הרשאות שיתוף מותאמות אישית
הרשאת שיתוף מותאמת אישית תסייע לכם לשלוט באופן מלא על אופן וסוג המידע בו כל תפקיד יכול לצפות בהתאם לכל שדה שקיים לכם במערכת.
הרשאות השיתוף בתפקידים כמו: ברמת נציג בלבד, ברמת צוות בלבד, ברמת יחידה עסקית בלבד וכדומה פועלות על פי שדה מנהל הרשומה. בשונה מכך, הרשאת שיתוף מותאמת אישית תאפשר לכם להגדיר הרשאת שיתוף לבחירתכם, בכל אובייקט, לפי כל אחד מהשדות שנמצאים בתוכו.
על ידי שימוש בסינונים מותאמים אישית תוכלו לקבוע בכל אובייקט אילו רשומות מערכת יופיעו לכל אחת מהרשאת התפקיד במערכת.
לדוגמא, תוכלו להגדיר הרשאת שיתוף מותאמת אישית לתפקיד "נציג מכירות" כך שהוא יוכל לראות רק רשומות לקוח שנמצאות בסטטוס "חדש". כך שנציגי המכירות בארגון שלכם יחשפו רק לרשומות לקוח שמיועדות לטיפולם האישי ולא ללקוחות שבטיפול מחלקות אחרות בארגון.
המאמר יסקור את השימוש בהרשאת שיתוף זו ובתחתית המאמר תוכלו למצוא מספר דוגמאות שימושיות נפוצות.
 
הגדרת שיתוף מותאם אישית:
בשלב הראשון, בשביל להגדיר הרשאת שיתוף מותאמת אישית לתפקיד מסוים, עליכם יהיה להיכנס לדף ההרשאות של אותו התפקיד. לביצוע פעולה זו לחצו על גלגל השיניים בסרגל הראשי ותחת משתמשים בחרו במשתמש שנמצא בתפקיד אותו תרצו לערוך. תחת שדה "הרשאה" תוכלו להבחין בתפקיד אליו משוייך אותו המשתמש, לחיצה על התפקיד תוביל אתכם ישירות לדף ההרשאות של אותו בעל התפקיד.
כניסה להרשאות תפקיד דרך משתמשים
 
 
דרך נוספת לגשת לכל התפקידים במערכת היא דרך לשונית תפקידים מתוך הגדרות המערכת.
לחיצה על תפקידים תפתח בפניכם את כל התפקידים שקיימים במערכת, בחירה בתפקיד המועדף תוביל אתכם גם כן לדף ניהול הרשאות התפקיד שלו.
כניסה להרשאות תפקיד דרך תפקידים
 
בדף הרשאות התפקיד תוכלו לראות את כל רשימת האובייקטים הקיימים לכם במערכת ופעולות נוספות שניתן להגדיר להן הרשאות.
להסבר על סוגי הפעולות וסוגי ההרשאות כגון יצירה, קריאה, עריכה ומחיקה עברו למאמר הבא בנושא הגדרת הרשאות תפקיד.
 
שימו לב: הרשאת קריאה באובייקט חייבת להיות מסומנת על מנת שהרשאות השיתוף יחולו על האובייקט. במידה והרשאה לקריאה לא תהיה פעילה, המשתמש שנמצא בתפקיד זה לא יוכל לגשת ולצפות בשום רשומה שנמצאת באובייקט.
הגדרת קריאה בהרשאת תפקיד
 
 
הרשאות שיתוף מותאמות אישית פועלות רק על אובייקטים שניתנים לעריכה. כלומר, הרשאות שיתוף מותאמות אישית לא יחולו על ההרשאות שנמצאות תחת הכותרת "פעולות" או על אחד מהאובייקטים הבאים: גרפים, לוחות בקרה, מסמכים, תיבות דוא"ל צוותיות, הודעות דוא"ל, Facebook Connections, טפסים, עמודים, שדות רשומה, רשומות מערכת ותצוגות.
לאחר שוידאתם שאכן קיימת הרשאה ל"קריאה" באובייקט הרלוונטי, לחצו על תיבת הבחירה תחת שיתוף ובחרו באפשרות של מותאם אישית. להרחבה בנוגע לשאר סוגי הרשאות השיתוף עברו למאמר שמצורף כאן.
לאחר הלחיצה תפתח בפניכם חלונית שבה תוכלו להגדיר את הסינונים הרצויים. אם נמשיך עם הדוגמא שהוצגה קודם, נערוך את ההרשאות השיתוף באובייקט לקוחות של תפקיד "נציג מכירות". 
כניסה להרשאת שיתוף מותאמת
 
 
טיפ: במידה ואינכם בטוחים אם פתחתם את הרשאת השיתוף של האובייקט הנכון, תוכלו לבדוק את כותרת החלונית. בכותרת יוצג שם האובייקט לו אתם עורכים את הרשאות השיתוף ברגע זה. לדוגמא, אם אתם ברגע זה אתם עורכים את הרשאת השיתוף של אובייקט קריאות שירות, תוכלו לראות את הכותרת "קריאות שירות שיתוף מותאם אישית".
 
הוספת סינונים:
לחצו על הוסף סינון בשביל להוסיף סינון חדש. תחת שדה בחרו את השדה שעליו יחול הסינון בהרשאת השיתוף. השדה יכיל תיבת בחירה של כל השדות שקיימים באובייקט אותו אתם עורכים. תחת תנאי הגדירו את התנאי לסינון, תנאים יכולים להיות "שווה", "לא שווה", "מתחיל ב" ועוד. ברוב התנאים יהיה עליכם להגדיר גם את הערך שעליו תתבצע הבדיקה של התנאי.
לדוגמא, בלחיצה על הוסף ערך נבחר את השדה סטטוס באובייקט לקוחות ונגדיר את התנאי להיות שווה ל. לאחר מכן, נגדיר את הערך להיות חדש ונלחץ על כפתור החל. הסינון שהוגדר יבדוק האם סטטוס הלקוח שווה ל"חדש" ובמידה וכן, הרשומה הזו תוצג לאותו בעל התפקיד. במידה וסטטוס לקוח מסוים לא שווה ל"חדש" אלא לפעיל, בתהליך וכדומה, הרשומה לא תוצג ולא תהיה נגישה לתפקידים שלא צריכים להיות בעלי גישה אליה.
הגדרת סינון בהרשאת שיתוף
 
בדיוק באותה הדרך תוכלו להוסיף סינונים שונים לכל אובייקט במערכת ועל כל שדה שקיים בתוכו.
 
בניית סינונים מרובים:
לכל הרשאת שיתוף מותאמת אישית ניתן להוסיף מספר סינונים כך שרק רשומה שתעמוד בכל תנאי הסינון שהוגדרו תוצג לאותו התפקיד.
בשביל לעשות זאת, לחצו על הוסף סינון פעם נוספת ובדיוק באותו האופן הוסיפו סינון נוסף לשיתוף. אם נמשיך עם הדוגמא הקודמת, הפעם בנוסף לסטטוס חדש, נרצה שאותו התפקיד יראה רק לקוחות מסוג ״לקוח עסקי״ וגם בעלי הסטטוס ״חדש״. כך שרק במידה ולקוח יעמוד בשני התנאים הללו אותו בעל התפקיד יוכל להיחשף אליו ולצפות במידע שבתוכו.
בשביל להוסיף את הסינון הנוסף, לחצו על הוסף סינון פעם נוספת, בשדה בחרו את סוג לקוח, את התנאי הגדירו להיות שווה ל ולסיום בחרו את הערך לקוח עסקי.
לאחר הוספת שני התנאים נציג המכירות יוכל לראות ולגשת מעכשיו רק ללקוחות שגם הסטטוס שלהם חדש וגם סוג הלקוח שלהם הוא עסקי. רק במידה ושני התנאים הללו יתקיימו ברשומה, אותה רשומה תוצג לתפקיד נציג המכירות.
סינונים שכולם חייבים להתקיים
 
בניית קבוצת סינונים:
מעבר לסינונים שהוצגו בשלב הקודם שמחייבים רשומה לעמוד בכל התנאים על מנת להיות מוצגת, ניתן להוסיף גם קבוצת סינונים.
קבוצת סינונים מאפשרת להוסיף מספר תנאים לתוכה כך שמספיק שרק תנאי אחד מתוך הקבוצה מתקיים בשביל שהרשומה תוצג בפני אותה הרשאת התפקיד.
לדוגמא, תוכלו להגדיר שנציג המכירות יראה רק לקוחות שנמצאים בסטטוס ״חדש״ או לקוחות שהותק שלהם עומד על פחות מ-30 ימים. מספיק שרק אחד מהם יתקיים (או שניהם כמובן) בשביל שנציג המכירות יראה את אותם הלקוחות.
בשביל לעשות זאת לחצו על החץ הקטן לצד הוסף סינון ובחרו בהוסף קבוצה. בשלב הבא הוסיפו את הסינונים שתחת הקבוצה וזכרו ללחוץ על החל בסיום של כל הוספת סינון חדש.
תנאים שלפחות אחד מהם חייב להתקיים
 
תוכלו להוסיף עוד ועוד קבוצות על ידי לחיצה על החץ הקטן פעם נוספת ובחירה בהוסף קבוצה וכך תוכלו להוסיף מספר קבוצות תנאים שבתוך כל אחת מספיק שתנאי אחד יתקיים.
להרחבה בנושא הוספת סינונים ובניית קבוצות סינונים בפרט עברו למאמר שמצורף כאן שעוסק סינון תצוגות.
 
שמירת סינונים:
אחרי שהחלתם את כל התנאים שהוספתם על ידי לחיצה על כפתור החל, לחצו על כפתחור שמור בפינה התחתונה של החלונית. במידה והתחרטתם על השינויים שביצעתם, בכל שלב תוכלו ללחוץ על כפתור בטל והסינונים לא ישמרו.
אחרי השמירה תועברו ישירות חזרה אל דף ניהול הרשאות התפקיד ותוכלו להגדיר הרשאות שיתוף נוספות לאובייקטים שונים.
זכרו ללחוץ על כפתור שמור בפינה השמאלית העליונה של הדף בסיום עריכת ההרשאות על מנת שהשינויים שביצעתם ישמרו. תוכלו להבחין בחלונית ירוקה שתופיעה בתחתית המסך בסיום השמירה ותאשר לכם שאכן השינויים שביצעתם נשמרו עבור התפקיד.
שמירת סינוני הרשאות שיתוף
 
שימו לב: חשוב לזכור לשמור גם את דף ההרשאות כולו ולא רק את חלונית הסינונים של הרשאות השיתוף. ללא שמירה, השינויים לא ישמרו וימחקו ברגע שתצאו מדף ההרשאות או תרעננו את העמוד.
 
דוגמאות נפוצות בהרשאות שיתוף מותאמות:
דוגמא א׳- עובדי מיקור חוץ:
חברות רבות משתמשות בשירותם של עובדים חיצוניים לשירותים מיוחדים. בתחום הביטוח לדוגמא פעמים רבות קיימים סוכנים חיצוניים, בנדל״ן ניתן למצוא קבלני משנה שונים ובאופן כללי אנשי מקצוע כמו אינטגרטורים, מטמיעים ועוד.
אם ניקח לדוגמא את סוכני הביטוח, לכל לקוח בחברה יש את מנהל הלקוח האישי שלו שאחראי לטפל בכל צורך שקיים ללקוח. בנוסף, לכל לקוח קיים גם סוכן ביטוח חיצוני מטעם החברה שמנהל ללקוח את כל הפוליסות. החברה מעוניינת לאפשר לסוכנים החיצוניים גישה רק לפוליסות שלהם וללקוחות אותם הם ביטחו. החברה לא מעוניינת שלאותם סוכנים חיצונים תהיה גישה לפוליסות של סוכנים אחרים או ללקוחות שבוטחו על ידי סוכנים אחרים. לעומת זאת, מנהלי הלקוח של החברה צריכים להיות בעלי גישה ללקוחות אותם הם מנהלים ולפוליסות המשוייכות לאותם הלקוחות. הלקוחות שהם מנהלים יכולים להיות מבטוחים על ידי מספר סוכנים שונים וכל פוליסה של לקוח שלהם יכולה להיות משוייכת גם היא למספר סוכנים שונים. לכן עולה הצורך להרשאת שיתוף מותאמת אישית באובייקט פוליסות ובאובייקט לקוחות, גם לסוכנים וגם למנהלי הלקוחות.
בשביל להגדיר הרשאות שיתוף אלו, ראשית יש לוודא כי קיימת הרשאת תפקיד גם עבור הסוכנים וגם עבור מנהלי הלקוח.
בשלב הבא יש לוודא שלכל פוליסה קיימים השדות ״סוכן פוליסה״ ו״מנהל פוליסה״ מסוג רשומה מקושרת לאובייקט משתמשים, עם סוכן ולקוח רלוונטים מקושרים בכל אחת מהפוליסות. בנוסף, וודאו כי לכל לקוח קיימים השדות ״מנהל לקוח״ ו״סוכן״ שהם מסוג רשומה מקושרת לאובייקט משתמשים אובייקט לקוחות. להסבר מפורט בנושא שדה מסוג רשומה מקושרת עברו למאמר הבא.
רשומות מקושרות באובייקט לקוחות
 
כעת פתחו את הרשאת התפקיד של סוכן ואתרו את אובייקט פוליסות. תחת הרשאות שיתוף בחרו את שיתוף מותאם אישית והגדירו את הסינון כך ששדה סוכן פוליסה מוגדר להיות משתמש נוכחי. בעזרת הגדרה זו כל סוכן יוכל לגשת ולראות רק את הפוליסות שהוא מציע באותה חברת ביטוח בלבד.
בשלב הבא אתרו את אובייקט לקוחות והגדירו את הסינון כך ששדה סוכן גם כן יוגדר להיות משתמש נוכחי. בזכות הגדרה זו כל סוכן יוכל לגשת רק ללקוחות שנמצאים בטיפולו בלבד ולא בטיפולם של סוכנים אחרים בחברה.
הפרדת ההרשאות תוביל לכך שהסוכנים לא יוכלו לראות פוליסות של סוכנים אחרים ולבצע השוואות שהחברה הייתה רוצה להימנע מהם. מעבר לכך, הם יוכלו להיחשף רק למידע של לקוחות שלהם ולא לקוחות שאינם קשורים אליהם. בנוסף, תתאפשר חשיפה רק למידע שהלקוח הסכים שהסוכן יוכל להיחשף אליו וכך לשמור על פרטיות הלקוחות בחברה.
הגדרת הרשאות שיתוף לאובייקט לקוחות
 
בהרשאת התפקיד של מנהל הלקוח בצעו פעולות דומות לזו של הסוכן. אתרו את אובייקט פוליסות אך שהפעם הגדירו את השדה בתנאי להיות השדה מנהל פוליסה ולא סוכן פוליסה. ובאופן דומה באובייקט לקוחות הגדירו סינון דומה רק שהפעם השתמשו בשדה מנהל לקוח ולא בשדה סוכן.
בדרך זו כל מנהל לקוח יוכל לראות רק את הלקוחות אותם הוא מנהל ואת הפוליסות המשוייכות ללקוחות שלו, גם אם לפוליסות משוייכים סוכני ביטוח שונים. בידול המידע הזה מאפשר שליטה מלאה במידע שכל תפקיד רואה ובכך להשאיר את המידע בטוח ובידיים הנכונות.
 
דוגמא ב׳- לקוחות לפי סטטוס:
דוגמא נוספת להרשאות שיתוף מותאומות אישית היא להקצות את לקוחות החברה להתפקיד הרלוונטי בארגון.
בדרך זו ניתן להבטיח שהנציגים בחברה יטפלו רק בלקוחות בהם הם אמורים לטפל וליצור סדר בין המחלקות השונות.
דוגמא זו עשויה להיות מאוד רלוונטית לארגונים שבהם הלקוח עובר בהמלך מחזור חייו טיפול על ידי מספר מחלקות שונות בארגון.
תוכלו להגדיר למשל שצוות המכירות יצפה רק בלקוחות בסטטוסים חדש, קשר ראשוני ובתהליך בעוד צוות מנהלי הלקוחות יטפל רק בלקוחות בסטטוס פעיל. בידול המידע יוכל לעזור לכם ליצור סדר בין הצוותים והמחלקות בארגון ולשלוט על סיווג המידע המתחלק בין העובדים.
לביצוע פעולה זו על ידי הרשאות שיתוף מותאמות אישית, יהיה עליכם להגדיר הרשאות שיתוף באובייקט לקוחות לכל בעלי התפקידים הרלוונטים.
בשלב הראשון, פתחו את תפקיד נציג מכירות, אתרו את אובייקט לקוחות ותחת שיתוף בחרו במותאם אישית. כעת לחצו על הוסף סינון ובשדה בחרו את סטטוס. את התנאי הגדירו להיות שווה ל ובערכים בחרו את חדש, קשר ראשוני ובתהליך.
הגדרת סטטוס בהרשאת שיתוף
 
לסיום לחצו על החל ואז על שמור ולסיום ושמירת השינויים לחצו על שמור בפינה השמאלית העליונה של דף ההרשאות.
בשלב השני פתחו את דף הרשאות התפקיד של התפקיד מנהל לקוח ובאופן דומה הגדירו הרשאת שיתוף מותאמת אישית באובייקט לקוחות.
בסינון הגדירו את השדה להיות סטטוס, את התנאי לשווה ל ובערך בחרו את פעיל. לאחר שתשמרו את הרשאות התפקיד של שני התפקידים, תוכלו להבטיח הפרדה מלאה וחלוקה מסודרת של הלקוחות בארגון לפי הסטטוט שלהם.
 
טיפ: תוכלו להגדיר הרשאות שיתוף מותאמות אישית עבור כל שדה שקיים לכם במערכת. לדוגמא, תוכלו לשלוט על הגישה לאובייקט לקוחות על פי סוג הלקוח כך שרק מנהלי לקוחות בכירים יורשו לגשת ללקוחות מסוג עסקי ומנהלי לקוחות כלליים יצפו רק בלקוחות פרטיים.
 
האפשרויות של הרשאות מותאמות אישית הן אינסופיות וניתנות להתאמה אישית מלאה על פי כל צורך, לכל אובייקט ועבור כל תפקיד.