מבנה המערכת
המערכת מורכבת ממספר חלקים שכולם עובדים יחד ויוצרים מרחב עבודה מאוחד ונוח לשימוש.
המאמר יעסוק בחלקי המערכת המרכזיים שקיימים ויסביר את המושגים הבסיסיים במערכת שחשוב שתכירו.
אובייקטים ושדות:
אובייקטים משמשים להחזיק בתוכם מידע מסוג מסויים. למשל, אובייקט לקוחות מחזיק מידע על כל הלקוחות, אובייקט משימות יכיל בתוכו מידע על כל המשימות שנוצרו במערכת ואובייקט פגישות יכיל מידע על כל הפגישות.
כפי שאתם יכולים לראות, כל אובייקט מכיל בתוכו מידע מסוג מסוים. בכל אובייקט המידע מאוחסן בשדות שונים, כאשר כל שדה מכיל בתוכו מידע אחר וכל השדות יחד מכילים כל המידע בנוגע לאובייקט הספציפי.
כל אובייקט יכיל את השדות שרלוונטים אליו, אובייקט פגישות למשל יכיל את תאריך ההתחלה ותאריך הסיום של הפגישה, מקום הפגישה, סטטוס, סוג הפגישה עוד.
על ידי השדות הללו תוכלו להגדיר את מועד ההתחלה והסיום המדוייקים של הפגישה, לקבוע את המיקום בו הפגישה תיערך ולדעת באיזה סוג פגישה מדובר כמו ראיון עבודה, פגישה עסקית, אירוע וכדומה.
כל השדות הללו רלוונטים לאובייקט פגישות ומאפיינים אותו בלבד, בעוד באובייקט משימות למשל ישנם שדות אחרים שמאפיינים אותו, כמו מועד הביצוע של המשימה, המשתמש שיבצע אותה וכן הלאה.
.png "יצוא מידע.png")
אובייקט פגישות בו עסקנו, הוא אובייקט שהגיע עם המערכת בדומה לאובייקט לקוחות, קריאות שירות, מכירות, אנשי קשר ועוד רבים אחרים.
ניתן להתאים אישית כל אובייקט במערכת על ידי הוספת שדות חדשים שרלוונטים לארגון שלכם או על ידי עריכת שדות קיימים. לצורך הדוגמא, תוכלו להוסיף לאובייקט פגישות שדה שמתאר את עדיפות הפגישה או שדה תאריך שישמש לתיעוד מועד לפגישת ההמשך.
בשביל ללמוד כיצד לערוך שדות וליצור שדות חדשים, עברו למאמר הבא.
מעבר לאובייקטים שמגיעים עם המערכת, תוכלו כמובן גם ליצור אובייקטים חדשים בהתאמה אישית. אפשרות זו עשוייה להיות רלוונטית בשביל לאחסן מידע שרלוונטי ספציפית עבור הארגון שלכם, כמו נכסים לסוכניות נדל״ן, כיתות למוסדות לימוד, חדרי טיפול למרפאות וכדומה.
בשביל ללמוד כיצד ליצור אובייקטים חדשים וגם כיצד לערוך אובייקטים קיימים עברו למאמר שמצורף כאן.
רשומות ותצוגות:
כמו שהבנו, אובייקטים משמשים בין היתר, בשביל לקטלג מידע ולאחסן בכל אחד מהם מידע בנושא מסוים. כל אובייקט במערכת מכיל בתוכו רשומות מערכת.
כל רשומה מתארת פריט בודד שקיים באובייקט, כמו למשל רשומת פגישה בודדת באובייקט פגישות. על ידי שימוש באובייקט פגישות תוכלו לצפות בכל רשומות הפגישה שקיימות בו.
דוגמא נוספת ניתן לראות באובייקט לקוחות, כאשר כל לקוח בודד מיוצג במערכת על ידי רשומה באובייקט לקוחות, כלומר רשומת לקוח.
.png "יצוא מידע (1).png")
בכניסה לכל אובייקט תוכלו להבחין בתצוגות שונות בתוכו. כל תצוגה תכיל בתוכה רשומות לפני סינון מסוים כך שתוכלו בכל פעם לצפות רק ברשומות שמעניינות אתכם באותה נקודת זמן.
התצוגות מסודרות ברשימה בצד הימני בכניסה לכל אובייקט כאשר כל תצוגה מכילה בתוכה מקבץ של רשומות שעונות לתנאי הסינון שלה.
באובייקט פגישות למשל תוכלו למצוא תצוגה שתכיל את כל הפגישות שמתרחשות השבוע, תצוגה שתכיל את כל הפגישות שיתרחשו החודש ותצוגה שתכיל את כל הפגישות שהתקיימו היום במחלקת מכירות.
על ידי שימוש בתצוגות, כל עובד יוכל לצפות בכל פעם ברשומות הפגישה שרלוונטיות אליו ולהישאר במעקב עליהן.
דוגמא שימושית נוספת היא התצוגות באובייקט לקוחות. תוכלו לסדר את הלקוחות שלכם בתצוגות על פי הסטטוסים בהם הם נמצאים כך שכל עובד יעבוד על תצוגת הלקוחות שרלוונטית אליו.
מחלקת מכירות תעבוד על תצוגת הלקוחות החדשים, מחלקת שירות הלקוחות תעבוד על הלקוחות הפעילים וכן הלאה.
.png "יצוא מידע (2).png")
בשביל לפתוח תצוגה באובייקט, ראשית היכנסו לאובייקט הרצוי על ידי שימוש בסרגל האובייקטים בחלק העליון של המערכת.
בסרגל לחצו על האובייקט הרצוי ותיפתח בפניכם מצד ימין רשימה של כל התצוגות שקיימות באובייקט זה. בחלק הימני של המסך תוכלו לראות את התצוגה בה אתם נמצאים, בעוד שבחלק השמאלי תוכלו לראות את כל הרשומות שהתצוגה מכילה בתוכה.
כל רשומה מיוצגת על ידי שורה במסך וכל השורות יחד הן כל אותן הרשומות שקיימות בתצוגה. לחיצה על רשומה בודדת תפתח בפניכם את עמוד הרשומה בו תוכלו לשנות ולערוך את הפרטים שלה ולהוסיף לתוכה מידע חדש.
כל תצוגה ניתנת לעריכה באופן מלא בהתאם לצרכים שלכם, החל מהגדרת השם שלה ועד לקביעת הגדרות הסינון שלה. לדוגמא, תוכלו ליצור תצוגה חדשה בשם ״לקוחות חדשים השבוע״ שתכיל את כל הלקוחות שנמצאים בסטטוס חדש ושנוצרו במערכת בשבוע האחרון.
בדרך זו תהיו מסוגלים לצפות ברגע נתון ובמקום אחד רק בלקוחות החדשים מהשבוע האחרון. להרחבה והעמקה בנושא עריכת תצוגות עברו למאמר הבא.
במערכת קיימים מספר סוגים שונים של תצוגות ותוכלו להשתמש בהם בשביל להציג רשומות במספר דרכים שונות. הסוגים השונים של התצוגות יוכלו לעזור לכם לעבוד בצורה יעילה ונוחה יותר. למשל, תצוגת רשימה, תעזור לכם להציג כמות גדולה של רשומות ולעבוד על כולן בבת אחת. תצוגת הלוח תסייע לכם לצפות באופן ויזואלי וברור היכן נמצאת כל רשומה ורשומה בתהליך ותצוגת הכרטיסיה תסייע לכם לנווט בקלות בין רשומות לעבודה מהירה. להרחבה בנושא תצוגה מסוג לוח לחצו כאן ולתצוגה מסוג כרטיסיה לחצו כאן.
מעבר בין סוגי התצוגות מתבצע על ידי לחיצה על שמו של סוג התצוגה הרצוי.
טיפ: לחיצה עם לחצן ימני על כל אחת מהרשומות בתצוגה ובחירה בפתיחת קישור בכרטיסייה חדשה תפתח את הרשומה הנוכחית בחלון חדש ותאפשר לכם להמשיך לעבוד ברציפות על התצוגה בה אתם נמצאים.
עמודים ורכיבים:
לחיצה על רשומה מסוימת מהרשימה תפתח בפניכם את עמוד הרשומה. מתוך העמוד ניתן להוסיף ולערוך מידע שקשור לרשומה ולקשר אליה רשומות אחרות.
למשל, תוכלו להיכנס לרשומת איש קשר ספציפית, לשנות את שמו, להכניס לו תאריך יום הולדת, לצרף קבצים, לתאם לו פגישות ועוד.
בתוך העמוד תוכלו לראות גם את השדות שהוסברו קודם לכן, מאורגנים במקטעים שונים בתוך הטופס. הטופס הוא רכיב אחד מתוך מספר רכיבים שמכילים את העמוד.
כעת נפרט על הרכיבים אותם תוכלו למצוא בעמוד ברירת המחדל שלכם שהגיע עם המערכת.
רכיב כותרת רשומה:
בראש העמוד תוכלו למצוא את שם האובייקט אליו נכנסתם בשילוב שם הרשומה הנוכחית בה אתם נמצאים, למשל לקוח: שני קליין.
הפרטים הללו מוכלים בתוך רכיב כותרת רשומה יחד עם עוד מספר פונקציות שקיימות בתוכו.
שימו לב: עמוד ברירת המחדל מגיע עם מספר רכיבים בעמוד, כמו למשל רכיב כותרת הרשומה. ייתכן וביצעתם שינויים בעמוד שלכם כך שהוא נראה באופן קצת שונה ומכיל רכיבים אחרים או בסדר אחר. לניהול ועריכת עמודים עברו למאמר הבא.
.png "יצוא מידע (3).png")
חצי ניווט:
מצד ימין לשם הרשומה תוכלו למצוא את כפתור חזור אשר לחיצה עליו תחזיר אתכם למקום האחרון בו הייתם.
מצד שמאל תוכלו להבחין בחצי ניווט שיאפשרו לכם לנווט בקלות בין הרשומות הבאות או הקודמות. הרשומות שתועברו אליהן באמצעות חצי הניווט הן הרשומות שנמצאות בתצוגה בה אתם נמצאים.
לדוגמא, אם תפתחו את תצוגת "לקוחות חדשים" תוכלו לנווט בין כל הלקוחות החדשים שנמצאים בתצוגה זו. שימו לב שהרשומות בניווט יהיו נגישות לפי הסדר בו הן ממויינות בתצוגה.
הערה חשובה: לאחר שתסיימו לנווט בין כל הרשומות בתצוגה, תובלו חזרה ישירות לתצוגה הראשית בה ניווטתם.
הוספת רשומות מקושרות:
לחיצה על כפתור הפלוס + תאפשר לכם להוסיף רשומות מקושרות לרשומה הנוכחית. כלומר תוכלו לקשר בין רשומות שונות במערכת כמו לקוחות ואנשי קשר, לקוחות ומכירות, מוצרים וספקים וכדומה.
לדוגמא תוכלו להוסיף איש קשר חדש לאחד הלקוחות שלכם. היכנסו ללקוח לו תרצו להוסיף את איש הקשר, לחצו על כפתור הפלוס ובחרו באיש קשר. מלאו את פרטי איש הקשר החדש ולחצו על כפתור שמור.
במידה וברצונכם להוסיף אנשי קשר נוספים ברצף, לחצו על החץ הקטן לצד כפתור שמור ובחרו בשמור וחדש.
אפשרויות נוספות:
בכפתור שלוש הנקודות בכותרת הרשומה, תוכלו למצוא שלל אפשרויות עליהם נפרט כעת.
- הדפס מתבנית- תוכלו להוריד תבניות מוכנות מראש שיצרתם עם כל הפרטים שרלוונטים לכם מתוך הרשומה.
- מחק- המחיקה תאפשר הסרה של הרשומה לצמיתות מתוך המערכת. אחרי הלחיצה, השלימו את מנגנון המחיקה על ידי הקלטת הערך "מחיקה".
- שלח לחתימה- מאפשר לשלוח תבנית מוכנה מראש ישירות לרשומה ב-SMS, במייל או חתימה מיידית. שימושי מאוד במקרים בהם תרצו להחתים את הלקוחות שלכם על מסמכים שונים כמו הצהרות בריאות, הסכמי עבודה וכל מסמך אחר שמצריך את חתימת הלקוח. להסבר מפורט בנושא חתימה אלקטרונית עברו למאמר הבא.
- עקוב- אפשרות זו תאפשר לכם לבצע מעקב אחר הרשומה ולקבל עדכון על כל שינוי שמתבצע בה. לדוגמא תוכלו לעקוב אחרי רשומה של לקוח שנמצא בסיכון לנטישה ולבצע אחריה מעקב צמוד. במידה ותרצו לבטל מעקב, לחצו על שלוש הנקודות פעם נוספת ובחרו בבטל מעקב. להרחבה בנושא מעקב אחר רשומות במערכת עברו להסבר הבא.
- עריכת עמוד- מתוך כפתור זה תגיעו לעריכת עמוד הרשומה ותוכלו לערוך אותו כרצונכם. להסבר כיצד ניתן לבצע זאת לחצו כאן.
.png "יצוא מידע (4).png")
שימו לב: אחד הרכיבים שמגיעים בעמוד ברירת המחדל במערכת הוא רכיב הפייפליין, הסבר עליו תוכלו למצוא כאן.
רשומות מקושרות:
מתחת לכותרת הרשומה תוכלו לראות את רכיב רשומות מקושרות שמכיל שמות של אובייקטים שונים. כל האובייקטים שנמצאים תחת רכיב זה מכילים רשומות שמקושרות לרשומה בה אתם נמצאים.
לצד כל שם של אובייקט תוכלו לראות מספר המייצג את כמות הרשומות המקושרות שקיימות מסוג זה.
למשל תוכלו לראות אנשי קשר (2) מה שמעיד שלאותה הרשומה מקושרים שני אנשי קשר שונים. לחיצה על כל אחד מהאובייקטים תפתח בפניכם רשימה של כל הרשומות המקושורות שהוא מכיל ובלחיצה על הרשומות שנמצאות בתוכו תוכלו גם לגשת לעמוד שלהן במערכת.
כל פעם שתוסיפו רשומה מקושרת על ידי כפתור הפלוס + תתווסף רשומה מקושרת נוספת תחת שם האובייקט אליו היא שייכת.
מידה ולרשומה לא קיימת רשומות ומקושרות, לא תראו את רכיב הרשומות המקושרות בעמוד.
רכיב הטופס:
בעמוד תוכלו לראות את רכיב הטופס שמכיל בתוכו את כל השדות באובייקט. כפי שהוסבר קודם לכן, הטופס יכיל את המידע על הרשומה בתוך השדות הרלוונטים.
בשביל לערוך ערך של שדה לחצו על השדה רצוי, הזינו את הערך החדש ולסיום לחצו על הוי הירוק לשמירה. לאחר שמירת הערך החדש הערך הקודם ימחק לצמיתות ויוחלף בערך החדש.
להסבר על עריכת הטופס וסידור המקטעים והשדות שבתוכו עברו למאמר הבא.
רכיב הסטרים:
רכיב נוסף שתוכלו לראות בעמוד של כל רשומה במערכת הוא רכיב הסטרים. בכל סטרים במערכת תוכלו ליצור בקלות הערות, משימות, פגישות, לשלוח מיילים ישירות מהמערכת ועוד.
הסטרים שימושי מאוד בעבודה על רשומות המערכת ומאפשר לתעד בתוכו כל פעולה שנעשתה עם הרשומה.
כל פעולה שתתבצע בסטרים תקושר ישירות לרשומה בה אתם נמצאים ותופיע בסדר כרונולוגי בהתאם לזמן בו היא נוצרה.
לדוגמא, יצירת משימה חדשה בסטרים לקוח, תקושר ישירות ללקוח שבו המשימה נוצרה ותופיע בציר הזמן בסטרים של הרשומה.
להסבר כיצד ניתן להשתמש בסטרים ומה האפשרויות שקיימות בתוכו עברו למאמר הבא.
על ידי שימוש בכל הרכיבים בעמוד תוכלו לנהל כל רשומה ורשומה במערכת וליצור מרחב עבודה נוח ומותאם אישית.