שדות מערכת באובייקט הזמנות
באובייקט הזמנות, כמו כל יתר האובייקטים במערכת ישנם שדות שמגיעים כברירת מחדל.
שדות אלו יפורטו במאמר זה ויוצגו לפי סדר אלפביתי בליווי הסוג שלהם והמטרה לשמה הם נועדו.
חלק מהשדות שיוצגו הם שדות שמתמלאים באופן אוטומטי ביצירת רשומת הזמנה חדשה ומוגדרים כשדות לקריאה בלבד וחלק נוסף מוגדרים כשדות חובה שחייב למלא בהם ערך.
שדות אשר מגיעים עם המערכת לא ניתנים למחיקה, אך ניתן לקבוע בכל עת האם הם יופיעו בטופס הלקוח או לא, מלבד אלו המוגדרים כחובה שמחוייבים להופיע בטופס.
 
שם שדה סוג שדה טופס תיאור שדה חובה שדה לקריאה בלבד
מספר הזמנה מספר פרטי הזמנה שדה שמתמלא אוטומטית עם יצירת הזמנה במערכת, כאשר המספר הראשון שיתקבל להזמנה ניתן להגדרה אישית בהתאם לספרור הנדרש מצידכם לפי ההסבר שמצורף כאן. במידה ולא הגדרתם את הספרור, המספר הראשון שתקבל ההזמנה שתיווצר יהיה 1001. השדה מסתפרר באופן אוטומטי כך שההזמנה השנייה תקבל את המספר 1002, השלישית 1003 וכן הלאה באופן עוקב. לא ניתן להזין מספר הזמנה באופן ידני בשביל לא לפגוע ברצף החשבונאי.    ✅
לקוח רשומה מקושרת פרטי הזמנה שדה רשומה מקושרת לאובייקט לקוחות. הלקוח שיקושר בשדה זה יהיה הלקוח לו תיווצר ההזמנה. מדובר בשדה חובה כיוון שהזמנה לא יכולה להיווצר ללא צירוף של לקוח במערכת. כלומר, כל הזמנה במערכת חייבת להיות מקושרת ללקוח כלשהו. קישור הלקוח להזמנה ישפיע על מספר שדות נוספים שיפורטו בהמשך. ✅  
שם חברה טקסט פרטי הזמנה שדה חובה אשר יתמלא באופן אוטומטי עם שם החברה של הלקוח המקושר. בעת היצירה ניתן לערוך את שם החברה ולהחליפו בערך הרצוי. ✅  
טלפון מספר טלפון פרטי הזמנה שדה טלפון מתמלא באופן אוטומטי עם מספר הטלפון שמוזן ברשומת הלקוח שמקושרת להזמנה. מספר הטלפון שיתמלא, ילקח משדה "טלפון ראשי" באובייקט לקוחות. בעת היצירה ניתן לערוך את מספר הטלפון ולהחליפו במספר הרצוי.    
פקס טקסט פרטי הזמנה שדה פקס מתמלא באופן אוטומטי עם מספר הפקס שמוזן ברשומת הלקוח שמקושרת להזמנה. מספר הפקס שיתמלא, ילקח משדה "פקס" באובייקט לקוחות. בעת היצירה ניתן לערוך את מספר הפקס ולהחליפו במספר הרצוי.    
משתמש רשומה מקושרת פרטי הזמנה שדה רשומה מקושרת לאובייקט משתמשים. המשתמש שיקושר להזמנה זו יהווה כמנהל הרשומה והאחראי לטיפול בה. כברירת מחדל, המשתמש שיצר את ההזמנה במערכת יתמלא בשדה זה, אך ניתן להחליף את המשתמש להיות כל אחד ממשתמשי המערכת במידה וקיימת ההרשאה המתאימה לכך. שדה זה ישפיע על הרשאות השיתוף באובייקט הזמנות, לכן יש להגדיר משתמש רלוונטי שיקושר להזמנה בשדה זה. ✅  
סטטוס הזמנה תיבת בחירה פרטי הזמנה שדה תיבת בחירה המכיל את הערכים הבאים לבחירה: הצעת מחיר וסגור. שדה בעל משמעות רבה שאחראי לתעד את שלב חיי ההזמנה, החל מהצעת מחיר ועד לסגירת העסקה. ניתן להשתמש בערכים המוצעים ורצוי ואף מומלץ להוסיף ולערוך את הערכים הקיימים בהתאם לשלבים המוגדרים בארגון שלכם.    
ח.פ./ת.ז. טקסט פרטי הזמנה שדה זה מתמלא באופן אוטומטי עם מספר תעודת הזהות או מספר הח.פ של הלקוח. המספר שיתמלא, ילקח משדה "ת.ז./ח.פ." באובייקט לקוחות. בעת היצירה ניתן לערוך את המספר ולהחליפו במספר הרצוי.    
מטבע
 תיבת בחירה פרטי הזמנה שדה תיבת בחירה המכיל את הערכים הבאים לבחירה: ש"ח, USD, GBF, JPY, EUR, AUD, CAD, DKK, NOK, ZAR, SEK, CHF, BRL. בשדה זה יש לבחור את סוג המטבע בו תתבצע ההזמנה שנוצרת. במידת הצורך ניתן להוסיף ערכי מטבע נוספים או לערוך את הערכים הקיימים.    
דואר אלקטרוני
 דואר אלקטרוני פרטי הזמנה שדה דוא"ל מתמלא באופן אוטומטי עם כתובת הדוא"ל שמוזנת ברשומת הלקוח שמקושרת להזמנה. כתובת הדוא"ל שתתמלא, תלקח משדה "דואר אלקטרוני" באובייקט לקוחות. בעת היצירה ניתן לערוך את הכתובת ולהחליפה בכתובת דוא"ל הרצויה.    
כתובת
 טקסט פרטי הזמנה שדה כתובת מתמלא באופן אוטומטי עם הכתובת שמוזנת ברשומת הלקוח שמקושרת להזמנה. כתובת הלקוח תהיה מורכבת משרשור של העיר, הרחוב, המדינה, הארץ והמיקוד שנמצאים ברשומת הלקוח. במידה ואחד או יותר מהשדות הללו לא מוזנים בכרטיס הלקוח, לא ישתרשר הערך שלהם לכתוב זו. שדה זה ניתן לעריכה במעמד יצירת ההזמנה כך שבמידה וכתובת הלקוח איננה עדכנית או שכתובת ההזמנה שונה מכתובת הלקוח, תוכלו לשנות זאת.    
תבנית הדפסה רשומה מקושרת פרטי הזמנה
 שדה מסוג רשומה מקושרת לאובייקט תבניות הדפסה. מערכות אשר נפתחו לאחר חודש דצבר 2023 לא יראו שדה זה. לשדה זה אין השפעה על תבנית ההדפסה בה תודפס ההזמנה. בשביל לבחור תבנית הפסה להזמנה תוכלו לעשות זאת כפי שמוסבר במאמר הבא.    
סכום מוצרים
 מספר סיכום הזמנה שדה זה נעול ומתמלא אוטומטית עם שיקלול של סכום כל המוצרים שמקושרים להזמנה. הסכום של כל פריט הזמנה שיתווסף להזמנה, ישוקלל לתוך סכום המוצרים הסופי לפני מע"מ.   ✅
סה"כ יתרה מספר סיכום הזמנה שדה נעול שמתמלא באופן אוטומטי עם יתרת הסכום לתשלום עבור ההזמנה. הסכום יתעדכן בכל פעם שתופק קבלה שמשוייכת לחשבונית המס אשר שייכת להזמנה או בכל פעם שתופק חשבונית מס/קבלה להזמנה. סכום הקבלה או חשבונית המס/קבלה יופחת מהסכום הכולל והסכום החדש שנותר לתשלום בגין ההזמנה יתעדכן בשדה זה. ברגע שתופק קבלה או חשבונית מס/קבלה על כל סכום ההזמנה, שדה זה יהיה שווה ל-0 ויעיד על כך שלא נותרה יתרה לתשלום.   ✅
כולל מע"מ תיבת בחירה סיכום הזמנה שדה נעול מסוג תיבת בחירה המכיל את הערכים הבאים לבחירה: כן ולא. בחרו בערך "כן" בשביל להוסיף מע"מ להזמנה ובערך "לא" על מנת לא לכלול את המע"מ בהזמנה. הערכים בשדה זה נעולים ולא ניתנים לעריכה מלבד שם השדה וצבעי הערכים. להסבר על שינוי צבע ערכים ועריכת שדה מסוג תיבת בחירה לחצו כאן. כברירת מחדל יתמלא הערך "כן" על מנת שההזמנה תכלול בתוכה חישוב של ערך המע"מ לתוך סכום ההזמנה הכולל. במידה ומדובר בעוסק פטור, עמותה רשומה או כל סוג עוסק שלא זקוק למע"מ בהזמנותיו, תוכלו לשנות את ערך ברירת המחדל לערך "לא".    
הנחה (אחוזים) מספר סיכום הזמנה
ניתן להכניס במידת הצורך הנחה באחוזים להזמנה. ההנחה תהיה על ידי בחירת מספר מ-0 ועד 100 אחוזי הנחה. לאחר הזנת המספר באחוזים, יתעדכן שדה "סכום כולל" עם הסכום לאחר ההנחה שהזנתם ובהתאמה גם שדה "סכום המע"מ".
במידה ושדה "הנחה סכום" יתמלא עם ערך, שדה "הנחה (אחוזים)" יתמלא עם האחוז שתואם לגובה הנחת הסכום שניתנה ולהפך. במידה ושדה "הנחה (אחוזים)" יתמלא עם ערך, שדה "הנחה (סכום)" יתעדכן עם הסכום שתואם לאחוזי ההנחה שניתנו להזמנה. אם גם שדה "הנחה (אחוזים)" וגם שדה "הנחה (סכום)" יהיו במצב עריכה בו זמנית, שדה ״הנחה (אחוזים)״ הוא זה שיקבע את גובה ההנחה.
    
הנחת עיגול תיבת בחירה סיכום הזמנה שדה נעול מסוג תיבת בחירה המכיל את הערכים הבאים לבחירה: כן ולא. בחרו בערך "כן" בשביל לבצע עיגול לסכום ההזמנה הכולל ובערך "לא" על מנת לא לבצע עיגול לסכום הכולל. הערכים בשדה זה נעולים ולא ניתנים לעריכה מלבד שם השדה וצבעי הערכים. להסבר על שינוי צבע ערכים ועריכת שדה מסוג תיבת בחירה לחצו כאן. ההנחה תהפוך את הסכום הכולל למספר עגול ללא ספרות אחרי הנקודה העשרונית והעיגול תמיד יתבצע כלפי מטה. בעת קביעת הנחה, הסכום הכולל יתעדכן ואיתו גם סכום המע"מ בהתאם לסכום הכולל החדש שחושב.    
סכום כולל מספר סיכום הזמנה שדה זה יסכום את המחיר הכולל של ההזמנה לאחר כל השיקלולים. הסכום יקח בתוכו חישוב של סכום כל פרטי ההזמנה יחד בתוספת המע"מ, החסרת הנחה באחוזים, החסרת הנחת עיגול והחסרת סכום ההנחה. במידה ובאחד או יותר מהשדות שצויינו בחישוב לא מוזנים ערכים, הסכום הכולל לא יקח שדות אלו בעת החישוב.   ✅
תיאור תיבת טקסט סיכום הזמנה שדה תיבת טקסט המכיל כמות תווים גדולה לתיעוד טקסטים ארוכים. נועד לתיעוד פרטים חשובים כלליים אודות ההזמנה.    
סה"כ שולם מספר סיכום הזמנה שדה נעול שמתמלא באופן אוטומטי עם הסכום ששולם סה"כ עד כה עבור ההזמנה. הסכום יתעדכן בכל פעם שתופק קבלה שמשוייכת לחשבונית המס אשר שייכת להזמנה או בכל פעם שתופק חשבונית מס/קבלה להזמנה. סכום הקבלה או חשבונית המס/קבלה יופחת מהסכום לתשלום והסכום הכולל שכבר שולם יתעדכן בשדה זה. ברגע שתופק קבלה או חשבונית מס/קבלה על כל סכום ההזמנה, הסכום בשדה זה יהיה זהה לסכום עליו הופקה ההזמנה.   ✅
סכום מע"מ מספר סיכום הזמנה שדה זה יתמלא רק במידה ובשדה "כולל מע"מ" סימנתם את הערך "כן".  במידה ונקבע מע"מ בהזמנה, שדה זה יתעדכן עם סכום המע"מ שישוקלל בהזמנה.   ✅
הנחה (סכום) מספר סיכום הזמנה
ניתן להכניס במידת הצורך הנחה לסכום ההזמנה. בחרו את גובה ההנחה הרצויה ושדה "סכום כולל" יתעדכן בהתאם עם הסכום החדש לאחר ההנחה ובהתאמה גם סכום המע"מ החדש.
במידה ושדה "הנחה (אחוזים)" יתמלא עם ערך, שדה "הנחה (סכום)" יתעדכן עם הסכום שתואם לאחוזי ההנחה שניתנו להזמנה ולהפך. במידה ושדה "הנחה (סכום)" יתמלא עם ערך, שדה "הנחה (אחוזים)" יתמלא עם האחוז שתואם לגובה הנחת הסכום שניתנה. אם וגם שדה "הנחה (אחוזים)" וגם שדה "הנחה (סכום)" יהיו במצב עריכה בו זמנית, שדה ״הנחה (אחוזים)״ הוא זה שיקבע את גובה ההנחה.
    
סכום הנחת עיגול מספר סיכום הזמנה שדה זה יתמלא רק במידה ובשדה "הנחת עיגול" סימנתם את הערך "כן". במידה ונקבעה הנחת עיגול, שדה זה יתעדכן עם סכום ההנחה שנקבע בעקבות העיגול.   ✅
נוצר בתאריך תאריך ושעה - שדה לקריאה בלבד שמתעדכן אוטומטית עם התאריך והשעה שבה נוצרה הרשומה במערכת. שדה זה לא ניתן לעריכה ומסייע במעקב אחר תאריכי יצירת רשומות חדשות במערכת.   ✅
נוצר על ידי רשומה מקושרת - שדה מסוג רשומה מקושרת לאובייקט משתמשים. שדה לקריאה בלבד שמתעדכן אוטומטית עם המשתמש שיצר את הרשומה במערכת. השדה לא ניתן לעריכה ומסייע במעקב אחר יצירת רשומות חדשות במערכת.   ✅
עודכן בתאריך תאריך ושעה - שדה לקריאה בלבד שמתעדכן אוטומטית עם התאריך והשעה שבה עודכנה הרשומה לאחרונה במערכת. שדה זה לא ניתן לעריכה ומסייע במעקב אחר תאריכי העדכונים האחרונים שבוצעו ברשומות קיימות במערכת.   ✅
עודכן על ידי רשומה מקושרת - שדה מסוג רשומה מקושרת לאובייקט משתמשים. שדה לקריאה בלבד שמתעדכן אוטומטית עם המשתמש שעדכן אחרון את הרשומה במערכת. השדה לא ניתן לעריכה ומסייע במעקב אחר עדכוני הרשומות הקיימות במערכת.   ✅