מעקב אחר ביצועי עובדים
אחד מהדברים שניתן ואף חשוב לבצע במערכת הוא יצירת מעקב אחר ייעילות עובדים ומדידת עמידה בביצועים שלהם.
לכל חברה ישנם מדדי עובדים אחרים והגדרה שונה לעמידה ביעדים, אך למרות זאת כל חברה יכולה וצריכה לבצע מעקב של יעילות העובדים.
המאמר יעסוק בטיפים ושיטות שונות שניתן לבצע במערכת בשביל למדוד עמידה ביעדים והשלמת פעילויות שונות של משתמשים בעבודה היומיומית. לפני קריאת מדריך זה מומלץ לקרוא את המדריך הבא שעוסק בבקרה וניתוח נתונים.
הגדרת יעדים למשתמשים:
שדה יעד:
בתוך פרופיל המשתמש קיים שדה בשם "יעד". בשדה זה תוכלו להזין לכל אחד מהמשתמשים את היעד עבור כל משתמש במערכת ולהציגו בהמשך בלוחות הבקרה במערכת.
בשביל להגיע לשדה ״יעד״ יש ללחוץ על גלגל השיניים במערכת ותחת מערכת בחרו במשתמשים.
היכנסו למשתמש שלו תרצו להגדיר את היעד, ואתרו את שדה "יעד" בפרופיל המשתמש.
היכנסו למשתמש שלו תרצו להגדיר את היעד, ואתרו את שדה "יעד" בפרופיל המשתמש.
כל אחד יכול להגדיר יעדים שונים למטרות שונות. למשל תוכלו להגדיר שיעד הוא סכום מכירות שעל המשתמש לעמוד בו, כמות לקוחות שעליו לסגור או אפילו כמות קריאות שירות שבהן המשתמש צריך לטפל.
בדוגמא שאציג כאן אוסיף למשתמש דור דוד יעד של 20 לקוחות שעליו לסגור, כלומר לקוחות שיהפכו ללקוחות פעילים. לכן בשדה "יעד" אגדיר לדור את המספר 20.
מדד ליעדי משתמשים:
בשלב הבא לאחר שהוגדר יעד לכל משתמש, ניתן ליצור מדד שמציג את היעד עבור כל משתמש. המדד יכול לשמש לעובדים תמונה לכמויות ולסכומים שמצופה מהם לעמוד בהם.
בשביל ליצור מדד חדש, יש להיכנס לאובייקט לוחות בקרה בסרגל הראשי ואז לבחור בלוח הבקרה הרצוי מהרשימה משמאל שאליו יתוסף המדד החדש שתיצרו.
אחרי שבחרתם בלוח הרלוונטי, לחצו על הוסף Widget משמאל למעלה ואז בחרו בווידג'ט מסוג מדד.
בסוג נתונים בחרו את אובייקט משתמשים כיוון שזהו האובייקט בו נמצא שדה "יעד" שהוצג.
תנו כותרת מתאימה לגרף ותחת ערכים בחרו את שדה יעד ואז בסכום על מנת שיוצג הסכום שהגדרתם ביעד המשתמש.
בסוג נתונים בחרו את אובייקט משתמשים כיוון שזהו האובייקט בו נמצא שדה "יעד" שהוצג.
תנו כותרת מתאימה לגרף ותחת ערכים בחרו את שדה יעד ואז בסכום על מנת שיוצג הסכום שהגדרתם ביעד המשתמש.
אם תרצו תוכלו לתחום את היעד בזמנים ותחת תקופת זמן להגדיר תקופת זמן רצויה למדידה.
בדוגמא זו נציג את היעד של המשתמש דור דור, לו ניתן היעד של עמידה בהפיכת 20 לקוחות להיות פעילים. לכן נוסיף למדד את הסינון שהמשתמש צריך להיות שווה ל״דור דוד״.
לסיום שמרו את המדד החדש ותוכלו לצפות ביעד של אותו המשתמש. המדד יוכל לסייע גם למשתמש עצמו כך שיוכל לבצע מעקב שוטף אחר סטטוס העמידה ביעדים שלו. תוכלו לייצר מדדים נוספים באופן דומה לכל אחד ממשתמשי המערכת שלכם ולבצע בקרה על כל אחד מהם.
מעקב אחר השלמת משימות:
דרך נוספת למדידת ייעלות העובדים היא מדידת עמידת המשתמשים במשימות שלהם.
תוכלו ליצור במערכת גרף עמודות, שמציג את כמות המשימות פתוחות שקיימות לכל אחד מהמשתמשים. כך תוכלו לבחון את העמידה במשימות ולראות כמה משימות פתוחות שטרם טופלו קיימות לכל אחד מהמשתמשים.
בשביל לעשות זאת בתוך לוחות בקרה בחרו בהוסף Widget ובחרו בגרף עמודת אנכי.
בסוג הנתונים הגדירו את אובייקט משימות ותנו כותרת מתאימה לגרף. תחת ערכים בחרו במספר רשומות ולצידו באפשרות של סכום.
בשדה להצגה בחרו בשדה מבצע מכיוון שהכוונה היא להציג את כל המשימות לפי משתמשים שאמורים לבצע את אותן משימות. ולסיום הגדירו תחת סינון שתראו רק את המשימות שהסטטוס שלהן שווה לפתוח, כלומר כאלה שטרם טיפלו בהן.
לסיום שמרו את הנתונים ותוכלו לצפות בכמות המשימות הפתוחות שעדיין קיימות לכל נציג וכך לבצע מעקב אחר הפעילות השטופת של כל אחד מהם.
לצורך הדוגמא בתמונה שמוצגת אפשר להבחין כי למשתמשת מאיה נדיב קיימות מספר גבוהה מאוד של משימות פתוחות ביחס למשתמשים האחרים.
במעבר עם העכבר על כל אחת מהעמודות יכתב לכם כמה רשומות (משימות) מכילה כל עמודה במדוייק.
מדידת מכירות של עובדים:
תוכלו למדוד את כמות המכירות שהנציגים שלכם מבצעים על ידי מדידת אחוזי ההמרה, כלומר למדוד מהו אחוז ההמרה של לקוחות מלידים ללקוחות פעילים ומשלמים.
בשביל למדוד את אחוז ההמרה בשלב הראשון יהיה עליכם ליצור שני מדדים, המדד הראשון סוכם את כלל הלקוחות במערכת והמדד השני סוכם את כלל הלקוחות הפעילים.
מדד לסכימת כלל הלקוחות:
בשביל ליצור מדד שסוכם את כל הלקוחות צרו ווידג'ט מסוג מדד על אובייקט לקוחות.
בערכים בחרו את מספר הרשומות ואז בסכום. תנו שם רלוונטי למדד ושמרו אותו.
מדד לסכימת כל הלקוחות הפעילים:
כעת צרו ווידג'ט נוסף מסוג מדד על אובייקט לקוחות והגדירו את כל שאר הערכים בדיוק כמו המדד הקודם רק שהפעם תוסיפו סינון. הסינון שנוסף יגדיר שרק לקוחות בסטטוס פעיל יכנסו לסכימה של אותו המדד.
לאחר יצירת שני המדדים, ניגש ליצור את טבלת המדדים שתראה לנו את יחס ההמרה של הלקוחות בחלוקה לפי המשתמשים במערכת.
טבלת מדדים למדידת יחס המרה:
בשלב האחרון צרו ווידג'ט חדש מסוג טבלת מדדים, הפעם צרו אותו על אובייקט משתמשים מכיוון שנרצה לראות את האחוזים בחלוקה לפי העובדים.
תנו כותרת לטבלה כמו למשל "אחוז המרת לידים" ובשדה להצגה בחרו להציג את השם מלא של המשתמש.
כעת לחצו על הוסף מדד והוסיפו את שני המדדים שיצרתם בשלב הקודם אחד אחרי השני וסננו אותם על פי "מנהל לקוח".
אחרי שהוספתם לטבלה את שני המדדים שיצרתם קודם, לחצו שוב על הוסף מדד, לחצו על נוסחה וצרו נוסחה חדשה לחישוב אחוז ההמרה.
צרו את המדד שמחשב את יחס ההמרה, כך שיחלק את כמות הלקוחות הפעילים מסך כל הלקוחות הקיימים במערכת. שימו לב שעליכם להוסיף את נוסחת ה-IF בשביל להימנע ממקרים שבהם המכנה יהיה שווה לאפס ותקבלו ביטוי לא מוגדר.
המדד פועל בצורה הבאה: אם סך כל הלקוחות שווה לאפס, תכניס אפס. אם לא, תחלק לי את סך הלקוחות הפעילים בסכום של כל הלקוחות. לסיום שימו לב שתחת סוג ערך בחרתם באחוזים.
בפועל הנוסחה נראת כך: ( (כלל הלקוחות) / (לקוחות פעילים) , 0 ,0= (כלל הלקוחות) )IF
לסיום תוכלו לראות את יחס ההמרה של כל משתמש ומשתמש במערכת. תוכלו לצפות בכמות הלקוחות של כל משתמש, כמות הלקוחות הפעילים שלו ואת יחס ההמרה של כל אחד מהם. כך תוכלו למדוד את אפקטיביות העובדים ולמדוד עמידה ביעדים אישיים.
הערה חשובה: תוכלו לבנות בדיוק באותו האופן מדדים וטבלת מדדים לבדיקת עמידה בכמות משימות או פגישות לכל אחד מהנציגים. וכך לבחון מידת אפקטיביות ולבצע השוואה בין תפוקת העובדים.
בקרה אחר כמות מכירות:
דבר נוסף שתוכלו לנתח הוא את סך המכירות שכל נציג ביצע. טבלה על אובייקט תנועות תציג לכם את סך כל המכירות ששולמו וגם את כל הזיכויים שבוצעו, כך שתוכלו לקבל תמונת מצב על הסכום האמיתי שהתקבל עבור המכירות של העובדים.
בשביל לבנות טבלה שכזו צרו ווידג'ט מסוג טבלה על אובייקט תנועות. בערכים תוכלו להציג את שדה סכום כולל או את שדה סה"כ שולם וליצור טבלה רק של הסכומים שהתקבלו בפועל.
בשדה להצגה בחרו להציג את המשתמש וקבצו לפי תקופת הזמן הרצויה, למשל לפי תנועות שהנוצר בתאריך בתאריך שלהן הוא החודש.
מומלץ ורצוי להוסיף סינונים מתאימים ולהציג רק את התנועות שתרצו לראות. סינון לדוגמא שאפשר להוסיף הוא שיוצגו רק התנועות מהשנה הנוכחית.
לחצו על הוסף סינון, בשם השדה בחרו את שדה נוצר בתאריך ובתנאי הגדירו את תקופת הזמן הרצויה, שנה שעברה / שנה נוכחית / רבעון קודם או כל תקופה אחרת שתבחרו.
לסיום שמרו את הטבלה ונתחו את ביצועי המכירות של העובדים בארגון בקלות לפי תקופות זמן נבחרות.