משאבי יומן
משאבי יומנים נועדו לתת מענה למקרים בהם יש צורך להוסיף משאב נוסף של יומן מעבר למשתמש המשויך לפגישה.
משאב נוסף יכול להיות כל יומן שיכול לשמש אתכם לקבל שקיפות לזמינות של משאבים כמו למשל: חדרי ישיבות, חדרי תצוגה, צי רכבים ובעצם כל יומן שתרצו שאינו יומן של אחד ממשתמשי המערכת.
בשביל לצפות במשאבים קיימים ולהוסיף משאבים חדשים ליומן הפגישות, ראשית יש לנווט ליומן פגישות בסרגל הראשי.
במידה ואינכם רואים אובייקט זה בסרגל הראשי, לחצו על עוד ואתרו את האובייקט ברשימה שנפתחה.
.gif "chrome_k9k3lmfBsY.gif")
מימין ניתן לראות את תצוגת היומן החודשית ועל ידי חיצי הניווט לעבור בקלות בין חודשי השנה. להסבר נוסף בנושא יומן הפגישות לחצו כאן.
מתחת לתצוגת היומן החודשי ניתן לראות את כל יומני המשתמשים והמשאבים במידה ויש לכם הרשאות לכך. בהמשך המאמר יפורטו ההרשאות הנדרשות לניהול המשאבים בארגון.
(2).png "t (83).png")
הוספת משאב חדש:
הוספה מתוך יומן פגישות:
בלחיצה על כפתור ה- + ובחירה במשאבים ניתן לראות את המשאבים הקיימים ולהוסיף משאבים חדשים למערכת.
לחיצה על הוסף משאב תפתח חלונית למילוי פרטי המשאב החדש שיתווסף למערכת.
לסיום לחצו על שמור לשמירת המשאב החדש.
לאחר הוספת משאב חדש, ניתן יהיה לראות אותו ברשימת המשאבים הזמינים, תחת + ובחירה במשאבים.
הערה חשובה: ניתן לערוך את השדות הקיימים בטופס המשאב ולהוסיף שדות חדשים. בהמשך המאמר יוסברו השלבים לביצוע פעולה זו.
הוספה מתוך אובייקט משאבים:
אפשרות נוספת להוספת משאב היא מתוך אובייקט משאבי יומן. בשביל לנהל את כל המשאבים הקיימים ולהוסיף משאבים חדשים, חפשו בסרגל הראשי את אובייקט משאבי יומן.
לאחר מכן לחצו על כפתור חדש והוסיפו את המשאב שברצונכם להוסיף למערכת.
בנוסף תוכלו לנהל ולערוך מכאן את כל המשאבים הקיימים על ידי בחירה במשאב הרלוונטי ושינוי השדות הרצויים.
צפייה במשאבים קיימים:
בשביל להוסיף משאבים קיימים לרשימה ולצפות בזמינותם, היכנסו ליומן פגישות, לחצו על כפתור ה-+ ובחרו במשאבים.
לחיצה על כל אחד מהמשאבים תוסיף אותו לרשימת היומנים והמשאבים שנמצאת מימין.
ברגע שיופיע וי לצד המשאב תוכלו לוודא שהמשאב נוסף לתצוגת היומן. תוכלו להבחין בין המשאבים השונים לפי הצבעים השונים של המשאבים.
למשל נוכל להבחין כי קיים וי ירוק לצד משאב בשם ״חדר ישיבות״ ולכן כל הפגישות שצבועות בצבע ירוק ביומן משוייכות למשאב חדר ישיבות וניתן להבחין בזמינות שלו.
.png "t (86).png")
שימו לב: להסרה זמנית של פגישות שמשוייכות למשאב מסוים מהיומן, עברו עם העכבר על המשאב הרצוי והסירו את הוי לצד שם המשאב.
עריכת משאבים קיימים:
ניתן לערוך את ערכי המשאבים, לשנות את השדות שמופיעים בפרטי המשאב וכמו כן גם לקבוע את הצבע שבו יופיע המשאב.
בשביל לערוך פרטים של משאב או לשנות את צבע הופעתו, ראשית יש לוודא שהמשאב מופיע ברשימת המשאבים מימין.
במידה והמשאב אינו נמצא ברשימה, יש להיכנס לרשימת המשאבים ועל ידי לחיצה על + ובחירה במשאבים, לחיצה על שם המשאב תוסיף אותו לרשימה המוצגת.
לאחר שווידאתם כי המשאב נמנה ברשימה, עמדו עם העכבר על המשאב אותו תרצו לערוך ואז לחצו על אייקון שלוש הנקודות. לאחר הלחיצה תפתח חלונית ובה שתי אפשרויות: עריכת פרטי משאב ושינוי צבע. לחיצה על אחד הצבעים תשנה את צבע המשאב לצבע הנבחר. תוכלו לבחור בכל אחד מהצבעים ברשימה או להכניס צבע אחר כרצונכם.
לחיצה על עריכה תוביל אתכם לעמוד פרטי המשאב בו תוכלו לערוך את פרטיו. לצורך הדוגמא ניתן לשנות את שם המשאב מ"חדר ישיבות" לשם "חדר פגישות", כמובן שניתן לערוך כל ערך שתרצו ברשומה.
עריכת שדות משאבים:
ניתן לערוך את השדות הקיימים ברשומת משאב ולהוסיף שדות נוספים למילוי, כמו למשל: סוג המשאב, מיקום, עדיפות וכדומה.
שימו לב: כברירת מחדל רשומת משאב מגיעה רק עם השדות: שם, משתמש, נוצר בתאריך, נוצר על ידי, עודכן בתאריך ועודכן על ידי.
בשביל להוסיף שדות לאובייקט משאב, אתרו את אובייקט משאבים בסרגל הראשי במערכת. במידה ואינכם רואים אובייקט זה בסרגל הראשי, לחצו על עוד ואתרו את האובייקט ברשימה שנפתחה.
הלחיצה תוביל אתכם לאובייקט משאבים בו תוכלו לצפות בכל המשאבים שקיימים לכם ביומן הפגישות. בחרו באחד המשאבים מהרשימה, לחצו על על כפתור שלוש הנקודות בטופס והיכנסו לעריכה שלו.
.gif "chrome_K7Brrk667k.gif")
הלחיצה תפתח בפניכם את הגדרות הטופס של המשאב, תחת ההגדרות ניתן לערוך את שדות הרשומה.
להסבר מפורט כיצד ניתן לערוך טופס רשומה, עברו למאמר הבא.
הערה חשובה: בשביל למחוק משאב מהמערכת, היכנסו לרשומת המשאב אותה תרצו למחוק, לחצו על אייקון שלוש הנקודות ובחרו במחק.
.png "t (87).png")
הוספת משאב לפגישה:
ניתן לשייך משאב לכל פגישה שנוצרת במערכת. כדי לשייך משאב לפגישה לחצו על אחת הדרכים להוספת פגישה חדשה ביומן כך שתפתח בפניכם חלונית פרטי הפגישה.
לדוגמא לחצו על כפתור חדש בפינה השמאלית העליונה ובחרו בפגישה. מלאו את פרטי הפגישה ותחת שדה משאב אתרו את המשאב שאותו תרצו לשייך לפגישה שנוצרת. אם השדה לא מופיע בטופס הפגישה, דאגו להוסיף אותו.
בנוסף, לאחר הוספת משאב תיחשפו בתצוגה המקדימה לכל יתר הפגישות אליהן אותו המשאב משוייך ביום, בשבוע או בחודש בו אתם נמצאים.
לאחר הוספת הפגישה תוכלו להבחין כי נוצרו ביומן פגישה חדשה המופיעה בשני צבעים שונים. צבע אחד משמש עבור הנציג המבצע והשני עבור המשאב המשויך. כך שבמידה ותרצו לצפות רק בפגישות שמשוייכות למשאב או לחלופין רק בפגישות שמשוייכות לנציג תוכלו לבצע את ההפרדה.
שימו לב: תוכלו להבחין למי הפגישה משוייכת על פי צבע הופעתו של היומן / משאב.
הרשאות למשאבים:
ניתן לנהל את הרשאות המשאבים לפי תפקידי מערכת.
על מנת לערוך את הרשאות המשאבים לתפקיד מסוים, לחצו על גלגל השיניים במערכת, בחרו בתפקידים ובחרו בתפקיד לו תרצו לערוך את ההרשאות. להסבר על כניסה וניהול הרשאות תפקיד עברו למאמר הבא.
ברשימת ההרשאות שמימין אתרו את אובייקט משאבי יומן וערכו אותו כרצונכם.
.png "t (89).png")
- יצירה- משתמשים בעלי הרשאת יצירה יוכלו להוסיף משאבים חדשים למערכת.
- עריכה- משתמשים בעלי הרשאת עריכה יוכלו לערוך את פרטי המשאבים במערכת.
- קריאה- משתמשים בעלי הרשאת קריאה יוכלו לצפות ברשימת המשאבים הקיימים במערכת. כלומר, למשתמשים ללא הרשאה זו כלל לא תופיע לשונית משאבים.
- שיתוף- בחירת הרשאת שיתוף תקבע את רמת החשיפה אליה אותו משתמש ייחשף. החל מחשיפה רק למשאבים המשויכים אליו ועד לצפייה בכל המשאבים במערכת. להרחבה בנושא הרשאות שיתוף עברו למאמר הבא.
שימו לב: אובייקט משאבים והוספת כמות משאבים מוגבלת ברישיון בו אתם נמצאים. לפירוט נוסף ומעבר למחירון לחצו כאן.
הערה חשובה: במידה ולמשתמש מסויים אין הרשאה לצפות בכל הפגישות במערכת, הוא גם לא יוכל לצפות בתפוסת המשאבים המשוייכים לאותן הפגישות. כלומר, אם אין לך כמשתמש הרשאות צפייה לפגישות של נציג המכירות, אז לא יופיעו לך הפגישות של נציג המכירות ביומן ומבחינת משאבים, לא תוכל לצפות בעובדה שהמשאב אינו זמין במועדי הפגישות של נציג המכירות. לכן יש לקחת בחשבון את הרשאות השיתוף שניתנות למשתמשים תחת אובייקט פגישות.