשביל שההתראות ישלחו אליכם למייל עליכם לוודא שכתובת הדואר האלקטרוני שלכם מעודכנת בפרופיל המשתמש. היכנסו לפרופיל המשתמש שלכם וודאו את הכתובת שמוזנת בשדה ״דואר אלקטרוני״.
מעכשיו בכל פעם שמישהו יתייג אתכם במערכת תוכלו לקבל על כל התראה למייל שלכם בזמן אמת ולהישאר מעודכנים כל הזמן.