אחת מהאוטומציות שבאפשרותכם ליצור במערכת היא אוטומציה לשליחת הודעת דואר אלקטרוני.

כלומר, בעדכון או יצירת רשומה חדשה ואפילו בזמן יחסי או קבוע, הודעת מייל מוגדרת מראש תשלח לנמען הקשור לרשומה או כל נמענן שתבחרו.

דוגמה לאוטומציה לשליחת דוא״ל היא שליחת מייל בכל פעם שלקוח חדש נוצר במערכת.

כך שבכל פעם שלקוח חדש יווצר במערכת הוא יוכל לקבל ממכם מייל ברוך הבא עם כל הפרטים הרלוונטים.

הגדרת האוטומציה:

בשלב הראשון, לפני הגדרת הפעולה של שליחת דוא״ל, יש להגדיר את האובייקט עליו תפעל האוטומציה, מתי האוטומציה תחול ובאילו תנאים.

האוטומציה תשלח את המייל לרשומה מהאובייקט שהוגדר בסוג האוטומציה או לרשומות מהאובייקטים המקושרים אליו.

לכן חשוב לשים לב שתחת ״סוג״ האובייקט עליו תפעל האוטומציה, תבחרו את סוג האובייקט בו נמצאות הרשומות אליהן תרצו שישלח המייל.

לדוגמה, אם תרצו לשלוח מייל ברוך הבא לכל לקוח חדש שהצטרף למערכת באובייקט לקוחות, שימו לב שסוג האובייקט שבחרתם באוטומציה הוא אכן אובייקט לקוחות.

הסבר על שליחת מייל לרשומות מאובייקטים מקושרים נמצא בתחתית המאמר.

אחרי שהגדרתם את סוג האובייקט, מתי האוטומציה תפעל ובאילו תנאים כפי שמוסבר כאן, תחת ״אז״ לחצו על הוסף פעולה ובחרו בשליחת דוא״ל.

לאחר הלחיצה, יפתח משמאל חלון להגדרת המייל שישלח באמצעות האוטומציה.

 

מאת (שם):

השדה הראשון שיהיה עליכם למלא הוא שדה מאת (שם).

בשדה זה תוכלו לקבוע איזה שם יופיע כשם השולח של המייל. שדה זה הינו חובה ויש למלא אותו על מנת לשמור את האוטומציה החדשה.

תוכלו לבחור אם להגדיר טקסט קבוע, כמו למשל "צוות Fireberry", או להשתמש בתגית דינאמית לשדה כדי להגדיר באופן דינמי את שם השולח.

לדוגמה, תוכלו להשתמש בתגית דינאמית לשדה "מנהל לקוח" כדי להגדיר תמיד את ששם השולח יהיה שם מנהל הלקוח הרלוונטי.

ניתן אפילו לשלב תגית דינאמית לשדה בשילוב עם טקסט רגיל. לדוגמה, תוכלו להכניס תגית דינאמית לשדה ״מנהל לקוח״ ולאחר מכן להוסיף את הטקסט "מ-Fireberry", כך שתקבלו שילוב של תגית דינאמית וטקסט.

אם שם מנהל הלקוח הוא למשל ״מאיה שלום״ אז שם השלוח במקרה הספציפי יוגדר להיות ״מאיה שלום מ-Fireberry". להרחבה בנושא תגיות דינאמיות לחצו כאן.

 

מאת (כתובת דוא״ל):

בשדה זה עליכם להגדיר את כתובת השולח של המייל, כלומר ממי בפועל ישלח המייל.

שדה זה הינו חובה ויש להזין בו כתובת מייל תקינה. ניתן להשתמש בכתובת מייל שכבר חוברה בעבר למערכת או לחופין להוסיף כתובת דוא״ל חדשה.

חשוב לדעת שעבור שדה זה נדרשת הרשאה מתאימה בשם אימות שולח. רק במידה ולמשתמש יהיו ההרשאות המתאימות תחת רשומה זו, המשתמש יוכל להגדיר את כתובת השולח.

 

 

הרשאות אימות שולח:

• יצירה- במידה ולמשתמש קיימת הרשאה ליצירה המשתמש יוכל להוסיף כתובות חדשות לשליחה. הסבר על הוספת כתובת חדשה לשליחה נמצאת בהמשך המאמר.

• קריאה- במידה ולמשתמש קיימת הרשאה לקריאה המשתמש יוכל לצפות בכל כתובות המייל שאומתו בעבר למערכת. הרשאה זו תלויה ברמת שיתוף הנתונים שתיקבע תחת ״שיתוף״.

• מחיקה- במידה ולמשתמש קיימת הרשאה למחיקה, יופיע למשתמש לצד כל כתובת דוא״ל אייקון של אשפה באמצעותו יוכל להסיר כתובות מאומתות מהמערכת. הסבר על מחיקת כתובות נמצא בהמשך המאמר.

• שיתוף- השיתוף יקבע את רמת החשיפה של המשתמש לכתובות הדוא״ל המאומתות. ״ברמת נציג בלבד״ השתמש יצפה רק בכתובות שהוא אימת בעצמו, ״ברמת הארגון כולו״ המשתמש יצפה בכל הכתובות המאומתות במערכת וכן האלה.

שימוש בכתובת מייל מאומתת:

אם כבר אימתתם כתובת מייל במערכת, היא תוגדר אוטומטית בשדה מאת (כתובת דוא״ל). במידה וקיימות לכם מספר כתובות שכבר אומתו במערכת בעבר, כל הכתובות המאומתות ימצאו גם כן תחת תיבת הבחירה שבשדה זה.

כדי להחליף את כתובת המייל שמופיעה לכתובת מאומתת אחרת מהרשימה, לחצו תחילה על הכתובת שמוצגת כרגע, פעולה זו תפתח רשימה של כל כתובות המייל המאומתות. לאחר מכן, תוכלו ללחוץ על כל אחת מהן כדי להגדירה ככתובת השולח של המייל.

אם ברצונכם להסיר אחת מכתובות המייל המופיעות ברשימה, לחצו על סמל האשפה ולאחר מכן הקלידו ״מחיקה״. במידה ובחרתם להסיר כתובת, לאחר הסרת כתובת המייל, תצטרכו לאמת אותה מחדש בכדי להוסיף אותה שוב לרשימה.

הערה חשובה: לקריאת הכתובות המאומתות והסרת כתובות כפי שהוצג בדוגמה, נדרשת הרשאה ל״קריאה״ ו״מחיקה״ תחת אימות שולח.

אימות כתובת מייל חדשה:

אם ברצונכם להוסיף כתובת מייל חדשה שממנה תוכלו לשלוח את המיילים, בחרו ב-+ הוסף כתובת דוא״ל בתחתית רשימת כתובות המייל.

אם מעולם לא אימתתם כתובת מייל במערכת, לחצו על כפתור + הוסף כתובת דוא״ל שיוצג בצבע אפור.

כל אחת מהאפשרויות הללו תפתח בפניכם חלונית שבתוכה תוכלו להקליד את כתובת המייל שברצונכם להוסיף.

הזינו כתובת מייל תקינה שאינה נמצאת כבר ברשימת כתובות המייל המאומתות ולאחר מכן לחצו על כפתור שלח.

אל:

תחת "אל", תוכלו לבחור נמען אחד או יותר למייל. תוכלו לבחור שהמייל ישלח לכתובות דוא״ל שמוזנות בשדות במערכת, להקליד כתובת דוא״ל מותאמת אישית, או להשתמש בשדות מקושרים.

ל‍משל, תוכלו להגדיר שמייל ברוך הבא ישלח ללקוח לכתובת הדוא״ל המוזנת ברשומת הלקוח שלו תחת שדה ״דואר אלקטרוני״. בנוסף, ניתן לשלוח את אותו המייל גם לאיש הקשר העיקרי של אותו הלקוח ואפילו למשתמש שמוגדר כמנהל הלקוח שלו, על מנת שיבחין כי התקבל עבורו לקוח חדש.

שליחה אל דוא״ל משדה:

אפשרות זו עוסקת בשליחת המייל לכתובת דואל שמוזנת בתוך שדה במערכת. בדוגמה שלנו, שדה ״דואר אלקטרוני״ בכרטיס הלקוח.

בשביל להוסיף שדה מהמערכת, ראשית לחצו על + הוסף נמענים ותיפתח בפניכם רשימה של כל השדות מסוג דואר אלקטרוני באובייקט ושדות מסוג רשומה מקושרת לאובייקט שנבחר תחת ״סוג״ האוטומציה.

הוספת שדות מסוג רשומה מקושרת ל״אל״ מפורט בהמשך המאמר. להרחבה בנושא סוגי השדות במערכת לחצו כאן.

בחרו את השדה שתרצו שאליו ישלח המייל האוטומטי, לדוגמה שדה דואר אלקטרוני והשדה יוכנס תחת ״אל״.

כלומר, מעכשיו כל לקוח חדש יקבל מייל ברוך הבא לכתובת המייל שהוזנה בכרטיס הלקוח שלו תחת שדה בשם ״דואר אלקטרוני״.

הערה חשובה: כדי לשלוח את המייל למספר כתובות דוא״ל נוספות, פשוט לחצו שוב על כפתור + הוסף נמענים.

‍שליחה אל דוא״ל מותאם אישית:

ניתן גם להוסיף כתובות מייל באופן ידני ולהכניס כל כתובת דוא״ל שתרצו.

תוכלו לעשות זאת על ידי לחיצה על + הוסף נמענים ואז בחרו בהוסף דוא״ל מותאם אישית. לאחר מכן פשוט הקלידו את כתובת הדוא״ל הרצויה ולסיום הקישו על Enter במקלדת. 

כל כתובת דוא״ל שתקלידו צריכה להיות תקינה בכדי שתוכלו לשמור את הכתובת. כתובות דוא״ל לא תקינות יוצגו באדום והמייל לא ישלח אליהן. במידה ותרצו להסיר כתובת דוא״ל שכבר הוספתם תחת ״אל״, לחצו על ה-X שלצידה.

שליחה אל דוא״ל משדה מקושר:

שדות מקושרים יוצגו גם כן בתפריט הנפתח תחת + הוסף נמענים כדי לאפשר לכם גישה לשדות מסוג דואר אלקטרוני מאובייקטים שמקשורים אליהם.

כל השדות מסוג רשומה מקושרת מוצגים בתפריט כאשר לצידם ישנו חץ אפור.

בדוגמה שלנו על אובייקט לקוחות, תוכלו למשל למצוא שדות מקושרים כמו ״איש קשר עיקרי״ המקשר לאובייקט אנשי קשר, ״מנהל לקוח״ המקשר לאובייקט משתמשים ועוד.

בלחיצה על החץ מימין לשדה מסוג רשומה מקושרת, תיפתח רשימה של כל השדות מסוג דואר אלקטרוני שקיימים באובייקט המקושר. בדוגמה זו באוטומציה שנוצרה על אובייקט לקוחות, תוכלו ללחוץ על החץ ליד שדה רשומה מקושרת "איש קשר עיקרי" ולצפות בשדות הדואר האלקטרוני שנמצאים באובייקט אנשי קשר. בחרו את השדה המועדף מתוך אנשי הקשר ולחצו עליו להוספה.

לאחר שתוסיפו שדה מקושר, שם השדה הנבחר יופיע בתיבת ה"אל" כאשר לצידו סוגריים עם שם השדה מסוג רשומה מקושרת.

בדוגמה זו נוכל לראות ששם השדה שהתווסף יוצג "דואר אלקטרוני (איש קשר עיקרי)". להרחבה בנושא שדות מקושרים, לחצו כאן.

נושא וגוף המייל:

כעת תוכלו לכתוב את נושא ההודעה וגוף ההודעה, שכמובן שחובה למלא את שניהם על מנת לשמור את האוטומציה.

בתחתית גוף ההודעה תמצאו שלושה אייקונים שיעזרו לכם להגדיר ולעצב את תוכן המייל.

הראשון הוא אייקון ה-A שבלחיצה עליו תוכלו לבחור אם להסתיר או להציג את אפשרויות ההתאמה האישית שנמצאות בסרגל העליון של גוף המייל. אפשרויות אלה כוללות הגדרת גופן, קביעת גודל הטקסט, הגדרת צבע הטקסט ועוד שלל אפשרויות.

טיפ: מומלץ להשתמש בסרגל האפשרויות בשביל ליצור מייל שמותאם אישית ומעוצב לבחירתכם, שמלווה בתמונות ולינקים במידת הצורך.

האפשרות השנייה היא הסוגריים המסולסלים { }, שמאפשרים לכם להוסיף תגיות דינאמיות לשדות בתוך תוכן המייל. תוכלו להשתמש בהם כדי להתאים אישית את המיילים על ידי שימוש בשדות שונים במערכת. 

לדוגמה, תוכלו להוסיף לגוף המייל את שם הלקוח כך שכל לקוח שיקבל את המייל יקבל אותו בפנייה אישית בצירוף שמו.

למידע נוסף על שימוש בתגיות דינאמיות, לחצו כאן.

האפשרות האחרונה היא כפתור תבניות. אפשרות זו מאפשרת לכם להוסיף תבניות מוכנות מראש, כך שלא תצטרכו לכתוב את כל המייל מאפס.

בלחיצה על תבניות, תיפתח רשימה ניתנת לחיפוש של כל התבניות במערכת, הידועות גם ״תבניות טקסט״.

תוכלו ללחוץ על אחת מהתבניות הרצויות כדי להוסיף את התבניות למייל שלכם. פעולה זו תשנה את שורת הנושא לשם התבנית ותוסיף את תוכן התבנית לגוף המייל שלכם.

לאחר מכן תוכלו להתאים את הטקסט לפי רצונכם, השינוי יעדכן את התוכן במייל הנוכחי אך לא יפגע בטקסט שבתבנית המקורית.

כדי להוסיף או לערוך תבניות במערכת, לחצו על תבניות ואז בחרו באפשרות של נהל תבניות שיוביל אתכם לניהול כל תבניות המייל במערכת.

לאחר שסיימתם להגדיר את נושא וגוף המייל, לחצו על שמור בתחתית המייל בשביל לשמור את השינויים שביצעתם.

לאחר מכן תוכלו לסיים לערוך את האוטומציה ובמידת הצורך להוסיף פעולות נוספות.

לאחר שתסיימו להגדיר הכל לחצו על טיוטה בחלק העליון על מנת להפעיל את האוטומציה ולסיום לחצו על שמור.

כאשר האוטומציה בסטטוס פעיל (לא טיוטה) האוטומציה תתחיל לפעול ותשלח את המייל ברוך הבא לכל לקוח חדש שהצטרף.

בכל שלב תוכלו להיכנס לאוטומציה ולערוך את הגדרות ותוכן המייל.

טיפ: בכל פעם שמייל נשלח באמצעות אוטומציה, יתווסף לוג מערכת לסטרים של הרשומה אליה נשלח המייל. כך תוכלו לראות בקלות אילו אוטומציות מייל נשלחו מהמערכת. כדי ללמוד איך להציג את לוגי המערכת בסטרים שלכם, לחצו כאן.