ייצוא מידע מהמערכת היא פעולה שימושית שתעזור לכם לגבות את המידע שלכם ולהגביר את אבטחת המידע שלכם.
כל מידע הקיים במערכת ניתן לייצוא לקובץ אקסל תוך מספר פעולות פשוטות. קיימות במערכת שתי אפשרויות של ייצוא מידע:
- ייצוא כל המידע מהמערכת- מייצא את כל המידע בקובץ אחד ישירות למחשב.
- ייצוא תצוגה לקובץ- מייצא תצוגה נבחרת מאובייקט ספציפי עם כל המידע שהתצוגה מכילה בתוכה.
ייצוא כל המידע מהמערכת:
האפשרות הראשונה היא ייצוא כל המידע מהמערכת. באפשרות זו המידע המיוצא יהיה מורכב מקבצי CSV מכל האובייקטים הקיימים במערכת בליווי מסמכים וקבצים שהועלו למערכת.
בכדי לבצע ייצוא של הנתונים מהמערכת, לחצו על גלגל השיניים, לאחר מכן בחרו בלשונית כלים מצד ימין ולבסוף בחרו באפשרות של של ייצוא.
(110).gif "Large GIF (1400x800).gif")
כעת עלייכם להגדיר אם תרצו לייצא גם את המסמכים והקבצים שהועלו למערכת. אם אינכם מעוניינים לייצא את הקבצים המצורפים בכל הרשומות, המשיכו לשלב הבא, אך אם הינכם מעוניינים לכלול אותם בקובץ המיוצא, יש לסמן V בתיבה הרלוונטית.
שימו לב: צירוף קבצים ומסמכים לייצוא עשוי להאריך את זמן הליך הייצוא.
בשלב הבא, לחצו על כפתור ייצא עכשיו. לאחר הלחיצה תקבלו מייל עם קובץ ZIP שיכלול קבצים על כל המידע המיוצא.
(111).gif "Large GIF (1400x800).gif")
לאחר הלחיצה, קישור עם תיקיית ZIP המכיל את כל המידע מהמערכת יהיה זמין למשך 7 ימים. בתום זמן זה, הלינק לא יהיה זמין ויש לבצע ייצוא מחדש. הקישור נשלח למייל של המשתמש שהוגדר כמשתמש עיקרי במערכת, לכן לפני הייצוא יש לוודא שקיימת גישה לכתובת מייל זו. כתובת המייל אליה ישלח המייל תיכתב על גבי מסך הייצוא לאחר הלחיצה על ״ייצוא עכשיו״.
בכדי לשלוח את הקישור לכתובת מייל אחרת, יש לשנות את כתובת המייל של המשתמש העיקרי ובמידת הצורף אף לשנות את המשתמש שמוגדר כעיקרי. שינוי משתמש עיקרי נעשה ע"י צוות התמיכה בכתובת המייל support@fireberry.com.
הערה חשובה: במידה ויש לכם מסמכים חשבונאיים במצב טיוטה המסמכים יופקו ומסמך המקור ירד בקובץ המיוצא.
חשוב לדעת שעל מנת ליצא את כל המידע מהמערכת נדרשות הרשאות ל"הגדרות" ול״יצוא לאקסל״. לכן לפני ביצוע פעולת היצוא, יש לוודא שהרשאות אלו קיימות עבורכם. בנוסף, בשביל לפתוח את הקבצים שקיבלתם בקישור שנשלח אליכם למייל, עליכם להיות מחוברים למערכת פיירברי בדפדפן.
שימו לב: הייצוא מהמערכת מתאפשר אחת ל-7 ימים. כך שאם ביצעתם ייצוא, הייצוא הבא יתאפשר בעוד 7 ימים מהמועד הנוכחי. לצורך נוחות, התאריך והשעה הבאים בהם תוכלו לבצע את הייצוא יצויינו על גבי המסך.
(1).png "vis 3 (5).png")
לוג ייצוא:
בכל פעם שיתבצע ייצוא מהמערכת, על ידי כל אחד מהמשתמשים, תירשם שורת לוג ייצוא חדשה. שורת לוג הייצוא מתעדת את היסטוריית הייצוא שהתבצע מהמערכת ומאפשרת מעקב שוטף אחר כל ייצוא שהתבצע.
לוג הייצוא עשוי להיות מאוד שימושי לבדיקה תקופתית של הייצוא המשמש לגיבוי המידע וכך להישאר בבקרה על כמות הגיבויים שהתבצעו במשך תקופת זמן. שימוש יעיל נוסף של לוג הייצוא הוא לבקר את הייצוא שביצעו העובדים ולהיות בשליטה על המידע שלכם.
לוג הייצוא יכלול פירוט של שלושת הדברים הבאים:
- תאריך- התאריך והשעה המדוייקים בהם נעשה הייצוא.
- סטטוס- הסטטוס בו נמצא הייצוא, יכול להכיל אחד משלושת הערכים סיים, נכשל או בתהליך.
- בוצע על ידי- יכלול את שם המשתמש שביצע את הייצוא.
ייצוא בעת גישה מוגבלת:
גם במידה וגישתכם למערכת מוגבלת, ניתן לבצע ייצוא של כל המידע מהמערכת.
כל מה שעלייכם לעשות הוא ללחוץ על הקישור הצורף בתחתית והמידע ישלח לכתובת המייל של המשתמש העיקרי, בדיוק באותו האופן שצויין למעלה.
(1).png "vis 3 (6).png")
להסבר מפורט על פתיחת וקריאת הקובץ המיוצא ולהנחיות לביצוע ייצוא מוצלח מהמערכת לחצו כאן.
ייצוא תצוגה לקובץ:
לעיתים יעלה הצורך לבצע ייצוא של תצוגה אחת ספציפית מהמערכת ולא את המידע כולו. לדוגמא, ייתכן ותצטרכו לייצא רק את הלקוחות שלכם לביצוע פעולות שונות.
במידה והינכם מעוניינים לייצא תצוגה בלבד, ראשית יש להיכנס לאובייקט ממנו תרצו לייצא את המידע. בשלב הבא, לחצו על התצוגה שבה נמצאות הרשומות אותם תרצו לייצא.
בפינה השמאלית, לחצו על כפתור שלוש הנקודות ובחרו באפשרות של יצא לאקסל. לאחר הלחיצה כל הרשומות שנמצאות בתצוגה ירדו כקובץ למחשב בו ביצעתם את הפעולה.
הקובץ יכיל שורות ועמודות, כאשר השורות מייצגות את הרשומות המיוצאות והעמודות מייצגות את השדות שנבחרו להיות מיוצאים.
השדות שיופיעו בקובץ, הם השדות שהוגדרו להופיע כעמודות בתצוגה אותה ייצאתם. לשינוי העמודות המופיעות בתצוגה עברו להסבר המצורף כאן.
(1).png "vis 3 (7).png")
טיפ: טרם הייצוא, מומלץ לסדר את העמודות בתצוגה כך שייצואו רק השדות אותם אתם מעוניינים לכלול בקובץ. ניתן לכלול עד כעשרים שדות שונים בעמודות התצוגה.