ניהול משימות במערכת
במערכת ניתן לנהל משימות במספר דרכים שונות ולקבל התראות על משימות שמועדן קרב. המאמר יפרוט את כל הדרכים ליצירת משימה חדשה במערכת ויסביר את האפשרויות השונות לביצוע מעקב אחר משימות שנוצרו.
יצירת משימות מהסטרים:
במערכת קיים מנגון יצירת משימות מהיר ואינטואיטיבי המאפשר ניווט יעיל יותר בתוכנה ונגישות טובה יותר לפתיחה ומעקב אחר משימות.
המנגנון מאפשר יצירה של משימות על ידי קיצור דרך ישירות מהסטרים של כל רשומה ורשומה במערכת. להסבר נרחב יותר על הפעולות שניתן לבצע מתוך הסטרים עברו למאמר הבא.
בשביל להוסיף משימה מהסטרים, היכנסו לכרטיס הרשומה, לדוגמא לרשומה של אחד הלקוחות, לחצו על משימה וכתבו את תוכן המשימה.
בחירת המשתמש תעבוד בצורה אוטומטית כך שתשייך את המשתמש שכרגע יוצר את המשימה. ניתן לשנות את שיוך המשתמש על ידי לחיצה על שם המשתמש ובחירה מתוך רשימת המשתמשים את המשתמש הרצוי, אפשר להיעזר בשורת החיפוש.
(31).gif "Large GIF (1400x800).gif")
הערה חשובה: בשביל לצפות ברשימת כל המשתמשים במערכת עליכם להיות בעלי הרשאה ל״קריאה״ ושיתוף ״ברמת הארגון כולו״ תחת הרשאת ״משתמשים״.
על ידי לחיצה על שדה תאריך סיום ניתן להגדיר את זמן ביצוע המשימה. אפשר לבחור בזמן רצוי מהרשימה או להזין תאריך ושעה בשורה התחתונה. לסיום ושמירת המשימה לחצו על שמור.
.png "סוג שדה לתוצאה (20).png")
ביצירת משימה חדשה במערכת, המערכת מגדירה באופן אוטומטי את "נושא" ו"משתמש" כשדות חובה. לכן, ביצירת משימה מתוך סטרים הרשומה, ה״נושא״ מחוייב להתמלא וה״משתמש״ יקבע להיות זה שיצר את המשימה כל עוד לא נבחר משתמש אחר.
ניתן לבצע שינוי ולהוסיף שדות נוספים בטופס המשימה שיוגדרו כחובה. שדות חובה מאפשרים לכם ולעובדים לעדכן פרטים נוספים כמו סוג המשימה או עדיפות ובכך לבצע פילוח יעיל יותר על המשימה, כך שבפעם הבאה שתפתחו אותה תבינו מה הדרישות ומאיזו משימה להתחיל לעבוד. להסבר נוסף על שדה חובה עברו למאמר הבא.
במידה והוספתם שדות חובה נוספים במשימות כמו למשל שדה ״תאריך תזכורת״, בעת לחיצה על שמור יפתח דיאלוג המשימה המלא ושדות החובה יופיעו לצד נקודות אדומות. רק לאחר מילוי כל שדות החובה המשימה תישמר בסטרים הרשומה.
(32).gif "Large GIF (1400x800).gif")
גם מבלי להגדיר שדות חובה, תוכלו לפתוח את הדיאלוג המלא בכל שלב בשביל למלא פרטים נוספים במשימה החדשה על ידי לחיצה על מסך מלא.
.png "סוג שדה לתוצאה (21).png")
שימו לב: חשוב מאוד למלא את שדה ״תאריך סיום״ בכל משימה. בשביל לקבל התראה בפעמון על משימה קרובה, המשימה חייבת להכיל את מועד הביצוע שלה. ללא תאריך למשימה, המשימה עלולה להתפספס ולא להתבצע על ידי המשתמש.
כל המשימות בסטרים הרשומה מסודרות בסדר כרונולוגי כאשר משימות שטרם בוצעו יופיעו בראש הסטרים. השלמת משימה מהסטרים מתבצעת בפשטות על ידי סימון תיבת הבחירה לצד המשימה והפיכתה לירוקה.
באובייקט לקוחות בלבד קיים שדה בשם ״תאריך פעולה הבאה״, בשדה זה יתמלא באופן אוטומטי התאריך והשעה של המשימה הבאה שמקושרת לאותו הלקוח. השדה משמש למעקב אחר המשימות הפתוחות הקרובות המקושרות לאותו לקוח. התאריך מתמלא רק במידה והמשימה טרם הושלמה, ברגע שהמשימה תושלם התאריך והשעה לא יופיעו בשדה זה. להסבר כיצד ניתן להוסיף שדה זה לתוך עמוד הלקוחות שלכם עברו למאמר הבא.
(1).png "vis 3 (2).png")
יצירת משימות מאובייקט משימות:
דרך נוספת ליצור משימות חדשות היא מתוך אובייקט משימות. לחצו על משימות בסרגל הראשי של המערכת ובשביל ליצור משימה חדשה לחצו על כפתור חדש בפינה השמאלית.
.png "סוג שדה לתוצאה (22).png")
מלבד השדות שפורטו קודם, במקרה זה חשוב למלא גם את שדה ״משוייך ל״ כדי להוסיף למי משוייכת המשימה (פעולה הנעשית באופן אוטומטי כאשר המשימה נפתחת דרך כרטיס הרשומה). לכן תמיד יותר מומלץ לפתוח משימה חדשה דרך כרטיס הרשומה, כמו למשל רשומת לקוח.
ניתן להוסיף ולשנות שדות באובייקט המשימה על ידי לחיצה על אייקון שלוש נקודות בצד השמאלי העליון של הרשומה ובחירה בעריכת עמוד. להרחבה בנושא סידור רכיב הטופס ויצירת מקטעים ושדות חדשים בתוכו עברו למאמר הבא.
הערה חשובה: בכרטיס המשימה ניתן ורצוי להגדיר תאריך תזכורת, תזכורת תאפשר למערכת להקפיץ התראה על המשימה. ההתראה תפתח בצורת דיאלוג באמצע המסך וניתן יהיה לבטל אותה, לדחות אותה בעשר דקות כך שתופיע שוב או לעבור למשימה.
.png "vis 3.png")
ארגון משימות בתצוגות:
דרך אוביקט משימות אפשר לראות את כל המשימות מסודרות בתוך תצוגות.
אפשרות זו יעילה מאוד במעקב אחר ביצוע משימות במקרה של ניהול צוות. כאשר עולה צורך לנהל משימות עבור כמה עובדים, אפשר להגדיר תצוגות של משימות פתוחות, משימות שהושלמו ומשימות שלא הושלמו והתאריך שלהן עבר ולבדוק את ההספק של כל עובד.
תצוגות אינן משכפלות את המשימות אלא יוצרות מיון וסינון על המידע הקיים. עבודה עם תצוגות תאפשר לכם לעשות סדר במשימות, ניתן לחלק אותן למשימות היום, משימות החודש, משימות שנסגרו, משימות פתוחות, משימות פר נציג, או אפילו לפי עדיפות. לחצו כאן כדי ללמוד איך להוסיף ולערוך תצוגה חדשה.
תצוגות אינן משכפלות את המשימות אלא יוצרות מיון וסינון על המידע הקיים. עבודה עם תצוגות תאפשר לכם לעשות סדר במשימות, ניתן לחלק אותן למשימות היום, משימות החודש, משימות שנסגרו, משימות פתוחות, משימות פר נציג, או אפילו לפי עדיפות. לחצו כאן כדי ללמוד איך להוסיף ולערוך תצוגה חדשה.
.png "סוג שדה לתוצאה (23).png")
דוגמא לתצוגה רלוונטית באובייקט משימות היא יצירת תצוגה של כל המשימות שנותרו פתוחות אך מועד טיפולן עבר.
לשם כך לחצו על כפתור שלוש הנקודות ובחרו בצור תצוגה חדשה. בשלב הבא תנו לתצודה שם מתאים כמו ״משימות שטרם בוצעו ומועדן עבר״ ולחצו על כפתור סינון.
כעת יש לסנן את שני הדברים הבאים: משימות שמועדן עבר ומשימות שהסטטוס שלהן נותר ״פתוח״. לאחר הגדרת שני פרמטרים אלו, שמרו את התצוגה ועקבו אחר אותן משימות שלא טופלו.
.png "vis 3 (1).png")
שימו לב: פתיחת פרטי המשימה מכל מקום במערכת תיעשה באמצעות דיאלוג, שיטה זו תאפשר לכם ניווט מהיר ונוח בין הרשומות והמידע במערכת. בנוסף, הדיאלוג יאפשר לכם תמיד לחזור למקום ממנו הגעתם מבלי לאבד את המיקום האחרון שבו הייתם.
ניהול סדר יום:
כל המשימות הפתוחות שלכם יופיעו בשעון הפעילויות בסרגל הראשי לפי חלוקה של משימות היום, מחר, השבוע, שבוע הבא, החודש, חודש הבא ומשימות פתוחות. המשימות מחולקות לפי:
- משימות היום - משימות פתוחות להיום.
- משימות מחר - משימות פתוחות למחר.
- משימות השבוע - משימות פתוחות להמשך השבוע.
- משימות שבוע הבא - משימות פתוחות לשבוע הבא.
- משימות החודש - משימות פתוחות לביצוע בחודש הנוכחי.
- משימות חודש הבא - משימות פתוחות לביצוע בחודש הבא.
- משימות פתוחות - משימות שעבר זמן הביצוע שלהן ועדיין נשארו פתוחות וכן משימות ללא תאריך סיום.
תוכלו גם לבחור תאריך כרצונכם מהיומן בשביל לראות את כל המשימות שקיימות לכם באותו התאריך.
״משימות פתוחות״ יכילו בתוכן את כל המשימות שזמנן עבר וטרם הושלמו, כך שתוכלו לבצע מעקב גם אחר משימות שמועד טיפולן עבר ולא תשכחו לסיים את הטיפול בהן.
טיפ: תחת משימות פתוחות יופיעו גם משימות שנוצרו ללא ״תאריך סיום״. מומלץ לעבור על משימות אלה ולתת להן מועד מועדף לסיום בכדי שלא ישכחו.
שימו לב שגם מתוך שעון סדר היום תוכלו להשתמש בקיצור דרך ולהוסיף משימות חדשות על ידי לחיצה על כפתור חדש.
.gif "Large GIF (1400x778).gif")
המספר שנמצא לצד אייקון השעון מסמל את כמות המשימות והפגישות שנותרו למשתמש שלכם לביצוע ליום הנוכחי.
בשעון סדר היום ניתן גם להגדיר מחדש את התזמון לסיום המשימות, על ידי לחיצה על השעה לביצוע המשימה ובחירת מועד חדש מהרשימה. כך תוכלו לתזכר את המשתמש לביצוע המשימה במועד מאוחר יותר, במידה וזמן המשימה עבר והמשימה טרם התבצעה.
בנוסף, ניתן להשלים את המשימה על ידי סימון תיבת הבחירה לצד המשימה הרלוונטית.
(60).gif "Large GIF (1400x800).gif")
הערה חשובה: כל המשימות שמופיעות בשעון סדר היום הן עבור המשתמש שלכם. בשעון של כל משתמש יופיעו המשימות שהוא מוגדר כמבצע שלהן בלבד.
לצד כל משימה בשעון, בתנאי ששוייכה אליה רשומה בשדה ״משוייך ל״ יופיע קישור לרשומה המשוייכת. כך שבלחיצת כפתור ישירות מהשעון תוכלו לעבור לרשומה, להבין את מצבה ולבצע בקלות את המשימה שקושרה אליה.
(1).gif "Large GIF (1400x778).gif")
מומלץ לנהל את המשימות שלכם במערכת בכל תהליך שאתם מנהלים, תהליכי מכירה, שירות, ניהול פרויקטים ועוד. היעזרו בשעון הפעילויות, חסכו זמן והגבירו את אפקטיביות העבודה שלכם בעזרתו.
תוכלו להגדיר שעל כל משימה שעליכם לבצע תקבלו התראה בהודעת מייל או בהודעת SMS ובנוסף לקבוע האם תקבלו לו״ז יומי בכל בוקר שפורט את כל הפעילויות שלכם ליום הקרוב.
להגדרת התראות אלו, כך שיסייעו לכם במעקב אחר הפעילויות שלכם עברו למאמר הבא בנושא הגדרת התראות משתמש.