על מנת לייעל את העבודה שלכם בחברה תוכלו להוסיף משתמשים נוספים לעבודה במערכת כך שתוכלו לשתף איתם מידע.
הוספת משתמשים תאפשר תיעוד של הפעילויות שכל עובד ביצע במערכת ובכך ניתן לבצע מעקב אחר כל עובד ועובד בארגון.
המעקב יכלול את התאריכים והשעות בהן הפעולות התרחשו, שם העובד שביצע אותן ואת סוג הפעולה שהתבצעה.
הוספת משתמשים
ניתן להוסיף משתמשים באחת משתי הדרכים הבאות:
דרך ראשונה - לחצו על סמל גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה כדי להיכנס להגדרות. לאחר מכן בחרו ב"מערכת" ולחצו על "משתמשים".
בכדי להוסיף משתמשים חדשים לחצו על כפתור הזמינו משתמשים.
דרך שניה - לחצו על סמל גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה כדי להיכנס להגדרות. לאחר מכן, בחרו ב"פרטי חשבון וחיוב" ולחצו על "מנויים".
בכדי להוסיף משתמשים חדשים לחצו על כפתור הזמינו משתמשים באחד מהמנויים הפעילים שלכם.
לאחר שבחרתם באחת משתי הדרכים והגעתם לכפתור "הזמינו משתמשים", לחיצה עליו תפתח חלונית להוספת משתמשים, ובה תוכלו להזין את פרטיהם ולהזמין אותם למערכת.
מלאו את פרטי המשתמש החדש, הכוללים שם מלא, כתובת דואר אלקטרוני לכניסה למערכת ושייכו את המשתמש לאחד מהתפקידים הנמצאים ברשימה.
התפקיד שמוקצה למשתמש בשלב זה יקבע את הרשאות התפקיד שינתנו למשתמש, הסבר על הרשאות התפקיד נמצא בהמשך המאמר.
בנוסף, תוכלו לבחור לאילו מוצרים תהיה לו גישה ע"י סימון תיבת הבחירה ליד המוצר שברצונכם להוסיף.
שימו לב: מוצר ה-Sales מסומן כברירת מחדל, ולא ניתן להזמין משתמש ללא גישה למוצר ה-Sales.
למחירון ולפירוט הפיצ'רים של מוצר Sales לחצו כאן.
למחירון ולפירוט הפיצ'רים של מוצר Marketing לחצו כאן.
שימו לב: כל השדות המופיעים בחלון הינם שדות שחובה למלא על מנת להוסיף את המשתמש החדש.
לסיום לחצו על הזמינו.
לאחר ההוספה, ישלח מייל לכתובת הדוא"ל שהזנתם עבור המשתמש הנוסף ליצירת סיסמה חדשה ותחילת עבודה במערכת.
הערה חשובה: מומלץ להגביר את רמת אבטחת המידע בעסק שלכם על ידי הגדרת חוקי סיסמה. למעבר למאמר בנושא הגדרת חוקי סיסמא לחצו כאן.
שימו לב כי הוספת משתמש כרוכה בעלות של חיוב יחסי עד סוף תקופת ההתחייבות.
תאריך החיוב משתנה בהתאם לסוג תוכנית התשלום בה אתם נמצאים. להסבר מפורט על סוגי התוכניות לחצו כאן.
בנוסף, החיוב יתעדכן בהתאם לעלות המשתמש החדש במסגרת הרישיון שלכם, עבור כל מוצר (Sales או Marketing) שתבחרו להקצות לו במידה וברשותכם מנוי משלם עבור אותו המוצר.
כל עוד המוצר הינו ברישיון Free, לא תחוייבו על מתן גישה אליו עבור משתמשים נוספים
כעת, ביכולתכם לגשת לרשומות של המשתמשים החדשים שהוספתם ולעדכן את פרטיהם האישיים.
לשם כך, בחרו במשתמש לו תרצו לעדכן את הפרטים מתוך הרשימה, לחיצה על המשתמש תוביל אתכם לעמוד הרשומה שלו.
טיפ: מומלץ להזין כתובת דוא"ל עדכנית של המשתמש בשדה "דואר אלקטרוני", אשר אליה ישלחו כל העדכונים שתיצרו בהמשך במערכת. להסבר על רשומת המשתמש לחצו כאן.
הוספת\הסרת גישה למוצר המרקטינג למשתמש קיים
תוכלו לתת גישה למוצר ה-Marketing למשתמש קיים או להסיר את הגישה ישירות מכרטיס המשתמש.
על-מנת לעשות זאת, הכנסו לכרטיס המשתמש ואתרו את רכיב מוצרים עם גישה פעילה. עבור המוצר שברצונכם להסיר גישה למשתמש, לחצו על תפריט 3 הנק'. תחת התפריט תופיע האפשרות ביטול גישה. בחירה באפשרות זו תסיר למשתמש את הגישה למוצר הרלוונטי.
שימו לב: על מנת למנוע חיובים מיותרים, במידת הצורך, הקפידו להסיר גישה למשתמשים טרם מועד החיוב הקרוב.
שימו לב: במידה ובחרתם לרכוש את מוצר ה-Marketing, המשתמש העיקרי חייב להיות בין אילו שמוגדרים עם גישה למוצר ולא יהיה ניתן להסיר את הגישה שלו למוצר.
רכיב גישה למוצרים
במידה ואינכם מוצאים את הרכיב בעמוד, יש להוסיפו בעריכת העמוד. להסבר נוסף בנושא הוספת רכיבים לעמוד, לחצו כאן.
בנוסף, תוכלו לבחור להסיר את הרכיב מעמוד המשתמשים.
באופן זה, רק משתמשים שאתם בחרתם והגדרתם מראש יוכלו לצפות או לערוך את הגדרות המוצרים של המשתמש בהתאם לשיוך העמוד להרשאה הרלוונטית.
מהלך זה עשוי להיות שימושי כאשר אתם מעוניינים לצמצם את הגישה למידע רגיש או למנוע בלבול בקרב משתמשים אחרים שאינם אמורים לראות או לשנות הגדרות מוצרים.
במידה ותרצו להוסיף את הרכיב בחזרה לעמוד תמיד תוכלו לעשות זאת.
הרשאות תפקיד
כל משתמש מערכת משוייך לתפקיד. התפקיד אליו משויך המשתמש הוא זה שיגדיר את רמת שיתוף הנתונים אליה אותו משתמש ייחשף.
בתוך רשומת המשתמש תוכלו לראות התפקיד אליו משויך המשתמש תחת שדה "הרשאה".
(24).png "Untitled design (3).png")
לחיצה על שם ההרשאה תוביל אתכם להרשאת התפקיד באובייקט הרשאות תפקיד.
הרשאות התפקיד במערכת מחולקות לשתיים:
- הרשאות עבור אובייקטים במערכת (יצירה, קריאה, עריכה, מחיקה ושיתוף)
- הרשאות עבור פעולות מערכת (כן/לא)
הרשאות עבור אובייקטים
מצד ימין תוכלו לראות את רשימת האובייקטים הקיימים לכם במערכת, כמו: לקוחות, אנשי קשר, לוחות בקרה ועוד.
לצד כל אובייקט תוכלו לראות את האפשרויות הבאות:
יצירה- מאפשר למשתמש ליצור רשומות חדשות באותו האובייקט.
לדוגמה: יצירה באובייקט לקוחות, תאפשר למשתמש ליצור לקוחות חדשים במערכת.
קריאה- מאפשר למשתמש צפייה באובייקט ובנתונים הקיימים באותו האובייקט.
לדוגמה: קריאה באובייקט לקוחות, תאפשר למשתמש לצפות בלקוחות הקיימים במערכת. הרשאת קריאה כפופה להרשאות השיתוף באובייקט.
עריכה- מאפשר למשתמש לערוך נתונים ברשומות הקיימות באותו האובייקט.
לדוגמה: עריכה באובייקט לקוחות, תאפשר למשתמש לערוך את ערכי השדות בכרטיס הלקוח.
מחיקה- מאפשר מחיקה של רשומות המערכת לצמיתות.
לדוגמה: מחיקה באובייקט לקוחות, תאפשר למשתמש למחוק לקוחות מתוך המערכת לצמיתות.
שיתוף- השיתוף יקבע את רמת חשיפת הנתונים אליה יחשף המשתמש. ניתן לבחור מבין חמש אפשרויות שיתוף שונות.
לדוגמה: שיתוף ברמת נציג בלבד באובייקט לקוחות, יאפשר למשתמש לצפות רק בלקוחות שהוא מנהל הלקוח שלהם.
(55).gif "Large GIF (1050x600).gif")
הרשאות עבור פעולות
מצד שמאל תוכלו לראות פעולות נוספות. לדוגמה, תוכלו לתת למשתמש הרשאה עבור יצוא לאקסל ולא לאפשר לו לבצע מיזוג רשומות.
סימון וי בתיבה לצד הפעולה תאפשר למשתמש הרשאה לפעולה המסוימת.
סימון הפעולה של יצוא לאקסל לדוגמה, תאפשר למשתמש לייצא מידע לקובץ אקסל מתוך המערכת.
להרחבה בנושא הגדרת הרשאות תפקיד והעמקה בסוגי ההרשאות ורמות השיתוף, עברו למאמר הבא. להרחבה בנושא האפשרות של שיתוף מותאם אישית לחצו כאן.
לשמירת השינויים עבור הרשאות התפקיד לחצו על כפתור שמור.
(23).png "Untitled design (4).png")
חשוב לזכור שהוספת משתמשים וניהול ההרשאות שלהם אינם רק פונקציה טכנית, אלא גם כלי לשיפור האפקטיביות הארגונית והאחריות האישית של כל עובד.
שימוש נכון בכלים הללו יאפשר לכם לא רק לעקוב אחר הפעולות במערכת, אלא גם ליצור שקיפות ושיתוף פעולה בין הצוותים בארגון, תוך הגברת רמת האבטחה ושמירה על מידע רגיש בצורה יעילה ומאורגנת.